Yang bertanggung jawab untuk mengurus berbagai hal berkaitan dengan pihak outsourcing adalah

Sebagai pebisnis, memang wajar jika pihak manajemen berfokus pada kegiatan mencari keuntungan. Terkadang begitu fokusnya sampai melupakan hal-hal kecil yang dapat mendukung kinerja sehari-hari karyawan.

Bayangkan, Anda lupa untuk membuat jadwal servis mesin fotokopi/printer, hingga menyebabkan mesin eror di saat karyawan Anda membutuhkan mesin tersebut. Pekerjaan menjadi tertunda, bahkan bisa berdampak pada kerja sama yang mungkin akan dijalani.

Di sinilah perusahaan membutuhkan kehadiran General Affair. General Affair akan membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengurus fasilitas kantor, agar karyawan bisa bekerja dengan fasilitas yang maksimal.

Fungsi General Affair bukan itu saja, lho. Mari simak apa saja fungsi dan tugas General Affair berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan General Affair dalam Perusahaan?

General affair atau yang dikenal dengan istilah divisi umum adalah supporting unit yang dibutuhkan perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan. Seperti namanya, General Affair harus mengurusi permasalahan umum yang ada di perusahaan. General affair bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaaan baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan.

Keberadaan divisi umum setiap perusahaan berbeda-beda. Ada General Affair yang berada di bawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional. Sementara, untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, General Affair biasanya digabung dengan HRD, bahkan terkadang bagian pembelian atau purchasing.

Perbedaan General Affair dengan Purchasing

Sekilas, Anda mungkin merasa bahwa tugas General Affair di perusahaan serupa dengan tugas Purchasing. Namun pada dasarnya, kedua divisi ini berbeda walaupun terkadang kedua divisi ini disatukan karena keduanya sama-sama menunjang kegiatan operasional perusahaan.

Purchasing bertugas untuk pengadaan barang dan fasilitas perusahaan. Sedangkan General Affair bertugas merawat dan menjaga barang serta fasilitas tersebut setelah dimiliki oleh perusahaan.

Misalnya, Purchasing membeli kendaraan dinas untuk perusahaan, kemudian General Affair memastikan bahwa kendaraan dinas yang telah dibeli tersebut bisa senantiasa berfungsi untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan.

Perbedaan General Affair dengan HRD

Selain sering disamakan dengan divisi Purchasing, General Affair ternyata juga sering dianggap sama atau kadang disatukan dengan divisi Human Resource Development (HRD).

Ini karena General Affair pun terkadang mengurusi tentang SDM yang ada di perusahaan seperti office boy atau security. Namun, keduanya ternyata berbeda.

Jika tugas utama HRD dalam perusahaan adalah untuk mengelola seluruh SDM yang ada, maka General Affair terbatas hanya pada urusan dengan supplier jasa yang digunakan oleh perusahaan.

Misalnya perusahaan menggunakan tenaga outsourcing untuk masalah kebersihan, maka disinilah General Affair bertugas. Mereka harus mencari penyedia outsourcing sekaligus menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan perusahaan outsourcing tersebut.

6 Fungsi General Affair dalam Perusahaan

1. Fungsi Pemeliharaan dan Perawatan

Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang kondisi dan fasilitas perusahaan. Misalnya, kebersihan dan tampilan dari fasilitas toilet, gedung kantor, ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.

General Affair juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?

Apapun yang menjadi prioritas General Affair harus rasional dan memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.

2. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi penting lainnya dari General Affair adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan anggaran. Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor, karena General Affair yang paling mengetahui mengenai kondisi dan fasilitas kantor. Laporan ini membantu perusahan untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

3. Fungsi Perizinan

Divisi General Affair pada sebuah perusahaan juga memiliki fungsi membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Selain itu, General Affair juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.

4. Membina Hubungan Baik

Fungsi lain dari General Affair adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Jika General Affair dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.

5. General Affair Menciptakan SOP

Selanjutnya, General Affair juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.

Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

6. Menyelenggarakan Survey Kepuasan

Sebagai departemen yang aktif melayani kebutuhan internal perusahaan, General Affair juga berfungsi mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja.

Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

5 Tugas General Affair

1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang

Sebuah perusahaan tentunya akan memerlukan barang atau aset yang baru. Selain itu, barang atau aset di perusahaan yang sudah ada juga terkadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, karena mengalami kerusakan atau sudah lama dan mengalami penurunan kinerja.

Misalnya printer atau Personal Computer (PC) yang menunjang kinerja karyawan. Dalam hal ini, GA akan memastikan barang atau aset perusahaan apa saja yang perlu dibeli atau harus diperbarui. Pembelian atau penggantian barang-barang tersebut menjadi tugas General Affair dalam hal pengadaan barang.

Dalam pengadaan barang itu, seorang General Affair juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian. Dalam kegiatan pengadaan barang harus dilakukan dengan tujuan yang jelas. Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan namun masih bisa menekan biaya pengeluaran aset dengan efektif.

2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin

Tugas General Affair berikutnya adalah melakukan pembayaran atau pembelian rutin perusahaan, selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen. Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala lainnya.

Selain itu, General Affair juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.

Dalam hal pembayaran rutin, General Affair bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya. Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.

3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan

Tugas General Affair selanjutnya adalah mengontrol pembayaran tenaga kerja harian lepas. Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab General Affair.

Dalam hal ini, General Affair memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar gaji karyawan. Hal ini menjadi tugas General Affair dikarenakan gaji karyawan lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan.

4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset

Tak hanya melakukan pembelian barang, General Affair juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah dibeli perusahaan.

Sering kali General Affair juga menertibkan atau mengingatkan karyawan untuk memakai aset dengan baik dan tidak merusak. Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.

Jadi, wajar jika General Affair seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan. Hal ini dilakukan guna menekan biaya pengeluaran perusahaan. Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Urusan Renovasi dan pembukaan kantor cabang juga termasuk tugas yang dijalankan oleh General Affair. General Affair dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi.

Dalam hal ini, General Affair bertugas untuk merinci biaya yang dibutuhkan untuk keperluan renovasi atau pembukaan kantor cabang. General Affair bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.

Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh General Affair, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

Perbedaan Fungsi HRD dan Personalia

Penutup

Meskipun untuk perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, General Affair dapat digabung dengan divisi HRD atau purchasing, namun tidak dapat dipungkiri bahwa seorang General Affair memiliki tugas yang sangat penting dan kompleks dalam operasional perusahaan. Seorang General Affair harus terbiasa dengan urusan administrasi, manajemen, serta mengelola hubungan baik dengan pihak eksternal dan internal.