Pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas adalah pengertian dari

Banyak yang belum mengetahui, bahwa sebuah kegiatan perlu adanya sebuah protokol agar dapat berjalan dengan sesuai rencana. Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Suatu kegiatan apa pun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksesnya puncak acara. Tanpa disadari pula, bahwa hal keprotokolan adalah bagian yang tak dapat dipisahkan dari jalannya sebuah acara.

Secara etimologis, istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Prancis protocole, bahasa Latin protocoll (um) dan bahasa Yunani protocollon.

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekadar halaman pertama dari suatu naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Menurut Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 pada Pasal 1 Ayat (1), Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/ kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.

Sedangkan pengertian arti protokoler di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah berhubungan (berkaitan) dengan protokol. Sehingga dapat diartikan protokoler ialah seluruh perihal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh institusi atau organisasi.

Aktivitas-aktivitas yang lumrah di dalam kegiatan protokoler di antaranya terdapat Tata Ruang, Tata Upacara, Tata Tempat, dan Tata Busana.

Tata Ruang. Tata Ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Di dalam tata ruang yang perlu diperhatikan di antaranya, ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja), Papan nama petunjuk yang diperlukan, tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat, dan tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Tata Upacara. Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan jenis kegiatan, bahasa pengantar yang dipergunakan serta materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara, personel penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.

Tata Tempat (Presence). Kata presence berasal dari bahasa Prancis atau dalam bahasa Inggris presende yang artinya urutan. Maksudnya di sini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan presence adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Aturan dasar presence mencangkup bagaimana mengatur orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului. Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelah kanan.

Tata Busana. Tata busana di sini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan. Adapun berbagai jenis tata busana yang sering digunakan dalam kegiatan kenegaraan maupun sebuah instansi yaitu Pakaian Sipil Lengkap (PSL), Pakaian Sipil Harian (PSH), Pakaian Oinas Lapangan (PDL), Pakaian Dinas Harian (PDH), Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer, Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu), Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri) dan terakhir Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut).

Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Di samping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh sebuah instansi.

Pranata Humas Badan Informasi Geospasial