Menu finish dan merge pada mailing terdapat sub menu

Pekerjaan kamu butuh berkirim surat ke banyak penerima sekaligus? Pasti selama ini terasa cukup merepotkan kalau harus dikirim satu-persatu, kan? Nah, sudah tahu kalau Microsoft Word punya fitur yang bernama mail merge? Mail merge adalah fitur yang memudahkan kamu dalam kegiatan surat menyurat. Lalu, apa itu mail merge dan bagaimana cara kerjanya? Simak artikel ini lebih lanjut, ya!

Baca juga: Artificial intelligence terbaru microsoft word bantu proses penulisan

Apa itu mail merge?

Mail merge adalah satu fitur di Microsoft Word yang bisa memudahkan penggunanya dalam berbagai aktivitas berkirim surat. Dengan mail merge, pengguna bisa membuat beberapa dokumen secara personal untuk penerima surat.

Surat yang bisa dibuat dengan fitur ini misalnya adalah surat promosi penjualan, surat undangan, tagihan, dan masih banyak lagi jenis dokumen lainnya.
Fitur yang bisa digunakan pengguna di mail merge adalah:

• Letter atau surat
• Mailing label atau label surat
• Envelope atau amplop
• Directories atau direktori

Sedangkan hal penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen utama dan data source atau sumber data. Dokumen utama adalah isi surat yang bentuknya tetap. Jadi, satu teks atau bentuk dokumen yang akan dikirim. Intinya, berupa format dasar yang akan dikirimkan ke banyak penerima. Sedangkan sumber data adalah data yang akan digabungkan (merge) ke dokumen utama. Sumber data ini asalnya bisa berbeda-beda. Keempat sumber data meliputi:

• Microsoft Office Excel Worksheet
• Microsoft Office Word Table
• Microsoft Office Outlook Contact List
• Microsoft Office Access Database Tables

Baca juga: 8 Skill teknologi yang paling banyak dicari di 2022

Kegunaan dan fungsi mail merge

Fitur Microsoft Word ini menawarkan berbagai kelebihan yang memudahkan pekerjaan kita. Kegunaan dan fungsi mail merge adalah:

1. Mempermudah pekerjaan berkirim surat

Bagi yang biasa berkirim surat setiap harinya ke banyak penerima sekaligus, aktivitas ini bisa cukup merepotkan. Kalau sampai ada kesalahan sedikit saja dan surat terlanjur terkirim, maka sudah tidak bisa diperbaiki lagi karena pasti terbaca oleh penerimanya.

Dengan mail merge, pekerjaan ini jadi jauh lebih mudah. Pengguna bisa membuat dokumen utama yang sama persis. Hanya ada sedikit perbedaan yang bisa diatur pada detail data. Misalnya saja nama penerima, alamat, dan seterusnya.

2. Pekerjaan jadi jauh lebih cepat

Menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke banyak penerima sekaligus kini bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat, lebih praktis, dan efisien, penggunanya jadi tidak perlu membuang banyak waktu dan bisa melakukan pekerjaan lain yang lebih penting.

3. Bisa membuat banyak jenis dokumen

Bukan hanya bisa membuat surat saja, fitur mail merge juga bisa digunakan untuk membuat jenis dokumen lainnya. Misalnya saja amplop, label, sertifikat, dan masih banyak lagi. Jauh lebih simpel dan mudah hanya dengan satu aplikasi saja. Biasanya, fitur ini banyak digunakan oleh sekretaris, administrasi, HRD, dan lain-lain.

Baca juga: Contoh Email Lamaran Kerja Profesional dan 8 Poin Penting

5 Cara membuat mail merge di Microsoft Word

Apakah sulit untuk membuat mail merge? Sama sekali tidak. Fitur ini penggunaannya bisa dipelajari dengan mudah dan tak perlu waktu lama. Beberapa langkah dalam membuat mail merge adalah:

1. Buat dokumen sumber data

Langkah pertama membuat mail merge adalah buat dokumen sumber data di Microsoft Excel. Sumber data ini didesain khusus sesuai kebutuhan tiap pengguna, jadi dibuatnya secara manual.

Misalnya untuk mengirimkan data ke banyak penerima dan alamat sekaligus, jadi dokumennya berisi daftar nama, alamat, dan bisa dengan tambahan nomor telepon atau data lainnya dari penerima.

2. Buat dokumen utama

Setelah sumber data selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumen utama. Inilah dokumen yang dibuat di Microsoft Word. Mengenai isi, tentu disesuaikan dengan kebutuhan tiap pengguna. Misalnya saja untuk membuat surat undangan rapat, surat penawaran barang, surat pemberitahuan, proposal, sertifikat, dan lain sebagainya.

Bisa saja mail merge digunakan untuk nama dan alamat penerima yang ada di badan surat atau bisa juga mail merge digunakan untuk amplop yang membungkus surat tersebut. Intinya, fitur ini akan mempermudah kalau kita akan memasukkan data diri yang berbeda-beda.

Yang pasti, di dokumen utama harus ada bagian yang dikosongkan. Contohnya:

• Nama:
• Alamat:
• Nomor Telepon:

Baca juga: 7 Jenis sistem operasi komputer beserta cara kerjanya

3. Gabungkan sumber data dengan dokumen utama

Setelah sumber data dan dokumen utama sudah siap, maka saatnya digabungkan. Caranya adalah:

• Pastikan dokumen utama dalam keadaan terbuka.
• Lalu pilih sub Mailing (Surat) di Microsoft Word.
• Selanjutnya, klik Start Mail Merge (Mulai Gabungan Surat). Di bawahnya ada Letters (Surat), E-mail Messages (Pesan Email), Envelopes (Amplop), Labels (Label), dan Directory, pilih salah satunya sesuai kebutuhan. Misalnya untuk membuat surat, maka klik Letters.
• Lanjutkan dengan beralih ke sub menu Select Recipient dan klik Use Existing List. Masukkan sumber data yang tadi sudah dibuat di Microsoft Excel.
• Setelah dipilih, maka dokumen utama sudah otomatis terhubung dengan sumber data. Pastikan memilih sumber data yang tepat.

4. Atur tata letak

Setelah itu, pastikan tata letak di sumber data dan naskah utama sudah sesuai. Jadi untuk kolom Nama, pastikan terhubungnya dengan daftar nama yang ada di sumber. Untuk melakukanya, cukup letakkan kursor di sebelah ‘Nama’, lalu klik sub menu Insert Merge Field, lalu pilih Nama. Selanjutnya, lakukan langkah yang sama untuk data Alamat dan Nomor Telepon.

5. Cek preview, simpan, dan cetak

Untuk memastikan data yang dimasukkan sudah benar, kamu bisa cek di sub menu Preview Results. Maka, akan muncul dokumen utama dengan data yang sudah terisi. Untuk pindah ke data selanjutnya, klik Next Record. Kalau sudah benar, maka simpan di Microsoft Word dengan cara pilih sub menu Finish & Merge.

Saat kamu klik menu Finish & Merge akan ada 3 pilihan, yakni:

• Edit Individual Document yang bisa kamu gunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru.
• Print Document untuk mencetak dokumen mail merge.
• Send Email Messages, jika kamu ingin mengirim file naskah utama. 

Silakan pilih sesuai dengan kebutuhanmu.

Baca juga: 12 Bahasa pemrograman yang paling relevan untuk dipelajari 2022

Mail merge adalah salah satu fitur yang memudahkan kamu dalam aktivitas surat menyurat. Kalau kamu sudah ahli soal Microsoft Word, tentu kamu sudah paham bagaimana cara membuat mail merge. Selain itu, kamu juga bisa mengembangkan kemampuan soal dunia kerja digital lewat EKRUT. Cukup sign up di EKRUT dan menjadi bagian dari perusahaan kenamaan dalam berbagai bidang.

Berbagai informasi juga tersedia di Channel YouTube EkrutTV. Salah satunya adalah langkah-langkah mendapat promosi kerja berikut ini.

Sumber:

• Kumparan.com
• deepublish.com
• qwords.com

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Excel cukuplah Mudah apabila mengikuti panduan dan langkah-langkah berikut ini.

Jika sedang mencari tahu bagaimana cara membuat mail merge di Word maka kamu sudah menemukan sumber informasi yang tepat. Pada artikel ini akan dibahas mengenai langkah-langkah pembuatan mail merge di Microsoft Word. Salah satu fitur yang sangat membantu pekerjaan seorang admin maupun sekretaris. 

Fitur ini bisa dijumpai di Microsoft Word maupun di Excel, tidak tertutup kemungkinan ada aplikasi tertentu yang juga menyediakannya. Penggunaannya sendiri untuk menyusun surat yang nantinya akan dikirimkan ke banyak alamat atau penerima. Sehingga dengan fitur satu ini tidak perlu mengetik satu per satu. 

Hanya saja tahapan dalam membuat mail merge ini cukup lumayan, dan tentu tidak semua orang bisa dengan mudah mengingatnya. Namun tidak perlu cemas, karena yang namanya mail merge dan fitur lain di Microsoft Word yang terbilang rumit dijamin bisa dipelajari dan dipraktekan. Berikut informasinya. 

Baca Juga: Cara membuat KOP surat di word

Apa Itu Mail Merge?

Dalam bahasa Indonesia istilah atau fitur mail merge diartikan sebagai “Surat Massal”, sebab fitur ini memang mendukung untuk pembuatan surat masal di Microsoft Word. Secara umum lagi, pengertian dari mail merge adalah suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis. 

Saat menggunakan fitur ini maka ada kebutuhan atau kewajiban untuk membuat dua jenis file yang berbeda. Satu file merupakan sumber data, dan dibuat di Microsoft Excel sedangkan file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat tersebut. 

Adanya fitur ini sudah tentu akan membantu administrasi maupun sekretaris di suatu perusahaan untuk menyiapkan surat-surat penting. Misalnya saja perusahaan akan mengadakan acara launching produk baru dan akan mengundang sejumlah tamu penting. Isi surat undangan tentu sama, yang berbeda adalah siapa penerimanya. 

Menulis siapa saja penerima surat undangan tersebut tidak perlu lagi ditulis satu per satu di file Word berbeda. Cukup di satu file yang kemudian dipanggil fitur mail merge, maka si pembuat surat hanya perlu bermain dengan kursor di perangkat kerjanya. 

Kegunaan dan Fungsi dari Mail Merge

Fitur mail merge kemudian memiliki banyak fungsi dan kegunaan, fungsinya sendiri adalah untuk:

• Membantu membuat dokumen yang isinya sama dengan sedikit perbedaan pada data seperti nama, alamat, dan sebagainya. Sehingga cocok untuk membantu proses pembuatan surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya.
• Membantu mempercepat pekerjaan menyiapkan dokumen yang isinya sama namun ditujukan untuk beberapa atau banyak orang (penerima).

Mail merge kemudian menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan file dengan isi sama menjadi lebih cepat. Sehingga fitur ini sangat dibutuhkan dan jamak digunakan di berbagai perusahaan. Adapun bagian yang sering bersinggungan dengan fitur ini dimulai dari bagian administrasi, HRD, sekretaris, dan lain sebagainya.

Baca juga: Cara Mengatur Margin Skripsi Di Microsoft Word

Langkah Membuat Mail Merge di Word

Sedangkan untuk tata cara membuat mail merge di Word sendiri pada dasarnya terdiri dari tiga tahapan utama, dan tahapan terakhir adalah penyimpanan dokumen sekaligus proses cetak. Mail merge yang umumnya digunakan untuk keperluan surat menyurat, memang dijamin akan dicetak pada proses akhir.

Adapun detail mengenai tahapan dari penggunaan fitur ini sebagai berikut:

Time Needed : 00 days 00 hours 15 minutes

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word

1. Membuat File Sumber Data

   Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat. Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

2. Membuat Naskah Utama

   Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

   Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

   Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan.

3. Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

   Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

4. Buka fila naskah utama di Microsoft Word

   kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. 

   Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.

5. Pilih menu Use Existing List

   Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.

   Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

6. Pilih sheet data yang Sesuai

   Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Contohnya adalah sebagai berikut:
   Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di atas.

7. Mengatur Tata Letak

   Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

   Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

8. Insert Merge Field

   Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya seperti di gambar berikut:

   
   
   
   

9. Atur data Merge Field

   Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:
   

   
   
   
   Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya.

10. Melihat Hasil (Preview Result)

    Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result  yang masih ada di menu Mailings.

11. Pastikan Data Benar

    Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data.

    Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:

12. Menyimpan dan Mencetak

    Tahap akhir dalam cara membuat mail merge di Word adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan, yaitu: 

    Edit Individual Document, digunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehingga hasil penyimpanan akan berisi Microsoft Word baru dengan data sesuai sumber data utama. Jadi, jika di sumber data utama ada 10 data maka akan muncul 10 file naskah utama berisi masing-masing data. 

    
    Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda. 
    Send Email Messages,  digunakan untuk mengirimkan file naskah utama. 

    Dari tiga pilihan tersebut, silahkan memilih yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan.

Bagaimana Jika Data di Sumber Data Ditambah atau Dikurangi?

Setelah paham tata cara membuat mail merge di Word melalui penjelasan di atas, mungkin kamu bertanya. Bagaimana jika ada update data? Baik itu pengurangan (menghapus) maupun penambahan data di file sumber data. Sebab data dari file sumber data yang di update tidak otomatis ikut update juga di file naskah utama

Maka Kamu hanya perlu mengupdate data melalui file naskah utama di Microsoft Word. Caranya:

1. Masuk ke menu Mailings dan klik sub menu Edit Data Recipient. Berikutnya gambar penjelasannya.

2. Saat di klik, akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient, lihat ke bawah dan cari menu Data Source. Klik menu tersebut, kemudian klik tombol Refresh yang ada di bawahnya. Detailnya ada pada gambar berikut:

3. Terakhir, klik tombol OK pada kotak dialog Mail Merge Recipient tersebut. Maka secara otomatis data baru dari file sumber data akan masuk ke dalam Data Recipient. Silahkan dilihat dengan klik kembali menu Preview Result.

Baca juga: Review Buku Aplikasi Komputer : Belajar Microsoft Office Lebih Mudah

Penutup

Sebelum merefresh pastikan data di file sumber data sudah diupdate dan disimpan. Jika belum, maka data baru tidak akan bisa masuk ke Microsoft Word tersebut.

Bagaimana mudah bukan cara membuat mail merge di Word? Jika selama ini terbiasa memakai Microsoft Word dijamin tidak akan mendapatkan kendala berarti. Namun jika belum terbiasa maka akan merasa prosesnya sangat panjang dan ribet. Sebab perlu menghubungkan dua file berbeda dari dua jenis aplikasi berbeda. (Pujiati)

Baca juga artikel terkait tentang “cara membuat mail merge di word” berikut :