Jelaskan penerapan pengendalian internal untuk aktivitas PENGELUARAN kas

Penulis:      

Pada umumnya setiap perusahaan dalam menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat dalam perusahaan memerlukan pengawasan dan pengendalian dalam melaksanakan semua kegiatan perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan agar pelaksanaan kegiatan dari perusahaan tersebut bisa mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan, dan bisa terhindar dari kecurangan atau penyelewengan yang dilakukan pihak-pihak tertentu. Perlu adanya struktur internal control yang dapat menjaga kekayaan perusahaan maupun kekayaan investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan.

Untuk menjaga aktiva, memastikan akurasi, kejujuran dan efisiensi penanganan sumber-sumber daya dan pencatatan transaksi-transaksinya, setiap perusahaan harus mempunyai sistem pengendalian internal yang baik. Internal control tidak menghilangkan kekeliruan, kesalahan dan kecurangan-kecurangan yang terjadi pada perusahaan, tapi internal control dimaksudkan untuk dapat mengetahui kesalahan dengan cepat dan segera menanganinya, menekan serendah mungkin masalah-masalah tersebut.

Kas adalah aset yang paling likuid dan rentan terhadap terjadinya kecurian atau penyelewengan jika tidak dikontrol dengan baik. Oleh karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya internal control yang baik atas kas dan bank. Sistem pengendalian kas (cash control system) adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas perusahaan. Sistem ini membentuk internal control yang memadai terhadap kas.

Internal control kas merupakan salah satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak diselewengkan. Meskipun penyelewengan itu tidak mungkin untuk dihilangkan tetapi dengan internal control kas penyelewengan ini dapat dihindari. Internal Control kas dibagi menjadi dua yaitu;

1. Internal control atas Penerimaan Kas

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin. Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

Sistem internal control penerimaan kas, adalah:

·Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara hari-an

·Fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali.

·Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.

·Kasir diharuskan memberikan kuitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.

·Dilakukan opname kas secara periodik oleh pihak yang independen.

2.Internal control atas Pengeluaran Kas

Beberapa prinsip internal control pengeluaran kas:

·Semua pengeluaran kas harus diotorisasi oleh Atasan terlebih dahulu

·Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang jumlahnya kecil dilakukan menggunakan cek dapat dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil.

·Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. Harus ada ketetapan siapa yang berhak menulis cek, siapa yang berhak menandatangani cek.

·Semua cek harus diberi nomor lebih dahulu

·Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas

·Pencatatan kas harus dipisahkan dari tugas melakukan pembayaran

·Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.

·Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “telah dibayar” atau “Lunas” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.

Internal control kas bertujuan supaya transaksi yang telah terjadi mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang, dapat dicatat dengan tepat sehingga manajemen dapat mengevaluasi semua informasi terhadap transaksi dengan benar. Lalu, dengan pengendalian yang baik, maka akan menghasilkan manajemen kas yang baik. Perusahaan akan memiliki dana yang tertata sehingga dapat menggunakan dana tersebut untuk membayar utang yang telah jatuh tempo. Dan apabila terdapat kelebihan dana maka perusahaan dapat menggunakan dana yang tersedia tersebut untuk investasi perusahaan.

Memiliki bisnis artinya harus mampu melakukan pengawasan dan pengendalian. Dalam skala kecil saja, keahlian mengendalikan bisnis harus bisa dikuasai oleh pemilik, apalagi untuk bisnis skala besar atau perusahaan. Ya, dalam suatu perusahaan, pemilik atau jajaran manajerial harus bisa melakukan pengawasan dan pengendalian atas semua operasi perusahaan. Pengawasan dan pengendalian ini tentu tidak mungkin dilakukan seorang diri karena pemilik tidak mungkin terlibat di semua aktivitas operasional. Oleh karena itulah, pemilik perusahaan akan menunjuk wewenang kepada pimpinan manajemen untuk kemudian dilaksanakan melalui penerapan prosedur pengendalian internal.

Apa itu Pengendalian Internal?

Pengendalian internal adalah istilah untuk serangkaian prosedur juga proses yang diterapkan perusahaan dalam rangka perlindungan aset perusahaan, pengelolaan informasi untuk kebutuhan perusahaan, dan untuk memastikan perusahaan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian internal tidak hanya tentang melakukan pengawasan dan pengecekan namun juga meliputi semua alat manajemen untuk pencegahan, pemeriksaan, pelaporan, dan pengendalian. Pada akhirnya, pengendalian internal yang efektif diharapkan bisa membuat perusahaan lebih terorganisasi dengan kegiatan operasional yang terarah. Melalui pengendalian internal pula, kecurangan yang dilakukan karyawan bisa diminimalisasi bahkan dihilangkan.

Pengendalian Internal dalam Akuntansi

Terkait dengan akuntansi, pengendalian internal juga mengambil peranan penting. Sistem pengendalian internal ini menjadi prosedur atau sistem untuk mengawasi, mengontrol, dan mengarahkan aktivitas keakuntansian perusahaan agar bisa mencapai tujuannya. Melalui pengendalian internal ini, maka diharapkan bisa dihasilkan informasi akuntansi yang berkualitas sekaligus tidak menyalahi hukum atau aturan yang berlaku. Selain itu, pengendalian internal dalam akuntansi dijalankan untuk mencegah kesalahan dalam pencatatan transaksi hingga kecurangan dalam pembuatan laporan keuangan.

Umumnya aktivitas akuntansi, maka dalam pengendalian internal juga berkaitan dengan uang kas, baik dalam hal transaksi penerimaan, pengeluaran kas, dan transaksi lain yang tercatat dalam rekening kas. Apalagi, kas merupakan harta perusahaan yang dikenal paling mudah diselewengkan. Maka dari itu, pengendalian internal akan kas ini menjadi perhatian penting perusahaan.

Pengendalian Internal Terhadap Kas

Akuntansi terhadap kas secara spesifik berperan dalam hal penyediaan informasi yang dibutuhkan manajemen terkait kas. Akuntansi terhadap kas ini diarahkan dalam dua hal yakni administratif dan kontrol akuntansi. Hal ini sendiri terdiri atas penyediaan kas yang cukup untuk operasional harian perusahaan, menghindari kas yang menganggur, serta mencegah kerugian akibat penyalahgunaan kas.

Berdasarkan keterangan di atas, maka jelas bahwa kas harus bisa dikendalikan melalui suatu pengendalian internal yang tepat. Pengendalian internal terhadap kas sendiri dilakukan untuk beberapa tujuan berikut.

1. Mencegah terjadinya pemborosan, penyelewengan, dan ketidakefisienan kas yang dimiliki perusahaan.

2. Menjamin ketelitian dan kepercayaan atas keberadaan data akuntansi yang dihasilkan.

3. Mendorong efisiensi operasional perusahaan.

4. Dipatuhinya kebijakan manajemen terkait kas.

Namun perlu diingat bahwa pengendalian internal tidak dirancang agar bisa mendeteksi kesalahan. Pengendalian internal akan kas lebih ditujukan untuk melakukan usaha-usaha pencegahan dan meminimalisasi terjadinya penyalahgunaan atau kesalahan.

Cara Pengendalian Internal Terhadap Kas

Dalam rangka mencapai tujuan pengendalian internal, maka diperlukan upaya pemisahan fungsi operasi, pencatatan, dan penyimpanan dari masing-masing bidang aktivitas perusahaan. Berhubungan terhadap kas, maka pemisahan ini dilakukan antara pengelolaan fisik uang, seperti menerima uang, mengeluarkan uang, dan menyimpan uang, dengan pengelolaan administratifnya. Pemisahan ini bersifat mutlak agar setiap kegiatan masuk, keluar, dan simpan kas bisa tercatat rapi. 

Dalam penerimaan uang, maka pengendalian internalnya bisa dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

1. Memisahkan fungsi-fungsi dalam penerimaan kas. 

2. Ketika ada penerimaan kas, maka harus segera dicatat serta disetorkan ke bank.

3. Memisahkan fungsi antara fungsi pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

4. Mengawasi dengan ketat akan fungsi penerimaan dan pencatatan kas.

5. Membuat laporan kas secara rutin yaitu setiap hari.

Berbeda lagi dengan pengeluaran kas, maka pengendalian internalnya bisa dilakukan dengan beberapa cara berikut.

1. Menyediakan cek sehingga setiap pengeluaran kas harus menggunakan cek tersebut. Hal ini dikecualikan apabila jumlah pengeluarannya terbilang kecil alias hanya menggunakan kas kecil.

2. Membentuk kas-kas kecil dengan pengawasan yang ketat.

3. Penulisan cek hanya dilakukan jika disertai bukti yang lengkap.

4. Memisahkan antara pihak pengumpul bukti pengeluaran, mencatat pengeluaran, penulis cek serta penanda tangan cek.

5. Melakukan pemeriksaan internal pada waktu yang tidak tertentu.

6. Membuat laporan pengeluaran kas secara rutin yaitu setiap hari.

Setiap transaksi baik penerimaan atau pengeluaran kas akan menggunakan ukuran nilai uang, sehingga mempengaruhi jumlah kas. Selain itu, seperti yang sudah diungkap sebelumnya, sifat kas yang mudah dipindahtangankan namun sulit diidentifikasi, menjadikannya sering diselewengkan dan menyebabkan kerugian perusahaan. Di sisi lain, kas menganggur juga tidak bisa dianggap baik. Perlu penggunaan yang tepat guna akan kas tersebut, jika tidak untuk operasional maka bisa diinvestasikan sementara asalkan bisa dicairkan dalam bentuk tunai.

Sinyalemen Perlunya Perbaikan Pengendalian Internal Terhadap Kas

Jika perusahaan sudah mengalami beberapa aspek berikut, maka selayaknya diwaspadai dan mulai melakukan perbaikan pengendalian internal. Hal ini lantaran beberapa aspek yang disebutkan bisa dijadikan sinyal adanya pengendalian internal terhadap kas dan akuntansi yang tidak beres. Apa saja aspek yang dimaksud?

1. Terjadinya kehilangan dokumen.

2. Nomor transaksi yang tidak urut.

3. Kenaikan refund atau pengembalian uang yang tidak lumrah kepada pelanggan karena retur barang.

4. Terdapat selisih antara penerimaan kas harian dengan setoran kas ke bank. Hal ini bisa terjadi kemungkinan karena penerimaan disimpan sebelum disetorkan.

5. Terjadinya kenaikan tiba-tiba atas tagihan yang sudah lewat jatuh tempo. Hal ini bisa terjadi kemungkinan karena karyawan yang menyimpan uang pembayaran.

6. Terjadi penumpukan pencatatan transaksi. Hal ini bisa saja karena ada upaya kecurangan namun tertunda.

Selain itu, evaluasi akan pengendalian internal bisa dilakukan ketika terjadi perubahan dalam strategi bisnis, manajemen bisnis, operasi bisnis, atau struktur bisnis.

Perlu diketahui pula agar berjalan efektif, maka pengendalian internal bisa dilakukan oleh auditor internal yang independen. Auditor ini bisa melaporkan berbagai masalah yang terjadi di perusahaan dan termasuk akuntansi kas. Auditor mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian dari audit tahunan serta laporan keuangan.