Ketika membaca atau mendengar kata “administrasi” (administration), yang ada dalam pikiran kita adalah sesuatu yang berhubungan dengan aktivitas catat-mencatat. Memang itu tidak salah karena aktivitas tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi. Show
Tetapi sebenarnya apa pengertian administrasi itu sendiri, apa tujuan dan fungsi dari kegiatan administrasi tersebut? Di artikel ini, saya akan mengulas secara lengkap terkait administrasi, diantaranya:
Penjelasan terkait materi administrasi akan dibahas secara lengkap di sini. Jadi, sebaiknya kamu membaca artikelnya sampai akhir ya. Pengertian Administrasi Secara UmumApa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi. Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Mengacu pada definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:
Baca juga: Unsur-Unsur Administrasi Pengertian Administrasi Menurut Para AhliBeberapa ahli di bidang manajemen menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah: 1. George R. TerryMenurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Arthur GragerMenurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi. 3. Sondang P. SiagianMenurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya. 4. Ulbert SilalahiMenurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal dengan istilah tata usaha. 5. Willam Lefffingwell dan Edwin RobinsonMenurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan. Baca juga: Pengertian Manajemen Administrasi Unsur-Unsur AdministrasiSelain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada: 1. OrganisasiDalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah. 2. ManajemenManajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor). 3. KomunikasiAdministrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta. Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri. 4. KepegawaianIni berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja. 5. KeuanganIni berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana. 6. PerbekalanBerhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak. 7. Tata usahaKegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan. 8. Hubungan MasyarakatHubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen. Ciri-Ciri AdministrasiAdministrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut: Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:
Fungsi Administrasi Secara UmumBerikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi: 1. Perencanaan (Planning)Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan. 2. Penyusunan (Organizing)Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut 3. Kordinasi (Coordinating)Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi. 4. Laporan (Reporting)Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi. 5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. 6. Penempatan (Staffing)Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut. 7. Pengarahan (Directing)Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Tujuan AdministrasiSetelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu: 1. Menyusun Program UsahaSetiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi. Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah. 2. Mengevaluasi Kegiatan OrganisasiSistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan. 3. Memantau Aktivitas AdministrasiKegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis. Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan. 4. Memastikan Keamanan Kegiatan UsahaSetiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar. Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci. Contoh Kegiatan AdministrasiSebagai pelengkap artikel ini, kita dapat melihat beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya:
Peran Administrasi Sebagai Queen of PeaceBisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya. Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan? Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya. Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus. Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:
Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan. Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap menejemen tercapai. Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti hilang ditelan bumi, padahal administrasi adalah kunci utama kelancaran regulasi perusahaan. Baca juga: Manajemen Operasional Demikianlah penjelasan mengenai pengertian administrasi, tujuan, fungsi, unsur-unsur dan ciri-ciri Administrasi yang perlu kita ketahui. Semoga bermanfaat. |