Tuliskan yang kalian ketahui tentang tujuan dari penggunaan ti

Zaman sekarang ini adalah jaman modern, hampir semua hal bisa dilakukan dari rumah, dari mulai membayar semua tagihan baik berupa tagihan telepon, internet, tv berbayar, listrik, pam dan lain-lain, cukup dengan menggunakan m-banking, dan semua bisa dilakukan dengan cara online. Kita tidak dapat memungkiri pentingnya teknologi informasi dalam kehidupan kita. Teknologi informasi (TI) telah menjadi bagian yang sangat penting dalam setiap rencana bisnis. Hampir dari seluruh perusahaan baik skala besar maupun kecil menggunakan Teknologi Informasi, sebagai salah satu aktifitas yang sangat dibutuhkan untuk memberikan peningkatan terhadap layanan bisnis yang mereka kelola.

Teknologi Informasi telah banyak digunakan untuk mendukung proses bisnis yang terjadi pada perusahaan, baik bidang ekonomi maupun perbankan. Dengan hadirnya aplikasi-aplikasi dan layanan e-bussiness, e-commerce, e-banking dan lain-lain. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku bisnis merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi menyebabkan perubahan pada pola kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

Dalam dunia bisnis peranan Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce (e-dagang) atau perdagangan elektronik. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. E-commerce merupakan bagian dari e-business, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dan lain-lain. Selain teknologi jaringan www, e-dagang juga memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-dagang ini.

Mempermudah Cara Komunikasi

Bagi banyak perusahaan, email adalah sarana utama komunikasi antara karyawan, pemasok dan pelanggan. Email adalah salah satu pendorong awal Internet, Penggunaannya sangat mudah dan relatif jauh lebih murah jika dibandingkan dengan faksimile untuk berkomunikasi. Selama bertahun-tahun, sejumlah alat komunikasi lainnya juga berkembang, yang memungkinkan para staf untuk saling berkomunikasi dengan menggunakan sistem chat (chatting), alat pertemuan online dengan sistem konferensi video seperti webinar, Voice over internet protocol (VOIP) dan masih banyak lagi lainnya.

Memberikan Pengetahuan dan Sumber Informasi

Melalui internet, anda hanya membutuhkan satu klik dan semua informasi sudah tersedia di depan mata Anda. Semakin banyak pengetahuan yang anda peroleh mengenai bisnis, maka semakin berkembang pula bisnis yang sedang anda kelola. Selain itu anda dapat dengan mudah untuk mencari informasi yang berkaitan dengan kompetitor anda.

Manajemen Data

Deretan lemari arsip yang berisikan dokumen-dokumen perusahaan sekarang sudah tidak terlalu dibutuhkan lagi oleh beberapa perusahaan, dengan adanya database. Saat ini, sebagian besar perusahaan menyimpan versi digital dari dokumen pada server dan perangkat penyimpanan. Dokumen-dokumen ini menjadi langsung tersedia bagi semua orang di perusahaan, terlepas dari lokasi geografis mereka. Perusahaan yang mampu menyimpan dan memelihara sejumlah besar data historis secara ekonomis, dan karyawan dapat mengakses langsung dokumen yang mereka butuhkan

Sistem Informasi Manajemen

Menyimpan data hanya menguntungkan jika data yang dapat digunakan secara efektif. Perusahaan progresif menggunakan data itu sebagai bagian dari proses perencanaan strategis serta pelaksanaan taktis dari strategi itu. Sistem Informasi Manajemen (SIM) memungkinkan perusahaan untuk melacak data penjualan, biaya dan tingkat produktivitas. Informasi ini dapat digunakan untuk melacak profitabilitas dari waktu ke waktu, memaksimalkan laba atas investasi dan mengidentifikasi bidang yang perlu perbaikan. Manajer dapat melacak penjualan setiap hari, yang memungkinkan mereka untuk segera bereaksi terhadap angka yang lebih rendah dari perkiraan dengan meningkatkan produktivitas karyawan atau mengurangi biaya item.

Customer Relationship Management

Perusahaan menggunakan TI untuk memperbaiki cara mereka merancang dan mengelola hubungan terhadap pelanggan. Customer Relationship Management (CRM) sebuah sistem yang dapat menangkap setiap interaksi perusahaan terhadap para pelanggan, sehingga terdapat data kronologis pelanggan jika sewaktu-waktu dibutuhkan, bagaikan data record. Salah satu contohnya pelanggan menghubungi call center karena mendapatkan masalah, mengenai informasi pengiriman barang yang ia pesan. Dengan adanya CRM staff perusahaan dapat segera memberitahukan keberadaan barang pesanan pelanggan. Karena seluruh interaksi disimpan dalam sistem CRM. Pelanggan pun menjadi tenang, karena mendapatkan pelayanan yang memuaskan, Hal ini memberikan keuntungan bagi perusahaan sehingga dapat lebih meningkatkan kinerja terhadap produktivitas.

Aktivitas Bisnis Selama 24 Jam

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi sangat membantu para pelaku bisnis untuk melakukan aktivitas jual beli selama 24 jam, tidak seperti toko offline yang segala aktivitasnya sangat dibatasi oleh ruang dan waktu.

Seiring dengan berkembang pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, Para pelaku IT mulai gencar memanfaatkan kemajuan tersebut. Khususnya dalam bidang Teknologi Informasi, para pelaku IT dapat memperoleh kemudahan dalam setiap urusannya. Dunia bisnis sudah sangat kompetitif dimana ada banyak persaingan untuk dapat terus berkembang. Diperlukan kreativitas, kegigihan, dan pengetahuan yang maju agar bisa bersaing di dalamnya. Melihat banyaknya fungsi yang diperoleh dari teknologi informasi, sangat jelas kalau kita akan sangat membutuhkannya.

Kelangsungan operasional perusahaan tak lepas dari peran Tata Kelola TI perusahaan yang dimiliki dalam internal organisasi. Perusahaan memiliki standar dan menjalankan prosedur operasional untuk mencapai tujuan yang memiliki nilai strategis. Tata kelola TI menjadi tanggung jawab dan bentuk praktik kerja yang biasanya digunakan para eksekutif bisnis untuk dapat memiliki pandangan pada sasaran perusahaan. Tata kelola TI bisa digunakan oleh organisasi pada level eksekutif untuk mengendalikan risiko yang bisa terjadi dan memastikan segala bentuk sumber daya perusahaan agar dapat digunakan dengan sesuai. Pada akhirnya tata kelola perusahaan yang lakukan secara baik bisa mempengaruhi tingkat kepercayaan serta perlindungan investasi di masa depan yang lebih terjamin.

Definisi menurut IT Governance Institute (ITGI) menjelaskan bahwa Tata kelola TI merupakan tanggung jawab dari manajemen eksekutif atau direksi, dan merupakan bagian dari enterprise governance. Tata kelola TI berfokus pada dua hal yaitu bagaimana upaya TI memberikan nilai tambah bagi bisnis dan penanganan risiko ketika sudah dilaksanakan. Pelaksanaan tata kelola teknologi informasi dalam sebuah organisasi, dibangun dengan memberikan nilai tambah yang mungkin akan bermanfaat bagi stakeholder. Contoh riil yang mungkin bisa diaplikasikan adalah berupa jaminan dalam hal akurasi dan ketepatan waktu laporan manajemen selama proses pengembangan teknologi informasi. Selain itu, pengembangan teknologi informasi harus bisa mengurangi risiko adanya kemungkinan terjadi fraud. 

Apa itu fraud? Fraud merupakan istilah yang memiliki arti perbuatan kecurangan yang melanggar hukum (illegal-acts) yang dilakukan secara sengaja dan sifatnya dapat merugikan pihak lain dalam bidang TI. Bentuk dari kecurangan ini seperti tindakan pencurian, penyerobotan, pemerasan, penjiplakan, pengelapan dan lain-lain.

Upaya pencegahan fraud sangat berkaitan dengan praktik IT Governance yang menerapkan pemilihan dan pengembangan TI agar memadai. Banyaknya kasus fraud yang terjadi karena lemah dalam pemilihan dan pengembangan TI sehingga menghasilkan MIS (Management Information System) yang tidak handal. Ketidak-handalan ini yang dapat menciptakan peluang kecurangan kecil yang mulanya dilakukan secara iseng lalu membesar menjadi kecurangan besar karena adanya “kesempatan” sehingga pelaku mengetahui kelemahan dalam hal pengawasan yang ada dalam organisasi. Pada intinya, fraud adalah kondisi yang dapat merusak, merugikan dan mengancam kelangsungan perusahaan di masa depan.

Perusahaan bisa mengantisipasi peluang adanya fraud ini dengan tata kelola yang baik karena alasan didalamnya cukup penting terutama bagi manajemen dalam organisasi. Berikut terdapat beberapa alasan mengapa tata kelola TI menjadi baik dan harus dilakukan oleh perusahaan, diantaranya:

• Tata kelola TI yang baik dapat menekan biaya

Perusahaan yang menerapkan tata kelola TIK dengan baik terbukti dapat menekan biaya setidaknya antara 20% ketika telah menetapkan strategi seperti operational excellence yang dapat dicapai dalam waktu 3 tahun semenjak diterapkan.

• TI adalah sesuatu yang mahal

Investasi pada infrastruktur TI harus bersifat flexible, yang artinya investasi harus dilakukan dengan menjaga keseimbangan antara kebutuhan bisnis saat ini dan di masa mendatang dengan tetap memperhatikan efektifitas dan efisiensi biaya yang sudah dikeluarkan untuk mencapai tujuan bisnis.

• Penggunaan TI yang meluas

Dalam upaya mencapai keberhasilan, maka diperlukan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak, tidak terkecuali bagian TI. Atas dasar itu maka diperlukan tindakan pengelolaan yang baik karena perngelolaan TI di perusahaan tidak bertumpu pada satu departemen yang ada dalam organisasi perusahaan.

• TI memberikan peluang sekaligus ancaman bagi perusahaan

Peluang dan ancaman selalu hadir beriringan, sama halnya dengan TI. Jika TI dapat dilaksanakan dengan mengadopsi hal baik untuk tujuan perkembangan bisnis dan di kelola dengan baik, maka ancaman bisa dihindari lebih dini.

• Tatakelola TI yang baik adalah suatu hal yang kritis bagi perusahaan

Peran TI cukup penting didalam perusahaan jika dapat di kelola dengan baik untuk mendapatkan manfaatnya. Manajemen TI yang baik akan membawa dampak baik pada perusahaan berupa performa dan citra baik dari publik.

• Nilai TI lebih dari sekedar teknologi yang baik

Keberhasilan bisnis tidak semata-mata hanya dibantu dengan adanya TI dalam perusahaan, tata kelola TIK yang baik menjadi kunci mencapai tujuan agar tercipta suatu kondisi yang diharapkan. Salah satu langkah keberhasilan adalah adanya penempatan sumber daya baik manusia maupun infrastruktur yang tepat ketika menangani suatu proses tertentu.

• Manajemen Senior memiliki keterbatasan

Tidak semua hal harus menunggu aksi dari level eksekutif perusahaan, hal ini dikarenakan adanya keterbatasan pada kemampuan dan waktu pada suatu kondisi tertentu. Maka dari itu perlu adanya tata kelola TIK yang baik agar proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan investasi TI bisa dilakukan secara cepat dan akuntabel namun tetap in line sesuai sasaran dan arahan yang diinginkan oleh level eksekutif perusahaan.

• Perusahaan yang maju mengelola TI dengan cara yang berbeda

Tujuan yang ingin dicapai tentu membuat perusahaan harus memikirkan langkah yang mereka ambil. Maka dari itu masing-masing perusahaan memiliki kecenderungan untuk mengelola TI dengan cara mereka masing-masing. Hal ini disesuaikan dengan tujuan utama perusahaan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Itulah tadi alasan penting untuk memiliki tata kelola TIK yang baik dalam sebuah perusahaan karena berkaitan dengan kelangsungan operasional. Tata kelola TIK menjadi tanggung jawab dan bentuk praktik kerja para eksekutif bisnis dalam upaya mencapai tujuan dan sasaran perusahaan agar memiliki di masa depan yang lebih terjamin. Semoga bermanfaat!