Majapahit Teknologi - Untuk dapat meningkatkan kinerja dalam menjalankan bisnis, diperlukan sistem ataupun software pendukung yang tepat guna. Software ERP bisa menjadi salah satu rekomendasi karena di dalamnya memiliki banyak manfaat yang bagus untuk memanajemen suatu perusahaan.
Namun, sebelum penerapan sistem erp pada perusahaan Anda, sebaiknya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan ERP sistem sehingga bisa lebih dimaksimalkan fungsinya.
Kelebihan Software ERP
Pentingnya mengetahui kelebihan dan kekurangan ERP sistem akan sangat membantu perusahaan dalam mewadahi berbagai arus informasi yang masuk.
Hal ini karena komponen ERP memiliki tujuan utama sebagai wadah dalam menyediakan data-data akurat sehingga perusahaan mampu mengambil keputusan dengan tepat. Berikut beberapa kelebihan yang perlu diketahui.
Mengurangi Biaya Operasional ataupun Manajemen
Biasanya, sumber dana paling besar yang dihabiskan oleh perusahaan berasal dari operasional dan manajemen. Keduanya bisa dikelola secara ringkas apabila menggunakan sistem ERP. Hal ini secara tidak langsung tentu akan mengurangi biaya yang perlu dikeluarkan oleh pihak perusahaan.
Bisnis dan Data bisa Terintegrasi
Di era milenial seperti sekarang, data menjadi fakta penting yang harus dikantongi setiap perusahaan. Kelebihan ERP adalah menjaring setiap data yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga dalam pengambilan keputusan bisa lebih akurat. Selain itu, perubahan juga terjadi secara realtime sehingga lebih mudah untuk dipantau.
Dapat Membantu untuk Mengambil Keputusan
Kelebihan berikutnya yang tidak kalah pentingnya adalah dapat membantu untuk mengambil suatu keputusan dengan tepat, misalnya seperti alat perencanaan atau alat simulasi.
Dengan begitu, Perusahaan bisa memanfaatkan sejumlah sumber daya dengan cara yang efektif dan juga efisien.
Selain dari pada itu, untuk menyajikan laporan keuangan dengan sistem ERP menjadi lebih mudah, cepat dan dapat di akses oleh berbagai pihak yang memang terkait dengan laporan tersebut tanpa adanya batasan waktu.
Memiliki Perencanaan yang Lebih Baik
Selain mengambil keputusan yang tepat, sistem ERP juga dapat membantu Perusahaan Anda untuk memiliki perencaan atau plan yang sangat baik untuk kedepannya dan dibantu dengan manajemen sistem informasi yang sangat baik.
Sudah bukan rahasia umum, apabila software ERP bisa membantu untuk mengatur SDM agar dapat bekerja secara maksimal seperti manusia, material atau bahkan mesin.
Membentuk SOP Dengan Sangat Baik
Tentunya, dengan menggunakan sistem ERP, Perusahaan Anda akan berjalan dengan sangat baik. Mengapa ? Hal tersebut di karenakan sistem ERP dapat membentuk SOP dengan sangat baik, sehingga Perusahaan Anda akan menjadi lebih terstruktur.
Perlu di ketahui bahwa SOP atau Standar Operasional Prosedur memiliki hubungan yang sangat erat dengan para pekerja.
Jika SOP yang di buat tidak berkualitas, maka SDM Anda juga akan berpengaruh. Oleh karena itu, SOP bisa di buat dengan sangat baik dan manajemen dapat mengukur KPI (Key Performance Indikator) dengan optimal kepada para karyawan.
Selain itu, manajamen juga bisa mengevaluasi kinerja dari karyawan, apakah sudah sesuai dengan yang di harapkan Perusahaan atau memang belum ?
Jadi, Sistem ERP bisa membantu hal tersebut dan membentu SOP yang sangat baik guna membantu karyawan agar bisa bekerja secara maksimal.
Baca : Apa Itu SOP : Pengertian, Manfaat & Contoh Cara Membuatnya
Meningkatkan Kolaborasi
Kolaborasi menjadi kebutuhan penting yang sekarang ini wajib dikuasai oleh setiap perusahaan. Pasalnya, tanpa melakukan kolaborasi, tidak akan muncul ide-ide cemerlang yang mengandung pembaharuan. Kelebihan dan kekurangan ERP sistem akan membantu dalam mengintegrasikan setiap divisi agar bisa berkolaborasi dengan baik.
Produktivitas Meningkat
Meninggalkan sistem manual dan menggantinya ke dalam sistem digital tentu secara otomatis meningkatkan produktivitas. Hebatnya, sistem ERP akan sangat membantu dalam melakukan pekerjaan berulang sehingga bisa dihandle secara otomatis. Dengan begitu masih banyak waktu luang yang bisa dimanfaatkan untuk kegiatan lain.
Modul ERP untuk bisnis secara keseluruhan memang menjadikannya lebih kondusif. Yang dimaksud kondusif di sini adalah bisa saling berintegrasi satu sama lain. Data sangat mudah diakses dan sangat transparan sehingga tidak akan membutuhkan waktu lama ataupun proses yang ribet.
Kekurangan Sistem ERP
Kelebihan dan kekurangan ERP sistem memang menjadi dua komponen yang tidak dapat dipisahkan. Setelah mengetahui apa saja kelebihannya, saatnya beralih untuk mengetahui apa saja kekurangannya. Berikut ini beberapa kekurangan yang dimiliki oleh sistem satu ini.
Tenaga Kerja Sulit Beradaptasi
Meskipun sistem milenial semakin mendominasi kehidupan, tetap saja masih ada banyak orang yang tidak bisa beradaptasi dengan cepat. Hal ini tentu menjadi kekurangan dalam penerapan sistem ERP ini karena sistem ini memang menuntut para penggunanya untuk mahir mengoperasikan sistem digital.
Sistem Menjadi Lebih Rumit
Sebenarnya permasalahan paling utama yang kemudian menjadi kekurangan dari sistem ERP adalah terletak pada manusianya.
Karyawan sebagai pengelola perlu mempelajari sistem ERP dengan semaksimal mungkin sehingga kerumitan yang ada di dalamnya bisa diatasi dengan mudah. Pasalnya, tanpa sering belajar tentu akan sedikit kesulitan mengaplikasikan sistem satu ini.
Biaya Lebih Besar
Memang tak dapat dipungkiri apabila produktivitas dari software ini mampu menutup beberapa tenaga dan menggantikannya secara otomatis sehingga terjadi pemotongan biaya operasional.
Tetapi tetap saja untuk menerapkan software satu ini dibutuhkan biaya yang tidak sedikit sehingga perlu dipikirkan sebaik mungkin kelebihan dan kekurangannya.
Bergantung Pada Satu Vendor Tertentu
Kelemahan sistem ERP yang selanjutnya adalah perlu bergantung pada satu vendor tertentu. Hal yang cukup disayangkan adalah vendor yang dimaksud tidak boleh berganti-ganti karena memerlukan penerapan yang sangat lama. Akibatnya tidak bisa terjadi pembaruan sistem secara berkala.
Kesimpulan
Nah itulah beberapa keunggulan dan kelemahan untuk ERP yang sangat penting untuk menunjang Perusahaan atau bisnis Anda kedepannya.
Tentu saja, Perusahaan yang sudah siap secara keseluruhan bisa menggunakan sistem satu ini agar manfaat yang diperoleh juga bisa maksimal.
Namun apabila kapasitas karyawan masih belum terlalu mumpuni, bisa dipertimbangkan terlebih dahulu. Selain itu, ada juga software pendukung seperti CRM.
Hal apa yang wajib perusahaan ketahui ketika ingin menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP)? Tentu saja adalah kelebihan dan kekurangan ERP itu sendiri.
Ya, pasti Anda sudah tahu bahwa ERP ini sangat penting bagi sebuah perusahaan dan perusahaan dari skala kecil hingga besar menggunakannya. Walaupun begitu, sebagai pemilik perusahaan, Anda juga harus mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan ERP tersebut. Dengan begitu Anda tidak akan salah memilih karena dengan menggunakan sistem ini, intinya adalah Anda berinvestasi.
Investasi tentunya membutuhkan modal bukan? Modal yang dibutuhkan pun lumayan besar, terlebih untuk Anda yang baru memulai usaha. Lantas apa saja kelebihan dan kekurangan ERP? Simak penjelasannya di bawah ini ya!
Kelebihan Menggunakan ERP Bagi Sebuah Perusahaan
Mari kita membahas terlebih dahulu hal-hal yang menyenangkan seperti kelebihan dari menggunakan ERP. Setidaknya ada 5 kelebihan yang perlu Anda ketahui, yaitu:
1. Mempermudah Pekerjaan
Siapa yang tidak setuju dengan kelebihan pertama ini? Kami rasa tidak ada. Karena setiap orang ingin hidupnya lebih mudah, termasuk dalam pekerjaan.
Begitu pula sebuah bisnis, ERP digunakan karena dapat memberikan manfaat yaitu mempermudah pekerjaan. Tidak percaya? Mari kita lihat pada beberapa bagiannya.
- Akuntansi, menampilkan modul seperti hutang, piutang, buku besar, dan sistem penggajian.
- Penganggaran dan perkiraan, menampilkan informasi penganggaran pada setiap departemen, persetujuan penganggaran, anggaran yang sedang terjadi, hingga perencanaan tenaga kerja.
- CRM, menampilkan riwayat panggilan, pelacakan prospek, riwayat pesanan, hingga faktur.
- Sumber Daya Manusia (SDM), menampilkan pelacakan waktu kehadiran karyawan.
- Manajemen inventaris, menampilkan data biaya inventaris yang dikeluarkan, lokasi inventaris tersebut, serta pelacakan stok yang ada.
- Manajemen rantai pasok, menampilkan bagian permintaan dan persetujuan, pesanan pembelian, perencanaan permintaan, perkiraan penjualan, dll.
Beberapa bagian di atas merupakan bagian yang umum perusahaan gunakan. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan tidak menggunakan ERP pada bidang akuntansi.
Data hutang, piutang bisa saja tidak pasti karena masih terdapat kemungkinan bahwa data tersebut hilang. Sedangkan menggunakan ERP, data tersebut tidak akan hilang karena tersimpan secara otomatis.
ERP juga berkaitan dengan karyawan, seperti waktu kehadiran. Jika seorang karyawan datang terlambat, maka sistem akan langsung mencatatnya. Karyawan tersebut tidak akan bisa untuk membantah, karena sistem bekerja sesuai dengan waktu setempat.
2. Biaya yang Terfokus
Kelebihan kedua dari ERP adalah biaya yang terfokus. Maksudnya adalah Ana hanya perlu mengeluarkan biaya yang fokus pada sebuah sistem alih-alih mengeluarkan biaya untuk beberapa sistem.
Biaya juga berkaitan dengan modul yang digunakan. Tidak sebuah bagian membutuhkan seluruh modul. Seperti misalnya CRM, akuntansi, dan SDM. Anda bisa menggunakan bagian yang memang Anda perlukan sehingga biaya yang dikeluarkan akan semakin berkurang.
3. Perencanaan dan Laporan Keuangan yang Lebih Baik
Keuangan merupakan salah satu bagian yang riskan dalam sebuah perusahaan. Perlu yang namanya ketelitian dalam bidang ini sehingga data yang ditampilkan akan sesuai dengan keadaan.
Di sinilah kegunaan dari ERP. ERP memiliki alat analisis untuk menelusuri data historis perusahaan dan data tersebut akan real time. Sifat data seperti ini sangat dibutuhkan karena mampu untuk memberikan informasi untuk pengambilan keputusan.
Begitu pula dengan pelaporan. Pelaporan data dalam bulanan, triwulan, maupun tahunan juga akan disajikan secara real time. Alat analisa pada sistem ini akan menyortir berbagai macam data menurut wilayah, posisi, pusat laba, karyawan, dan lainnya yang sesuai dengan bisnis Ana.
Dari rentang data yang luas tersebut, pemilik perusahaan akan mampu untuk mengambil keputusan dengan akurat, baik itu untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
4. Keamanan Data
Data merupakan salah satu hal yang harus dilindungi sebuah perusahaan. Hal ini karena ketika data perusahaan bocor, maka akan terjadi berbagai masalah. Seperti penyalahgunaan dana.
ERP menjanjikan keamanan data yang ada dengan memastikan bahwa data tersebut dibagikan pada orang-orang tertentu saja. Selain itu, penyimpanan data tersebut berbasis Cloud, sehingga siapapun yang mengaksesnya akan ketahuan.
5. Peningkatan Layanan Pelanggan
Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, karena ketika perusahaan tidak memiliki pelanggan, maka hancurlah perusahaan itu. Banyak pelanggan mendapatkan manfaat dari ERP ini, walaupun mereka tidak mengetahuinya.
Data yang ada pada ERP akan dipusatkan menjadi satu dan disederhanakan, sehingga data tersebut akan membantu tim marketing untuk melakukan pendekatan kepada pelanggan. Bagi perusahaan yang menggunakan sistem e-commerce, hal ini akan sangat berarti.
Kenapa begitu?
Karena seluruh pemrosesan pesanan akan dijalankan berbasis online melalui website. Interaksi dengan klien pun akan semakin baik pula.
Kekurangan Penggunaan ERP pada Perusahaan
Nah setelah mengetahui apa saja kelebihan ERP, sekarang adalah waktunya untuk Anda mengetahui apa saja kekurangan ERP itu. Tentu setiap hal yang ada di dunia ini memiliki kekurangan, begitu pula sistem ERP. Berikut 5 kekurangan dari software ERP:
1. Biaya yang Mahal Ketika Pertama Kali Digunakan
Kekurangan ERP pertama tentu saja berkaitan dengan harga. Bagi setiap perusahaan yang ingin menggunakan perangkat lunak baru, maka harus menyediakan modal yang tinggi karena biaya yang dibutuhkan tinggi.
Biaya tersebut akan semakin tinggi jika perusahaan ini menggunakan sistem perangkat keras yang ketinggalan zaman. Ditambah lagi, penggunaannya pun membutuhkan pelatihan khusus.
Beberapa penyedia ERP memasukkan biaya pelatihan tersebut ke dalam biaya pemasangan perangkat lunak. Namun jika Anda menginginkan pelatihan yang lebih intens, maka ada kemungkinan untuk mengeluarkan biaya tambahan.
Apalagi ketika terdapat pembaruan pada perangkat lunak tersebut, perusahaan akan sangat membutuhkan pelatihan demi menyesuaikan dengan pembaruan yang ada. Saran dari kami untuk menekan pengeluaran adalah dengan memilih paket tahunan.
Biasanya para penyedia ERP memberikan diskon jika Anda mengambil paket tahunan dibandingkan paket bulanan. Dengan begitu, Anda akan semakin menghemat pengeluaran, terlebih ketika pertama kali penggunaan.
2. Biaya Tinggi untuk Pemeliharaan
Selain biaya mahal untuk pemasangan, dalam pemeliharaannya pun ERP membutuhkan biaya yang terbilang besar. Mulai dari perekrutan staf teknis karena membutuhkan orang yang benar-benar mengerti sistem tersebut, hingga biaya pembaruan rutin.
Tapi ingatlah bahwa biaya yang dikeluarkan akan sebanding dengan peningkatan efisiensi perusahaan. Jadi jangan takut bahwa Anda kehilangan uang, karena uang tersebut Anda gunakan untuk investasi.
Bagi Anda yang ingin mendapatkan ERP berkualitas namun dengan harga yang relatif lebih rendah, silahkan kunjungi Wikistra MT. Kami akan menyarankan Anda menggunakan Odoo ERP yang terbukti cocok bagi bisnis kecil hingga besar, dan dengan harga yang lebih terjangkau.
Kami siap membantu Anda dalam pemasangan dan juga pemeliharaan. Selain itu, kami akan berupaya untuk memberikan pelatihan terbaik sehingga seluruh aspek perusahaan dapat menggunakannya.
3. Membutuhkan Pelatihan
Seperti penjelasan di atas, perusahaan yang baru menggunakan ERP memerlukan pelatihan. Pelatihan tersebut meliputi dasar-dasar dalam penggunaan sistem pada setiap bagiannya, dan bagaimana menggunakan fitur yang ada.
Sebenarnya pelatihan dalam sebuah perusahaan sangat mungkin terjadi. Namun pelatihan untuk sistem ERP ini membutuhkan waktu lama, terlebih untuk orang-orang yang baru pertama kali menggunakannya.
Mereka tidak dapat langsung bekerja pada sistem tersebut. Perlu waktu mulai dari tahapan penerapan, penyesuaian sistem, input data, pelatihan staf, pembiasaan, hingga siap bekerja. Ini merupakan kekurangan ERP umum terjadi pada perusahaan.
4. Implementasi yang Lambat
Memasukkan perangkat lunak ke dalam perusahaan berarti seluruh orang yang berada di perusahaan tersebut harus menyesuaikan diri. Di sinilah masalah mulai terjadi.
Tidak semua orang memiliki masa penyesuaian yang singkat. Ada beberapa orang yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menyesuaikan hal tersebut. Maka dari itu tidak jarang bahwa sebuah perusahaan dapat benar-benar mengimplementasikan ERP ini ketika 2-3 tahun.
5. Harus Memasukkan Data
Kekurangan ERP selanjutnya yaitu Anda harus memasukkan data ke dalam sistem. Hal ini berlaku bagi perusahaan yang baru menerapkannya maupun sudah lama.
Bagi perusahaan baru, mereka membutuhkan waktu yang lebih lama karena data yang ada sangatlah banyak dan ketelitian menjadi hal ini. Jangan sampai karena ingin cepat selesai, karyawan Anda memasukkan data yang kurang tepat. Hal ini akan berpengaruh pada informasi akhir yang berkaitan dengan keputusan.
Itulah dia 5 kelebihan dan kekurangan ERP yang wajib perusahaan ketahui. Tentunya masih banyak lagi kelebihan dan kekurangan ERP tersebut. Apakah Anda sudah yakin untuk menggunakan ERP? Jika sudah, silahkan Hubungi kami. Kami siap membantu Anda!