Tuliskan hal-hal yang diperlukan dalam perencanaan kebutuhan perekrutan

Penerapan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan memberi banyak manfaat. Ini langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menerapkannya.

‍

Perencanaan sumber daya manusia adalah tahapan penting yang harus diperhatikan untuk tercapainya tujuan perusahaan. Kebijakan ini berkaitan erat dalam pengelolaan aset terbesar milik perusahaan, para karyawan dan manajer di semua level. Terlebih lagi, proses perencanaan SDM dapat mendorong produktivitas dan meningkatkan daya saing perusahaan sehingga tidak kalah oleh kompetitor. 

Divisi human resource development (HRD) memiliki tanggung jawab besar terkait penerapan tahapan perencanaan SDM. Sebagai seorang pengusaha, Anda perlu memahami kalau tugas HRD tidak cuma berkaitan dengan proses perekrutan. Ada banyak tahapan lain yang menjadi bagian dari langkah-langkah perencanaan SDM. Untuk informasi lebih lengkap, simak artikel ini sampai tuntas, ya. 

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sebelum menerapkan perencanaan sumber daya manusia di dalam perusahaan, Anda perlu memahami pengertiannya terlebih dahulu. Perencanaan SDM adalah sebuah proses yang berlangsung secara sistematis sebagai upaya untuk mengoptimalkan SDM yang merupakan aset penting perusahaan. Lewat penerapan tahapan perencanaan SDM yang tepat, akan tercipta harmonisasi antara karyawan dan pekerjaan. 

Manfaat Perencanaan Sumber Daya manusia

Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan perusahaan ketika melakukan penerapan proses perencanaan sumber daya manusia secara serius. Manfaat tersebut di antaranya adalah: 

Mencapai Visi dan Misi Perusahaan

Manfaat perencanaan SDM yang pertama adalah sebagai upaya memenuhi visi dan misi perusahaan. Pencapaian terkait visi dan misi bisa didapatkan perusahaan lewat pencarian talenta yang tepat serta memiliki dedikasi tinggi oleh pihak HRD. 

Bagi perusahaan, keberadaan karyawan yang berkualitas saja tidak cukup. Perusahaan juga memerlukan kehadiran sumber daya manusia yang berdedikasi tinggi. Dengan begitu, terdapat keselarasan antara visi dan misi perusahaan dengan para karyawan. 

Meningkatkan Produktivitas

Anda bisa memperoleh manfaat perencanaan sumber daya manusia berupa peningkatan produktivitas perusahaan. Perencanaan sumber daya membantu perusahaan dalam memperoleh talenta terbaik sesuai dengan tingkat kebutuhan, apalagi kalau para karyawan itu mempunyai dedikasi tinggi kepada perusahaan. 

Produktivitas tinggi para karyawan menjadi poin penting dalam aktivitas bisnis perusahaan. Tingginya produktivitas dapat mendorong peningkatan pemasukan perusahaan. Di waktu yang sama, para klien yang menggunakan produk atau jasa perusahaan akan memperoleh kepuasan dari layanan perusahaan.

Menempatkan SDM Sesuai Tingkat Kebutuhan

Manfaat perencanaan SDM selanjutnya adalah membantu perusahaan dalam menempatkan karyawan sesuai kebutuhan dan kemampuannya masing-masing. Dan karena setiap SDM yang dimiliki perusahaan punya keahlian berbeda-beda, perencanaan yang baik dapat membantu perusahaan menempatkan para karyawan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya. 

Pemahaman terhadap pengertian perencanaan SDM akan memudahkan tahapan pemetaan tingkat kebutuhan SDM dalam perusahaan. Pemetaan ini membuat perusahaan bisa mengetahui divisi yang perlu penambahan karyawan. Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengalami kekurangan tenaga kerja dalam menjalankan aktivitasnya.

Tantangan dalam Perencanaan SDM

Hanya saja, tidak selalu mudah bagi Anda memperoleh manfaat perencanaan SDM. Terlebih lagi, ada berbagai faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM dan akan menjadi tantangan dalam menerapkannya. Beberapa faktor yang menjadi tantangan tersebut di antaranya adalah: 

Memperoleh Karyawan Terampil dan Berdedikasi Tinggi

Mendapatkan karyawan yang bertalenta serta berdedikasi tinggi itu sangat sulit, apalagi tingkat pendidikan angkatan kerja di Indonesia masih sangat rendah. Data BPS 2019 menyebutkan, hampir 39,53% angkatan kerja dengan usia lebih dari 15 tahun adalah mereka yang berlatar belakang pendidikan lulusan SD. Sementara itu, jumlah lulusan diploma dan universitas masing-masing hanya 2,88% dan 9,88%. 

Problem mendapatkan karyawan terampil tidak hanya berkaitan dengan kondisi masyarakat. Anda juga perlu berhadapan dengan banyaknya perusahaan yang memerlukan kebutuhan SDM serupa. Dalam situasi tersebut, angkatan kerja yang punya keterampilan memiliki kecenderungan untuk memilih tempat kerja yang menawarkan benefit lebih banyak. 

Konsentrasi Berlebihan pada Problem Jangka Pendek

Problem selanjutnya yang menjadi tantangan berat adalah kecenderungan manajer untuk mencurahkan pikirannya pada hal-hal yang bersifat jangka pendek. Anda bakal mengalami kesulitan untuk menerapkan proses perencanaan SDM dengan baik kalau tidak diimbangi dengan adanya sosok manajer yang visioner. Kehadiran orang-orang visioner dapat membantu perusahaan melihat permasalahan secara lebih luas.

Keunikan Karakter SDM

Setiap perusahaan memiliki karakter unik yang beda dengan organisasi lain. Oleh karena itu, Anda perlu menyusun strategi perencanaan sumber daya yang berbeda. Jadi, Anda tidak bisa menjiplak strategi perusahaan lain. 

Langkah-Langkah Perencanaan SDM

Sampai di sini, Anda sudah semakin memahami pentingnya perencanaan sumber daya bagi perusahaan. Lalu, bagaimana cara menerapkannya? Anda bisa menjumpai banyak contoh perencanaan sumber daya manusia dari berbagai perusahaan. Namun, ada lima tahapan yang secara umum bakal perlu Anda terapkan, yaitu: 

Pemetaan SDM

Tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan pemetaan SDM yang dimiliki perusahaan. Pemetaan tersebut berguna untuk mengetahui tingkat kemampuan perusahaan. 

Saat melakukan pemetaan, ada berbagai pertanyaan yang perlu Anda jawab, di antaranya: Apakah kebutuhan SDM untuk saat ini sudah terpenuhi? Apakah perusahaan perlu meningkatkan kualitas SDM? Apakah perusahaan perlu melakukan penambahan karyawan?

Melakukan Prediksi Supply and Demand

Setelah melakukan pemetaan, proses perencanaan SDM selanjutnya adalah melakukan estimasi supply and demand. Estimasi tersebut dapat Anda gunakan untuk mencocokkannya dengan perkiraan kebutuhan SDM di masa mendatang. Cara ini berguna untuk mengetahui kebutuhan bisnis secara objektif dalam jangka panjang. 

Perekrutan

Berdasarkan evaluasi supply and demand, perusahaan dapat menyusun strategi perekrutan. Tahapan perencanaan SDM ini bertujuan untuk memberi solusi ketika perusahaan mengalami kekurangan tenaga kerja. Strategi tersebut bisa bervariasi, seperti melakukan perekrutan karyawan baru, menggunakan jasa outsourcing, pelatihan, relokasi, dan lain sebagainya. 

Pengembangan SDM

Tahapan perekrutan bukan langkah akhir dalam proses perencanaan SDM. Perusahaan perlu mendorong pengembangan skill dan keahlian para karyawan. Kebijakan ini sangat penting sebagai upaya mengantisipasi perubahan yang terjadi dalam dunia bisnis. 

Monitoring dan Evaluasi

Terakhir, Anda perlu melakukan pengawasan dan evaluasi secara rutin. Pengawasan berguna untuk memastikan kalau setiap karyawan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Selanjutnya, evaluasi menjadi sarana dalam menilai kinerja sumber daya secara keseluruhan. 

Ada banyak upaya yang perlu Anda lakukan sebagai sarana melakukan evaluasi. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan layanan dari Bukugaji. Bukugaji menyediakan solusi yang membantu Anda dalam manajemen SDM. 

Fitur-fitur tersebut di antaranya adalah pengelolaan absensi dan jadwal kerja, perhitungan gaji yang akurat dengan mempertimbangkan berbagai pengurangan dan tunjangan, cetak slip gaji profesional dan modern, dan lain sebagainya. 

Lewat Bukugaji, Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM. Anda pun bisa memanfaatkan berbagai data dari Bukugaji sebagai sarana untuk menerapkan perencanaan SDM yang lebih baik dalam perusahaan. 

Menariknya lagi, Bukugaji bisa Anda unduh secara gratis, lho! Yuk, segera download dan install Bukugaji.

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja umumnya dilakukan pada akhir atau awal tahun untuk periode setahun ke depan. HR menganalisis sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki perusahaan dan menghitung perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru untuk mendukung rencana bisnis dan tujuan organisasi.

Perencanaan ini merupakan proses yang terdiri atas beberapa tahapan untuk menjamin perusahaan memperoleh tenaga kerja berkualitas dengan jumlah yang tepat, di peran/posisi yang tepat, dengan jenis keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan.

Berikut ini tahapan perencanaan tenaga kerja perusahaan:

Penetapan tujuan manpower planning

Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya merupakan bagian dari perencanaan organisasi. Manpower planning tidak berdiri sendiri, sebab kebutuhan SDM muncul karena adanya rencana bisnis perusahaan. Dengan demikian, tujuan manpower planning menyesuaikan dan searah dengan rencana perusahaan. 

HR melayani kebutuhan personil untuk menjalankan rencana tersebut. Itu sebabnya, langkah pertama adalah mendefinisikan apa tujuan dari perencanaan tenaga kerja, misalnya penambahan produksi, peningkatan penjualan, penggunaan teknologi terbaru, ekspansi usaha, dan seterusnya.

Pemetaan SDM perusahaan

Tahap selanjutnya adalah pemetaan ketersediaan tenaga kerja yang telah dimiliki perusahaan dengan menganalisis data demografis, seperti jumlah, sebaran, usia (menyangkut pensiun), peran dan jabatan, serta upah/gaji. Analisis juga termasuk metrik tenaga kerja, seperti kinerja, produktivitas, turnover, dan retensi karyawan. 

HR juga menganalisis keterampilan dan kompetensi setiap tenaga kerja. Misalnya, dalam setahun terakhir, apa saja jenis keterampilan atau keahlian baru yang dikuasai karyawan. 

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja

HR mencocokkan ketersediaan SDM dengan rencana bisnis ke depan: apakah dengan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tersedia saat ini telah mencukupi? Jika tidak, berapa personil baru yang dibutuhkan, dan jenis skill apa yang harus ada?

Menghitung kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan beberapa metode, seperti metode tren, rasio, regresi, Delphi, studi kerja, keputusan manajerial, dan lainnya. Metode ini memberikan hasil berupa prediksi atau perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru.

Penetapan rencana ketenagakerjaan

Setelah semua manajer di setiap departemen menyetujui rencana kebutuhan tenaga kerja, HR menetapkan rencana ketenagakerjaan untuk satu tahun ke depan, termasuk menyusun biaya rekrutmen dan biaya gaji dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun.

Rencana ini menjadi pedoman dalam pengisian peran dan jabatan di organisasi. Misalnya, berapa karyawan yang akan promosi ke jabatan baru, dan bagaimana mengisi kekosongan posisi/peran yang ditinggalkan. 

Rekrutmen dan hiring

HR menentukan metode rekrutmen yang paling tepat dengan melihat sejumlah faktor seperti jenis pekerjaan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan. HR juga perlu memahami kondisi pasar tenaga kerja, ketersediaan kandidat bebas, dan persaingan perusahaan dalam mendapatkan karyawan berkualitas.

Cara terbaik merekrut adalah menggabungkan beberapa metode, kapan harus menggunakan referensi karyawan, job portal, dan headhunter. Misalnya, saat membutuhkan peran strategis dengan kualifikasi langka, akan lebih efisien dan efektif menggunakan headhunter.

Menganalisis kesenjangan keterampilan

Setelah kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, HR melakukan monitoring sejauh mana keterampilan yang dikuasai setiap karyawan membantu mereka dalam menjalankan peran. HR mengidentifikasi kesenjangan keterampilan antara karyawan yang menonjol dengan karyawan yang kurang terampil, kemudian memberikan pelatihan.

Pelatihan dan pengembangan

Pelatihan dan pengembangan karyawan ditujukan untuk menjembatani kesenjangan skill antar-karyawan, serta memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap keterampilan baru. Selain berdampak pada peningkatan kinerja perusahaan, cara ini juga membantu karyawan untuk mengembangkan diri.

Evaluasi

Tahap terakhir, HR mengevaluasi manpower planning, apa saja yang berjalan sesuai rencana dan apa yang tidak. Evaluasi yang paling penting adalah apakah pelaksanaan rencana ketenagakerjaan tersebut membantu pencapaian rencana bisnis perusahaan.

Platform rekrutmen Glints sebagai bagian dari manpower planning Anda

Rencanakan biaya rekrutmen yang harus dianggarkan dengan menggunakan jasa platform rekrutmen Glints TalentHunt. Kami menghitung cost per hire berdasarkan gaji karyawan, sehingga mencegah Anda dari ketidakpastian dan pembengkakan biaya. 

TalentHunt memberi jaminan 90 hari penggantian kandidat baru apabila kinerja karyawan yang direkomendasikan tidak memuaskan. Jadi, tidak ada risiko biaya ganda untuk rekrutmen ulang yang harus Anda tanggung.

Proses rekrutmen TalentHunt menggabungkan teknologi AI yang cepat dan cerdas, tim spesialis berdedikasi, dan database lebih dari 130.000 top talent yang telah dikurasi. Lebih dari 30.000 perusahaan telah menggunakan jasa TalentHunt dengan tingkat kepuasan 8/10. Klik https://talenthunt.glints.id untuk mencoba layanan ini.

Cek juga layanan job portal untuk pasang iklan lowongan kerja gratis dan tanpa batas di https://employers.glints.id. Ratusan ribu pencari kerja tersedia untuk Anda rekrut di marketplace ini.

(Penulis: Khairina)