Terkadang pimpinan perusahaan melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau bahkan luar negeri untuk menjalankan tugas yang menuntut dilakukannya pertemuan secara langsung. Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan-lah yang bertugas mengurus perjalanan dinas pimpinan mulai dari keberangkatan hingga kepulangannya. Perjalanan Dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Perjalanan ini berhubungan dengan kepentingan lembaga yang bersangkutan dan dibiayai pula oleh lembaga tersebut. Tugas sekretarislah untuk menyiapkan dan menyusun rencana perjalanan secara rinci, mulai dari rute perjalanan, jenis kendaraan yang akan digunakan, waktu berangkat dan kembali, akomodasi, hingga dokumen terkait dan keperluan keuangan. A. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas 1. In House Travelling Department Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh perusahaan besar yang telah memiliki departemen tersendiri yang biasa disebut Departemen Ticketing/General Affairs. 2. Biro Perjalanan (Travel Agent) Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Travel Agent akan menyediakan jasa pemesanan dan pembelian tiket sekaligus memberikan konsultasi akan beragam route dari berbagai perusahaan penerbangan, pemesanan hotel, aneka tour/perjalanan rekreasi bahkan tiket pertunjukan. 3. Administrasi Kantor/Sekretaris Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya. Agar berjalan lancar, sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinannya. Dengan kemajuan teknologi, sekretaris sudah dapat mengakses langsung sistem komputer perusahaan penerbangan. Disini sekretaris dapat membuat reservation, mengkonfirmasi, dan meminta tiket dikirim ke alamat tertentu hanya melalui komputer. B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itenarary) Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu. Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal, waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang dibicarakan dan catatan/keterangan. Sekretaris pulalah yang bertugas menyusun itenarary pimpinan agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar. Contoh Itenarary C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Terdapat beberapa dokumen yang harus disiapkan oleh sekretaris terkait perjalanan dinas pimpinan, meliputi Dokumen Pribadi Pimpinan, Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan), Surat Tugas/Surat Perintah Jalan, Paspor, Fiskal, dan Visa. 1.Dokumen Pribadi pimpinan meliputi Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), ijazah pendidikan terakhir, Surat Keterangan Cakap Kelakuan (SKCK), dan Akta Kelahiran. Dokumen ini diperlukan dalam mengurus paspor. 2. Paspor (Passport) adalah tanda bukti kewarganegaraan / tanda bukti diri di negara lain. Paspor memungkinkan seseorang bepergian ke luar negeri secara leluasa dan dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku.  4. Visa adalah izin masuk ke suatu negara, berupa keterangan yang ditulis di selembar formulir kemudian ditempel di salah satu halaman paspor. Visa mencantumkan berapa lama seseorang diperkenankan tinggal di negara yang akan dikunjunginya. 5. Yellow Card adalah sertifikat kesehatan / surat keterangan imunisasi untuk penyakit tertentu seperti cholera, yellow fever, dsb, yang diberikan oleh dinas kesehatan pemerintah. 6. Surat Tugas / Surat Perintah Jalan adalah dokumen internal perusahaan yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk menjalankan tugas kedinasannya. Tata Cara Pelaksanaan perjalanan Bisnis Untuk lebih jelas mengenai tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis, simaklah uraian yang akan disajikan berikut ini.
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis. Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu
Pengertian
Perjalanan Dinas
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga perusahaan yang bersangkutan. Setelah pimpinan memberitahu keberangkatan, maka sekretaris harus memperhatikan beberapa hal : 1. Tujuan perjalanan 2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya 3. Tanggal, waktu, dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok perjalanan dinas 4. Penginapan yang dikehendaki 5. Angkutan apa yang deperlukan setiap kunjungan, di kota tujuan (akomodasi) Macam-macam perjalanan dinas1. Ditinjau dari wilayah tujuan : a) Perjalanan dinas dalam negeri Contohnya : antar kota, antar daerah, dan antar provinsi b) Perjalanan dinas luar negeri Contohnya : antar Negara 2. Ditinjau dari transportasi : a) Perjalanan dinas lewat darat Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan yang dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan. b) Perjalanan dinas lewat laut Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila tersedia waktu yang panjang dan tidak mendesak. c) Perjalanan dinas lewat udara Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena lebih ekonomis. Tata cara pelaksanaan perjalanan dinas Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut penjelasannya : 1) In House Travelling Department (Divisi Perjalanan) In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan. Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan. 2) Travel Bureau (Biro Perjalanan) Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas. 3) Administrasi Kantor / Sekretaris Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas. Persiapan perjalanan dinas Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi : 1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain : 1) Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas 2) Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut : a) Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile. b) Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing). c) Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar. d) Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang saham. e) Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang. f) Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat. g) Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut. 3) Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan. 4) Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki. 5) Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan. 6) Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang haris diketahui oleh administrasi kantor / sekretaris tentang tiket, yaitu : a) Pembelian tiket Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor / sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit. b) Reconfirmation Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut. c) Shuttle flights Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam. d) Perubahan pemesanan Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan. e) Open return Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain. f) Redeeming tickets Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi. 7) Customs regulations (peraturan kepabeanan) Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor / sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan / bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin. 8) Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain : Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg First class (kelas satu) : 40 kg Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan. 9) Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan 10) Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan. Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel checklist. 2.1.5. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : a. Dokumen Internal Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi : 1. Surat tugas Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut : A. Bagian kepala surat B. Pembuka surat C. Bagian isi surat D. Bagian penutup surat 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu : 1) SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin. 2) SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek. Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya. b. Dokumen eksternal Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain : 1) Paspor (Passport) Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat. Ø Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor. Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain : v Kartu Tanda Penduduk (KTP) v Kartu Keluarga (KK) v Ijazah pendidikan terakhir v Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) v Akta kelahiran v Surat tugas dari instansi terkait Ø Paspor berisi data, antara lain : v Nomor paspor v Nama pemegang v Jenis kelamin v Kewarganegaraan v Tempat dan tanggal lahir v Tanggal dikeluarkannya paspor v Tanggal masa berlaku paspor v Kantor yang mengeluarkan paspor v Foto diri pemegang paspor v Alamat v Lembar untuk exit permit atau visa Ø Cara mendapatkan paspor Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat. Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas. Ø Macam-macam paspor v Paspor Biasa (normal passport) Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun. v Paspor Dinas Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai / pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. v Paspor Diplomatik Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. v Paspor Haji Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa. v Paspor Khusus Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB. v Dokumen yang setara dengan paspor. Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain : · Sea Man Book Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran. · Certificate Of Identity Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons) 2) Visa Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat). Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay. a. Macam-macam visa v Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan. v Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. v Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara. v Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional. v Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara. v Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut. b. Syarat-syarat untuk mendapatkan visa v Menunjukkan paspor yang masih berlaku v Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit) v Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi. v Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. v Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri. v Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan. v Menyerahkan pas foto berwarna. 3) Surat Keterangan Fiskal Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah. 4) Exit Permit Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor. 5) Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO. 6) Tiket Transportasi Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain : v Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api. v Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang. Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut : v Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan. v Kelas penerbangan v Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list) v Pengaturan tempat duduk (seating arrangement) apakah : · Window seat (tempat duduk dekat jendela) · Middle seat (tempat duduk di tengah) · Front row (tempat duduk di baris depan) v Status tiket · Full fares/ endorsable Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain. · Nonendorsable Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain. 7) Voucher Penginapan Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar. 3. Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya : a. Persiapan transportasi · Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api) v Perjalanan dinas menggunakan mobil Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain : ü Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya. ü Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui. ü Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan. ü Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis. ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan. ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas. v Perjalanan dinas menggunakan kereta api Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain : ü Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan. ü Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan. ü Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis. ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan. ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas. · Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut) Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain : ü Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan. ü Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya. ü Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri). ü Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque. ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan. ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas. ü Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan. ü Menyiapkan rencana perjalanan. · Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang) Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain : ü Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan. ü Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri). ü Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque. ü Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan. ü Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan. ü Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas. ü Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan. ü Menyiapkan rencana perjalanan. Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut : ü Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan. ü Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan). ü Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan. ü Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. ü Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api. b. Persiapan akomodasi Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut : v Pemesanan kamar hotel Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan. v Check In Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office (resepsionis). v Check Out Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar. v Cara pembayaran Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada saat check out. Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu: v Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas. v Lamanya perjalanan dinas. v Jenis acara perjalanan dinas Jenis-jenis akomodasi · Hotel Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil. Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya : Ø Resort hotel : hotel yang berada dikawasan objek wisata. Ø City hotel : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut. Ø Airport hotel : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan pesawat terbang. Ø Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana di pedesaan. Ø Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamu melakukan kegiatan rapat. Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap: Ø Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari. Ø Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal Ø Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara. Ø Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar : Ø American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan. Ø European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan. Ø Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan. Ø Continental plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara continental. Ø Bermuda plan: hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara american. Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur : Ø Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang. Ø Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang. Ø Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang. Ø Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan. Ø Triple bedroom : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds. Ø Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang. Ø Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar hotel. Ø Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi. Jenis kamar hotel menurut tingkatannya : Ø Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan. Ø Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu. Ø Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil. Jenis hotel menurut jumlah kamar : Ø Small Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar. Ø Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar. Ø Large Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun 300 kamar. · Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di dekat kamar dan biasanya tertutup · Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah. · Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas makan. · Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan. · Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa yang relatif murah. · Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata. 4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary) Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan. Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4, lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip perusahaan. a. Membuat daftar perjalanan dinas. Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut : Ø Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul. Ø Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri. Ø Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan. Ø Jenis transportasi yang dipakai : ü Transportasi darat, laut, atau udara ü Kendaraan dinas/kantor ü Kendaraan pribadi ü Kendaraan sewa/rental ü Kereta api Ø Tujuan perjalanan dinas : ü Rapat kerja ü Mengikuti tender proyek ü Kerja sama usaha dengan mitra bisnis ü Pembukaan cabang perusahaan yang baru ü Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) ü Seminar ü Lokakarya Ø Kapan selesai/tiba kembali : ü Pukul berapa ü Hari apa ü Tanggal berapa ü Bulan berapa ü Tahun berapa ü Jenis transportasi yang dipakai apa ü Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana b. Kegunaan daftar perjalanan dinas : Ø Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas. Ø Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan. Ø Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat. 5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan. a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan Ø Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate. Ø Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan dinas. Ø Biaya akomodasi. Ø Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya pelatihan. Ø Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi. Ø Biaya konsumsi Ø Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan. b. Macam-macam alat pembayaran Ø Uang tunai Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar. Ø Travelers Funds (uang dalam bentuk lain) Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan biasanya memiliki wujud sebagai berikut : · Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian. · Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar. · Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai. 2.2. Laporan perjalanan dinas Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas. Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas. 2.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali. 2.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut. Ø Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang. Ø Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya. Ø Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.
Sumber :http://feryanprayoga.blogspot.co.id/ Sekian dan terima kasih Page 2
|
Sebutkan dan jelaskan 3 Tata Cara pelaksanaan Perjalanan dinas pimpinan
Pos Terkait
Copyright © 2024 berikutyang Inc.
