Lima syarat perencanaan yang baik menurut djati juliatriarsa (1998) adalah

Syarat-syarat perencanaan adalah sebagai berikut.

1. Memiliki tujuan yang jelas.
2. Bersifat sederhana (simple), dalam arti tidak muluk-muluk sehingga tidak terlalu sulit dalam pelaksanaannya.
3. Memuat analisis-analisis terhadap pekerjaan yang dikerjakan.
4. Bersifat fleksibel, dalam arti dapat berubah sesuai perkembangan yang ada.
5. Memiliki keseimbangan, yaitu keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam perusahaaan dengan tujuan akhir perusahaan yang telah ditetapkan.
6. Memiliki kesan bahwa segala sesuatu itu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna. 

Dengan demikian, ada enam syarat yang harus dipenuhi dalam perencanaan.

Pengertian perencanaan (planning)  adalah menetapkan atau menentukan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu sendiri diaplikasikan atau dilaksanakan.

Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan setiap orang diharuskan untuk bisa berpikir terlebih dahulu mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya serta yang bertanggungjawab atas semua kegiatan yang dilakukannya tersebut.

Dengan melakukan pemikiran tersebut diharapkan bahwa tujuan yang sudah ditetapkan bisa dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

Sebenarnya, setiap organisasi membutuhkan perencanaan dalam rangka untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.

Apalagi jika organisasi tersebut terus mengalami perkembangan menjadi organisasi yang besar.

Maka tanpa adanya suatu perencanaan, tentunya akan mengalami kegagalan dalam mencapai tujuannya tersebut.

Nah, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang perencanaan. Berikut merupakan pembahasan nya.

Supaya lebih memahami pengertian perencanaan, maka kita bisa merujuk pada beberapa pendapat para ahli berikut ini:

1. Steiner

“Steiner menjelaskan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu proses memulai dengan berbagai sasaran, kebijakan, batasan strategi, dan juga rencana yang terperinci untuk mencapai nya.

Mencapai organisasi untuk menerapkan berbagai keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja serta umpan balik terhadap pengenalan siklus perencanaan baru.”

2. Douglas

Douglas menjelaskan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu proses yang berkelanjutan atau continue dari pengkajian, membuat tujuan dan sasaran, mengimplementasikan, serta mengevaluasi atau mengontrol nya.

3. Alder

Alder (dalam Rustiadi 2008:339) menjelaskan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan apa yang akan dicapai di masa depan dan menetapkan semua tahapan yang diperlukan untuk mencapai nya.

4. Becker

Becker (dalam Rustiadi 2008:339) menjelaskan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu cara yang rasional atau masuk akal untuk mempersiapkan masa yang akan datang.

5. Erly Suandy

Erly Suandy (2001:2) menjelaskan bahwa pengertian perencanaan adalah suatu proses dalam menentukan setiap tujuan organisasi dan selanjutnya menyajikan dengan jelas berbagai strategi, taktik, dan operasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari organisasi secara menyeluruh.

Tujuan Perencanaan

Tentunya semua organisasi mempunyai tujuan hanya saja tujuan setiap organisasi berbeda-beda dan tentunya perencanaan yang dilakukan berbeda-beda pula.

Namun pada umumnya tujuan perencanaan dalam suatu organisasi adalah untuk:

1. Menentukan suatu standar tertentu yang harus dipakai dalam melaksanakan semua pekerjaan sehingga akan memudahkan dalam pengawasan.
2. Menghindari atau meminimalkan terjadinya tumpang tindih dan juga pemborosan dalam melaksanakan berbagai pekerjaan.
3. Memberikan suatu arahan kepada para administrator atau non-administrator supaya bisa bekerja sesuai dengan apa yang sudah direncanakan.
4. Mengantisipasi dan juga beradaptasi dari semua perubahan yang mungkin akan terjadi.

Jenis – Jenis Perencanaan

Pada umumnya perencanaan ini dikelompokkan menjadi 3 macam yaitu sebagai berikut.

1. Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

• Perencanaan jangka panjang (short range planning), adalah suatu rencana yang dibuat dan juga berlaku jangka waktu selama kurang dari 1 tahun.
• Perencanaan jangka menengah (medium range planning), adalah suatu rencana yang dibuat dan juga berlaku dalam jangka waktu selama 5-7 tahun.
• Perencanaan jangka panjang (long range planning), adalah suatu rencana yang dibuat dan berlaku dalam jangka waktu selama 10-25 tahun.

2. Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup

• Perencanaan terintegrasi (integrated planning), adalah suatu rencana yang di dalamnya menjelaskan secara menyeluruh, detail, dan sifatnya terpadu.
• Perencanaan taktis (tactical planning), adalah suatu rencana yang di dalamnya memuat uraian mengenai berbagai kebijakan jangka pendek, dan mudah disesuaikan kegiatannya selama tujuannya sama.
• Perencanaan strategis (strategic planning), adalah suatu rencana yang di dalamnya memuat uraian tentang kebijakan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang panjang atau lama. Pada umumnya perencanaan jenis ini sangat sulit untuk diubah.

3. Perencanaan Berdasarkan Tingkatan

• Perencanaan harian (day to day planning), adalah suatu rencana yang di dalamnya berisikan berbagai kegiatan harian yang sifatnya rutin.
• Perencanaan operasional (operational planning), adalah rencana yang hanya focus kepada pedoman atau petunjuk pelaksanaan berbagai macam program organisasi.
• Perencanaan induk (master planning), adalah suatu rencana yang hanya focus kepada kebijakan organisasi yang didalamnya berisikan tujuan jangka panjang dan ruang lingkup-nya luas.

Syarat Perencanaan yang Baik

1. Dilandasi Partisipasi

Ada baiknya, jika dalam membuat suatu rencana dilandasi dengan unsur partisipasi.

Karena dengan adanya suatu partisipasi dari setiap pihak yang ada di dalam organisasi, akan diperoleh berbagai masukan yang sangat bermanfaat dalam pembuatan rencana itu sendiri.

Dengan adanya partisipasi, sebetulnya organisasi akan mendapatkan keuntungan double.

Karena selain rencana menjadi lebih baik atau sempurna, juga akan menimbulkan adanya suatu gairah bekerja serta semangat kerja dari setiap karyawan.

Hal tersebut timbul karena para karyawan merasa diikutsertakan dalam pembuatan rencana atau mereka merasa lebih dihargai.

2. Rencana Harus Luwes atau Fleksibel

Sebetulnya, rencana yang baik adalah yang sudah mendasarkan pada penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya secara mendalam.

Tentunya sesudah memperhitungkan berbagai kemungkinan yang ada.

Tapi dalam realisasi-nya, meskipun rencana sudah dibuat dengan baik, sering ditinjau kembali.

Hal tersebut dikarenakan dalam praktiknya, sering muncul berbagai hal yang tidak terduga sebelumnya dan sulit untuk diperhitungkan.

Misalnya seperti adanya resesi ekonomi yang bisa berakibat pada perubahan harga barang, perubahan peraturan pemerintah, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, rencana yang dibuat haruslah bersifat fleksibel.

Artinya setiap saat bisa dievaluasi sesuai dengan perkembangan organisasi atau situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.

Tapi hal ini bukan berarti bahwa suatu rencana yang sudah dibuat, bisa diubah seenaknya atau sesuka hati.

3. Berdasarkan Pada Alternatif

Supaya bisa menentukan dan menetapkan rencana yang baik, maka sebaiknya sebelum membuat atau menetapkan rencana, harus ditentukan terlebih dahulu alternative dari perencanaan.

Dengan terdapatnya suatu alternative perencanaan, yaitu dengan mempertimbangkan untuk dan juga ruginya dari setiap alternative, maka bisa kiranya menetapkan suatu alternative rencana yang terbaik.

4. Harus Realistis

Sama halnya dengan tujuan suatu organisasi, perencanaan haruslah bersifat realistis.

Jika rencana yang dibuat tidak realistis, mungkin hanya akan terlihat baik di kertas saja, tapi dalam praktiknya tidaklah baik.

Rencana yang tidak realistis ini kemungkinan terjadi karena yang membuat atau menetapkan rencana tidak melihat adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan berbagai batasan yang dimiliki oleh organisasi.

Misalnya seperti keterbatasan dalam bidang teknologi, keterbatasan tenaga kerja, keterbatasan dana, dan lain sebagainya.

5. Perencanaan Harus Ekonomis

Melihat dari berbagai syarat yang sudah disebutkan, terutama terhadap keterbatasan organisasi, rencana harus pula mempertimbangkan aspek ekonomis dalam pembuatan-nya.

Jika dalam pembuatan-nya tidak memperhatikan aspek ekonomis, maka dalam pelaksanaannya nanti akan terjadi adanya suatu pemborosan. Baik itu pemborosan tenaga kerja, waktu, dan lain sebagainya.

Tentunya hal tersebut akan berdampak pada keuntungan yang diperoleh oleh organisasi. Oleh karena itu aspek ekonomis ini harus benar-benar diperhatikan dalam membuat rencana.

Di samping beberapa syarat yang sudah dijelaskan tersebut, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan perencanaan, di antaranya adalah sebagai berikut:

• Harus adanya suatu koordinasi.
• Harus menghindarkan pada under atau over planning.
• Harus bersifat dinamis.
• Harus bisa mendayagunakan semua fasilitas yang ada di dalam organisasi.
• Harus bisa dijadikan sebagai landasan bagi setiap fungsi manajemen lainnya.

Unsur – Unsur Perencanaan

1. Falsafah

Falsafah adalah kepribadian, jiwa, pandangan hidup, dan dasar suatu organisasi dalam mencapai tujuan tertentu.

2. Kebijakan

Kebijakan adalah suatu pernyataan umum yang memberikan suatu pedoman atau saluran pemikiran dan tindakan dalam setiap pengambilan keputusan.

Kebijaksanaan lebih cenderung pada pemecahan suatu permasalahan yang akan memberikan keleluasaan gerak dan inisiatif dengan berbagai batasan tertentu.

Dengan begitu manajer akan bisa mendelegasikan dan mengendalikan para bawahannya.

3. Tujuan (Objectives, Goals, Purpose, Target)

Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai oleh organisasi. Pada umumnya terdapat 3 dasar tujuan dari organisasi, yaitu tujuan sosial, tujuan finansial, dan tujuan barang.

Jika dikelompokkan menjadi 2 macam, maka terdiri dari tujuan komersial dan tujuan ideal.

4. Strategi

Strategi adalah suatu rencana yang menyeluruh, yang memadukan semua aspek atau bagian organisasi dalam mencapai tujuan komprehensif dengan memakai semua sumber daya yang ada.

5. Prosedur

Prosedur adalah suatu rangkaian tentang urutan tindakan yang harus dilaksanakan atau dilakukan supaya bisa dilaksanakan secara tertib dan terkendali, tanpa harus membutuhkan suatu pemikiran yang mendalam.

6. Program

Program adalah keseluruhan dari kebijakan, prosedur, tujuan, dan berbagai aturan yang kompleks. Terkadang suatu program dilengkapi dengan dana yang diperlukan.

Program meliputi berbagai langkah yang harus ditempuh, sumber daya yang dipakai, dan tindakan lainnya untuk poses pelaksanaan mencapai tujuan.

Suatu program utama terdiri dari beberapa program turunannya atau sub program. Berbagai sub program tersebut diatur saat koordinasi dan pelaksanaannya untuk mendukung program utama.

7. Aturan atau Peraturan

Aturan atau peraturan adalah suatu bentuk perencanaan yang paling sederhana. Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik yang harus dilaksanakan atau dilakukan atau yang harus ditinggalkan pada situasi tertentu.

Aturan bisa sebagai bagian atau bukan bagian dari prosedur. Misalnya seperti peraturan yang mengharuskan memakai helm selama bekerja, peraturan dilarang merokok dalam suatu ruangan tertentu.

8. Jadwal

Jadwal adalah daftar ketika dimulainya dan selesainya suatu pekerjaan tertentu. Pada umumnya suatu pekerjaan akan dipecah menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik lagi.

9. Anggaran

Anggaran adalah salah satu bentuk dari rencana kegiatan, yang dinyatakan dalam bentuk angka atau kuantitatif.

Anggaran juga bisa sebagai alat control dalam pelaksanaan kegiatan, namun dalam penyusunan anggaran merupakan kegiatan dari perencanaan.

Fungsi Perencanaan

1. Suatu perencanaan yang baik akan bisa mendorong tercapainya tujuan dari organisasi. Misalnya seperti tercapainya laba yang diinginkan atau menurunkan biaya yang dikeluarkan organisasi.
2. Untuk menghadapi dan meminimalkan dampak yang ditimbulkan dari ketidakpastian di masa yang akan datang.
3. Untuk mengarahkan dalam pelaksanaan berbagai kegiatan supaya tertib dan teratur menuju tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya.
4. Untuk menentukan dan memilih prioritas dari beberapa macam alternative atau pilihan yang ada.
5. Sebagai alat yang digunakan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi.

Tahap – Tahap Penyusunan Perencanaan

1. Merumuskan dan Menetapkan Tujuan atau Permasalahan yang Akan Dipecahkan

Penetapan tujuan ini harus didasarkan pada falsafah dan misi yang dimiliki oleh organisasi. Perumusan dari tujuan ini dipengaruhi oleh berbagai nilai yang diatur oleh para eksekutif dan berbagai nilai atau tanggung jawab sosial pada saat itu.

2. Melakukan Analisis Kesempatan

Organisasi harus melakukan suatu analisis atau pengamatan terhadap lingkungan sekitar.

Lingkungan yang selalu berubah-ubah ini akan selalu memberikan kesempatan dan ancaman apakah akan dimanfaatkan atau dihadapi atau dihindari.

3. Melakukan Analisis Sumber Daya

Selain aspek lingkungan yang harus dianalisis, organisasi juga harus melakukan analisis terhadap sumber daya yang dimiliki.

Dari analisis tersebut bisa diketahui kekuatan dan/atau kelemahan dari organisasi yang bisa dimanfaatkan atau diatasi.

Sumber daya tersebut bisa berupa sumber daya manusia, dan sumber daya lainnya seperti fasilitas, dana, fisik dan lain sebagainya.

4. Identifikasi dan Pengembangan Alternatif

Dalam hubungannya dengan pengambilan suatu keputusan, maka langkah selanjutnya yang harus diambil adalah mengembangkan berbagai alternative/pilihan dari berbagai sumber daya dan data yang dimiliki oleh organisasi.

Dari berbagai macam alternative tersebut bisa dipilih yang terbaik.

5. Implementasi Strategi

Kemudian dilakukan suatu perincian ke dalam bentuk berbagai program dan anggaran yang lebih terperinci atau detail sehingga akan lebih mudah untuk diaplikasikan.

6. Pelaksanaan Keputusan

Rencana yang sudah disusun tidak mempunyai arti jika tidak atau belum diaplikasikan.

Kemudian pelaksanaan rencana memerlukan suatu pengendalian dan pengawasan, sejauh mana penerapan mencapai hasil seperti yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Akhir Kata

Demikianlah pembahasan tentang perencanaan. Semoga artikel ini bisa bermanfaat bagi kamu dan bisa menambah wawasan kamu. Jika ada kritik, saran, atau pertanyaan silakan sampaikan di kolom komentar. Terima kasih.