You're Reading a Free Preview
Penyimpanan Arsip Sistem Subjek Dalam penyimpanan kearsipan ada beberapa sistem penyimpanan yang sering kita dengar, diantaranya Sistem Abjad, Sistem Subjek, Sistem Nomor, Sistem Tanggal, dan Sistem Wilayah.Setiap sistemnya memiliki cara tersendiri pada proses penyimpanannya. Apakah menggunakan tanggal, nomor, nama perusahaan, wilayah surat ataupun perihal di dalam surat itu sendiri. Pada saat seorang pegawai kantor hendak memilih sistem penyimpanan yang sesuai, ada beberapa panduan tentang pemilihan sistem arsip. Salah satu sistem penyimpanan yang akan kita bahas kali ini adalah sistem Subjek. Pengertian Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat. Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain. Kelebihan sistem subjek
Kelemahan sistem subjek
Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.
berikut contohnya.
Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja. Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini. 1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama. Banyaknya sesuai dengan daftar klasifikasi yang di tentukan, jika ada 10 kode laci misalnya Diperlukan2 buah filing cabinet yang masing-masing berisi 5 laci. 2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah 3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah 4. Kartu Indeks Disiapkan bila diperlukan 5. Rak Sortir [Kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip ] Disiapkan sesuai kebutuhan. 6. Lemari kartu indeks Penjelasan peralatan arsip tersebut dapat dilihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip. Prosedur penyimpanan arsip Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut. a. memeriksa berkas Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut. Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit. b. mengindeks Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. c. mengode Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil. d. menyortir Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir. e. menempatkan Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan. contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit. Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu. Perhatikan contoh kartu indeks berikut. Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:
Prosedur Penemuan Arsip Bila ingin meminjam arsip maka dapat dilayani dengan langkah-langkah sebagai berikut : Pastikan kode arsip yang akan dipinjam [tanyakan jenis arsip yang akan dipinjam lalu lihat daftar klasifikasi untuk memastikan kodenya]. 1.Carilah Filing Cabinet sesuai kode yang telah ditentukan. 2.Cari dan ambil arsip yang dinginkan dan ganti dengan bon pinjaman. 3.Serahkan arsip kepada peminjam. Contoh : Seorang pejabat meminjam arsip PPh dari seorang pegawai bernama Budi maka petugas arsip melihat daftar klasifikasi yang ada dan dipastikan surat tersebut dapat ditemukan di laci keuangan, guide A.2. [pajak] dan pada Map/folder A.2.1. [PPh]. Maka petugas dapat mengujungi filing cabinet dimaksud dan mengambil arsip yang dipinjam tersebut. Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut: No Masalah/subjek Kode 1. Hubungan Masyarakat HM 2. Kepegawaian KP 3. Keuangan KU 4. Perlengkapan LK HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder. Masalah Utama Sub Masalah A. Keuangan A.1. Gaji A.2. Pajak A.3. Kredit B.Kepegawaian B.1. Pengadaan B.2. Pengangkatan B.3. Cuti C. .......... dst A [Keuangan], B [Kepegawaian]. C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3.dapat digunakan sebagai kode Guide. A [Keuangan], B [Kepegawaian]. C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3 dapat digunakan sebagaikode Guide. Contoh daftar klasifikasi Masalah A. Keuangan A.1. Gaji A.1.1. Gaji Bulanan A.1.2. Upah Mingguan A.1.3. Upah Harian A.2. Pajak A.2.1. PPh A.2.2. PPN A.2.3. PBB A.3. Kredit A.3.1. Kredit Bank A.3.2. Kredit Usaha Kecil A.3.3. Kredit Investasi B. Kepegawaian B.1. Pengadaan B.1.1. Formasi B.1.2. Lamaran B.1.3. Penempatan B.2. ……. dst A [Keuangan], B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci,sedangkan A.1. A.2.dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder. Page 2Video yang berhubungan |
Kode folder pada KEARSIPAN sistem subjek dapat diperoleh dari klasifikasi
Pos Terkait
Copyright © 2024 berikutyang Inc.
