Sebutkan apa saja yang tercantum dalam surat perkenalan?

Pengenalan Bagian dan Macam Bentuk Surat, Surat merupakan media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju. Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail. Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat.

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi :

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

5. Hal/Perihal

Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

Bentuk-bentuk surat merupakan susunan atau letak bagian bagian surat (lay out). Bagian surat merupakan peran paling penting untuk bahan identifikasi dan petunjuk dalam proses itu sendiri. Setiap perusahaan atau lembaga terkadang tidak sama dalam menggunakan bentuk surat, tergantung kebijakan yang ada. Bentuk surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan hanya itu, surat juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Menurut pola umum dalam surat menyurat dikenal 6 (enam) macam bentuk surat, yaitu :

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang masuk ataupun keluar alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang berlaku.

2. Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)

Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3. Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor, alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.

4. Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya. Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

5. Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)

Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

6. Official Style (Bentuk Resmi)

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

Surat niaga umum digunakan oleh pelaku usaha. Berikut fungsi dan contohnya.

Surat niaga adalah salah satu surat yang umum digunakan dalam dunia bisnis. Para pebisnis dapat menulis surat berikut untuk memenuhi keperluan usaha mereka. Terdapat berbagai jenis surat niaga yang penulisannya memiliki rencana berbeda-beda.

Pembuatan surat niaga ini biasanya dilakukan oleh pemilik usaha, baik itu perseorangan maupun perseroan. Lalu apa itu surat niaga? Simak artikel berikut untuk mengetahui selengkapnya.

Apa Itu Surat Niaga?

Secara sederhana pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk tujuan bisnis tertentu. Adapun manfaat surat niaga adalah menjadi media komunikasi antara perusahaan dan klien serta pihak-pihak yang terhubung dalam suatu bisnis.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Tujuan pembuatan surat niaga adalah untuk menyampaikan maksud bisnis. Adapun jenis-jenis surat niaga yang perlu diketahui pelaku bisnis ialah sebagai berikut.

1. Surat permintaan penawaran

Surat niaga jenis ini merupakan surat berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Permintaan yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo yang berlaku, dan sebagainya.

2. Surat pesanan

Jika setelah menerima surat penawaran calon pembeli tertarik untuk membeli, jenis surat yang akan mereka kirim selanjutnya yaitu surat pesanan. Surat pesanan berisi tentang informasi dan rincian produk yang akan mereka beli.

3. Surat perkenalan

Salah satu manfaat surat niaga adalah untuk mengenalkan produk atau jasa suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. Gunakan surat perkenalan untuk tujuan ini.

4. Surat penolakan pesanan

Karena beberapa faktor seperti membludaknya pesanan, tak jarang perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolak pesanan, perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

5. Surat pengiriman pembayaran

Dapat dikatakan, surat pengiriman pembayaran merupakan bukti transaksi oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga adalah jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, dan bukti transaksi.

6. Surat komplain atau pengaduan

Anda bisa mengirim surat pengaduan atau komplain jika menerima barang rusak atau cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Dalam hal ini, fungsi surat niaga adalah mengajukan pengaduan.

7. Surat penangguhan pembayaran

Terkadang ada kondisi dimana pembeli tidak bisa melakukan pembayaran secara tepat waktu karena alasan-alasan tertentu. Jika hal tersebut terjadi, pembeli bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Jenis surat niaga ini bisa dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.

8. Surat penagihan

Jika transaksi jual beli telah disepakati dengan metode utang, penjual bisa mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. Isi dari surat niaga adalah pemberitahuan batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.

9. Surat jawaban penangguhan pembayaran

Jenis lain surat niaga adalah surat jawaban penangguhan pembayaran. Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan surat balasan penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. Surat ini berisi jawaban atau respon dari permintaan penangguhan, bisa berupa penolakan atau ketentuan pembayaran yang baru.

10. Surat menjawab pengaduan

Selain untuk melakukan pengaduan, fungsi surat niaga adalah menjawab pengaduan tersebut. Surat ini berisi ucapan terima kasih untuk pengaduannya serta langkah yang diambil penjual guna mengatasi masalah yang dialami pembeli.

11. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan bentuk respon penjual atas pengajuan pembelian. Isi suratnya yaitu konfirmasi barang yang dipesan tersedia atau tidak. Penjual juga bisa menyertakan metode pembayaran dan detail pengiriman dalam surat ini.

12. Surat penawaran

Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Tidak selalu untuk membalas permintaan penawaran, perusahaan juga boleh berinisiatif mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.

Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga adalah sebagai berikut.

• Bukti konkrit mengenai perjanjian
• Panduan kerja dalam melaksanakan tugas
• Bentuk promosi
• Mengingatkan suatu wacana
• Bukti silsilah perkembangan bisnis

Struktur Surat Niaga

Jika Anda ingin membuat surat niaga untuk keperluan bisnis, simak struktur surat niaga berikut untuk dijadikan sebagai referensi.

• Kop surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Perihal
• Tanggal pembuatan surat
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Konten surat berupa pendahuluan, inti dan penutup
• Salam penutup
• Detail pengirim surat
• Tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Niaga

Masih bingung dengan bentuk surat niaga? Simak contoh surat niaga berikut ini untuk dijadikan pedoman saat membuatnya.

Contoh Surat Niaga Penawaran

Perusahaan dapat membuat surat niaga untuk menawarkan produk atau jasanya. Berikut contoh surat niaga penawaran yang bisa diikuti.

PT PELURU KOMPUTER

Komputer dan Elektronik

Jl. Melati 10, Yogyakarta

Telp. 023-130613, Email :

Malang, 20 Januari 2022

Nomor             : 13/BGTS/SN/VIII/2022

Lampiran         : 1 Berkas

Perihal            : Penawaran Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. TENTARA API

Jl. Ahmad Yani 321 Semarang

Dengan hormat,

Melalui surat ini, izinkan kami, perusahaan pemasok komputer dan elektronik, untuk memberikan penawaran barang. Keunggulan kami adalah harga yang terjangkau namun kualitas terbaik.

Bersama surat ini kami lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama. Kami terbuka pada berbagai macam metode pembayaran. Pembayaran bisa dilakukan di awal atau setelah barang sampai. Hal tersebut bisa didiskusikan di kemudian hari.

Demikian surat penawaran ini disampaikan. Untuk perhatian saudara kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Raymond Gunawan

Contoh Surat Niaga Permintaan Penawaran

Jika Anda tertarik pada produk atau jasa suatu perusahaan, Anda bisa mengirim surat permintaan penawaran dengan mengikuti contoh surat niaga singkat berikut.

PT TENTARA API

Alat dan Layanan Pemadam Kebakaran

Jl. Bali 19, Palembang

Telp. 023-170845, Email :

Malang, 20 Januari  2022

Nomor             : 22/BGTS/SN/VIII/2022

Perihal            : Permintaan Penawaran

Kepada Yth,

Pimpinan PT PELURU KOMPUTER

Jl. Teuku Umar 22, Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dibukanya satu departemen baru di perusahaan kami, maka dari itu kami bermaksud untuk memohon permintaan penawaran produk komputer yang tersedia di perusahaan Bapak beserta informasi selengkapnya.

Demikian surat permintaan penawaran ini dibuat. Atas waktu dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Raymond Gunawan.

Nah, berikut penjelasan lebih lengkap mengenai surat niaga dan aplikasinya dalam bisnis. OCBC NISP juga ingin turut membantu dalam perjalanan bisnis Anda. Kami menawarkan berbagai bantuan finansial untuk pelaku usaha sebagai bentuk komitmen kami.

Jangan lupa untuk tetap memantau blog OCBC NISP untuk mendapatkan kabar bermanfaat lainnya seputar dunia bisnis.

Baca juga: