Sebutkan apa saja manfaat Otomatisasi Kantor?

Contohnya, masih saja ada pegawai yang melewati langkah dalam prosedur administrasi tertentu di kantor, seperti dalam proses mengajukan permohonan reimburse. Akibatnya, terjadi keterlambatan, kesalahan, hingga kerugian yang berdampak pada seluruh proses usaha.

Untuk pemilik usaha, masalah kerap terjadi dalam hal manajemen pengeluaran. Terutama ketika memantau dan mengecek proses kerja di kantor yang melibatkan bidang yang tak begitu dikuasai, seperti akuntansi. Padahal akurasi dan detail sangatlah penting dalam manajemen pengeluaran. Segala hal itu bisa diatasi dengan sistem otomatisasi perkantoran yang mumpuni.

Apa itu otomatisasi perkantoran?

Menurut Techopedia, office automation atau otomatisasi perkantoran adalah penggunaan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan serangkaian metode yang dapat membuat pemrosesan informasi dan komunikasi berjalan secara otomatis. Sistem ini melibatkan pemanfaatan komputer dan perangkat lunak untuk mendigitalisasi, menyimpan, memproses, dan mengomunikasikan sebagian besar tugas dan proses rutin di kantor.

Istilah otomatisasi perkantoran mencuat pada 1970-an dan 1980-an, ketika komputer desktop banyak digunakan di kantor-kantor. Kala itu, proses kerja mendasar di kantor seperti pengetikan, penyalinan, pengarsipan, pengiriman faks, operasi telepon, teleks, dan manajemen pencatatan dibuat otomatis.

Kini otomatisasi mencakup area yang lebih luas seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi. Tulang punggung sistem otomatis kantor adalah LAN, yang merupakan kependekan dari local area network atau jaringan area lokal. Jaringan ini menghubungkan komputer dan perangkat elektronik lain dalam area tertentu, seperti kantor menggunakan Ethernet atau Wi-Fi.

Saat ini bahkan otomatisasi sudah mulai marak dilakukan di rumah-rumah penduduk. Misalnya untuk menyalakan lampu, membuka pintu garasi, dan menyalakan televisi serta barang elektronik lain yang dapat terhubung dengan jaringan Internet.

Riwayat pemanfaatan sistem otomatis untuk perkantoran bermula dari penemuan dan pengembangan mesin tik serta mesin fotokopi. Mesin-mesin ini membuat kerja manual menjadi mekanis. Walhasil, beban kerja di kantor pun berkurang.

Tapi, jika ditilik lebih jauh ke belakang, otomatisasi perkantoran bisa dikatakan sebagai perkembangan dari Revolusi Industri, saat banyak tenaga manual manusia digantikan oleh mesin. Penggunaan mesin saat itu membantu peningkatan efektivitas dan efisiensi pabrik-pabrik. Namun, dalam sistem otomatis perkantoran, manusia tak sepenuhnya ditinggalkan. Peran manusia masih sangat dibutuhkan dalam proses otomatisasi.

Otomatisasi juga tak selalu bersifat massal layaknya proses produksi pabrik. Dalam banyak hal, justru individu-individu di dalam kantor dapat memanfaatkan sistem otomatis ini untuk meringankan beban kerjanya secara pribadi meski hasil akhirnya tetap dinikmati oleh kantor secara keseluruhan.

Cara melakukan otomatisasi perkantoran

Sistem otomatisasi perkantoran terutama dirancang untuk mendukung pegawai yang banyak berurusan dengan data agar terbebas dari pekerjaan repetitif. Setiap divisi di kantor pada umumnya memiliki pegawai semacam ini, dari sumber daya manusia, hubungan pelanggan, pemasaran, hingga finansial.

Cara otomatisasi di divisi hubungan pelanggan dan pemasaran, misalnya. Sebuah kantor bisa menyediakan formulir data informasi yang bisa diisi sendiri oleh pelanggan atau calon pelanggan, tanpa campur tangan pegawai kantor. Informasi yang disediakan secara online ini lantas dapat diunggah otomatis ke database yang bisa diakses terutama oleh divisi hubungan pelanggan dan pemasaran untuk kebutuhan kerja mereka.

Tanpa otomatisasi, pegawai yang bersangkutan harus melakukannya secara manual dengan tangan sendiri. Dari menuliskan data pelanggan, mengumpulkan, mengatur, hingga mencarinya dalam rak-rak yang penuh tumpukan kertas dan tulisan.

Cara otomatisasi yang lebih sederhana adalah ketika petinggi kantor yang berwenang untuk urusan tertentu harus memberikan tanda tangan pada dokumen. Lewat sistem otomatis, dokumen-dokumen kantor bisa ditandatangani secara digital, berapa pun banyaknya. Proses pengiriman dokumen pun bisa lebih singkat menggunakan Internet.

Namun mungkin yang paling banyak merengkuh manfaat otomatisasi perkantoran adalah pegawai di divisi finansial, khususnya akuntansi dan pembayaran. Lewat sistem otomatis, pegawai tak perlu membuang peluh dalam urusan invoice, payroll, hingga reimbursement. Semuanya jadi lebih efisien dan efektif tanpa meninggalkan pentingnya akurasi, kecermatan, dan keamanan data kantor.

Berikut ini tips dan panduan bagi pemilik bisnis untuk melakukan otomatisasi perkantoran:

1. Kenali kebutuhan bisnis

Tiap divisi dan departemen akan memiliki kebutuhan sistem otomasi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, sebelum mengadopsi sistem otomatis ini, pelaku usaha wajib memikirkan secara matang masing-masing kebutuhan tersebut dan memprioritaskan mana yang benar-benar bisa meraup manfaat dari sistem ini.

2. Tentukan alat pendukung otomatisasi 

Jika sudah mengetahui kegiatan usaha apa saja yang membutuhkan otomatisasi, kini Anda perlu menentukan alat otomatisasi yang ingin Anda gunakan. Apakah itu software internal, software berlangganan atau SaaS, aplikasi, dan lain-lain. Masing-masing sistem otomatisasi ini menawarkan kelebihan dan kekurangan tersendiri, tentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan juga bujet.

3. Buat SOP alur otomatisasi

Implementasi sistem otomatis dalam kegiatan usaha tidak akan bermanfaat jika tidak digunakan dengan tepat oleh semua pemangku kepentingan. Oleh karena itu, penting bagi pemilik usaha untuk menyusun standard operating procedure (SOP) saat sistem baru ini diterapkan. Di dalamnya perlu memuat alur kerja, fungsi, pihak-pihak yang bertanggungjawab, ketentuan dan kebijakan perusahaan, dan sebagainya.

4. Buat pelatihan untuk karyawan

Sistem baru pasti membutuhkan waktu untuk bisa berjalan dengan baik. Pemilik usaha perlu memberikan pelatihan bagi semua karyawan jika ingin menerapkan otomatisasi perkantoran dengan optimal. Di sesi pelatihan ini sediakan juga waktu untuk tanya-jawab dan juga menjelaskan soal SOP agar tiap pihak memahami cara penggunaan dan juga fungsi dari sistem tersebut. 

Manfaat otomatisasi perkantoran

Dari penjelasan sebelumnya, semestinya sudah tergambar betapa sistem otomatis ini amat penting buat kinerja bisnis. Beberapa manfaat penggunaan otomatisasi perkantoran antara lain:

1. Mengurangi beban kerja manual untuk menyelesaikan tugas yang berulang
2. Menekan risiko kesalahan manusia dalam proses manual
3. Mempersingkat proses kerja
4. Mempermudah perolehan data dan informasi lain yang dibutuhkan dalam kerja
5. Meningkatkan produktivitas kerja
6. Memperbaiki tingkat kepatuhan pegawai sesuai dengan prosedur
7. Membuat penyimpanan data lebih praktis
8. Mengurangi kebutuhan sumber daya manusia

Semua manfaat itu bermuara ke satu hal: kemajuan usaha. Namun tentu kesuksesan suatu usaha tak hanya ditentukan oleh satu faktor belaka. Penerapan teknologi otomatisasi pun bergantung pada kegiatan operasional kantor sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berlainan antara satu usaha dan usaha lain.

Teknologi yang mendukung otomatisasi perkantoran antara lain:

• Manajemen data: misalnya cloud computing untuk menyimpan dan mengakses data di mana pun dan kapan pun
• Pertukaran data: contohnya pengiriman surat dan dokumen dengan ­e-mail, aplikasi pesan instan, dan Bluetooth serta Wi-FI
• Komunikasi: di antaranya video conference di mana pegawai bisa berdiskusi dan menentukan keputusan tanpa harus bertatap muka secara langsung
• Finansial: antara lain software akuntansi dan manajemen pengeluaran untuk memproses invoice, payroll, dan reimbursement dengan lebih singkat

Setiap usaha umumnya membutuhkan berbagai teknologi itu untuk menyokong bisnisnya. Namun pemilik usaha perlu mencermati mana bagian dari proses kerja di kantor yang betul-betul bisa memanfaatkan sistem otomatis ini. Perlu disesuaikan pula teknologi itu dengan kapasitas tiap-tiap pegawai yang akan menggunakannya.

Untuk diingat, penggunaan otomatisasi perkantoran membutuhkan kepiawaian individu pemakainya di bidang teknologi sehingga mungkin dibutuhkan pelatihan untuk memastikan manfaatnya bisa didapatkan secara maksimal. Yang juga perlu dijadikan pertimbangan adalah kapasitas teknologi yang akan digunakan terkait dengan kemampuannya untuk dikoneksikan dengan teknologi lain.

Misalnya software akuntansi yang dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran. Makin banyak integrasi, makin bermanfaat teknologi otomatisasi perkantoran itu untuk kemajuan usaha.

Apakah manfaat dari Otomatisasi Kantor?

Apa tujuan dan manfaat dari pada mempelajari Otomatisasi Kantor OA dalam kehidupan sehari hari?

Apa yang dimaksud dengan otomatisasi perkantoran dan manfaat otomatisasi perkantoran?

Apa manfaat aplikasi perkantoran?