Di dalam sebuah organisasi pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak

Prinsip organisasi diperlukan agar dapat berjalan dengan baik.

Saat menyusun sebuah organisasi, maka prinsip-prinsip organisasi ini sangat diperlukan. Seperti sudah disebutkan sebelumnya, agar suatu organisasi bisa berjalan sebagaimana semestinya.

Untuk lebih jelasnya, kita akan membahas hal mengenaik prinsip ini dengan lebih lengkap.

Pengertian Prinsip Organisasi

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, prinsip adalah dasar berfikir, bertindak, dan sebagainya.

Sedangkan menurut Max Weber, prinsip organisasi adalah semua kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi harus berdasar pada keahlian, sehingga orang yang memegang jabatan mampu menjalankan tugas dengan baik.

Gampangnya gini deh, prinsip organisasi itu dasar dari sebuah organisasi untuk dapat berjalan dengan baik. Tanpa mengaplikasikan prinsipnya, maka sebuah organisasi tidak mampu mencapai tujuannya.

Kamu bisa membaca versi lengkapnya di buku Dasar-dasar Manajemen yang ditulis oleh Drs. M. Manullang.

Sekarang kita akan bahas secara singkat aja ya mengenai asas-asas sebuah organisasi. Maaf kalau bahasanya kurang baik, karena mengikuti gaya bahasa dari masfikr.com ya.

1. Perumusan Tujuan yang Jelas

Ketika akan melakukan sebuah aktivitas, pertama yang dibutuhkan adalah tujuan. Demikian juga dengan mengorganisir, kita perlu tahu dengan jelas tujuan dari badan tersebut.

Tujuan di sini maksudnya adalah hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara, baik itu materi ataupun non materi. Untuk mencapainya, harus dengan melakukan satu atau lebih aktivitas.

Bagi sebuah organisasi atau badan, peran tujuan adalah sebagai berikut:

• Pedoman akan dibawa kemana sebuah organisasi itu.
• Landasan dari sebuah organisasi.
• Menentukan cara atau aktivitas yang sebaiknya dilakukan.
• Menentukan prosedur dan program menggunakan koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, serta mekanisasi.

2. Pembagian Kerja

Pembagian kerja ini harus ada dalam sebuah organisasi. Hal ini tentu saja untuk menghindari tumpang tindih sebuah tugas.

Akhirnya, dengan adanya pembagian tugas, terbentuklah departemen-departemen dengan deskripsi kerjanya masing-masing. Dalam pembagian kerja tugas dan wewenang masing-masing unit juga harus ditentukan.

Kamu bisa menggunakan beberapa dasar yang dapat dipakai dalam pembagian kerja.

• Berdasar wilayah, misalnya saja kota atau kabupaten.
• Berdasarkan jenis barang yang diproduksi.
• Berdasar konsumen yang akan dilayani.
• Berdasarkan fungsinya.
• Berdasar pada waktu.

3. Delegasi Kekuasaan

Delegasi kekuasaan atau belegation of authority merupakan salah satu prinsip pokok dalam organisasi. Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang dalam sebuah organisasi untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsinya bisa dilaksanakan dengan baik.

Wewenang ini punya berbagai aspek, seperti wewenang mengambil keputusan, menggunakan sumber daya, memerintah, memakai batas waktu tertentu, dan lainnya.

Delegasi kekuasaan ini merupakan keahlian dari seorang pemimpin. Dengan delegasi kekuasaan, pemimpin dapat melipatgandakan waktu, pengetahun, dan perhatiannya yang terbatas.

Bisa dikatakan juga kalau delegasi kekuasaan adalah jalan utama untuk setiap pemimpin agar percaya terhadap diri sendiri.

Kesanggupan menerima tanggung jawab adalah hal pertama bagi seorang pemimpin. Tetapi, keberaniannya mendelegasikan kekuasaan pada bawahan merupakan tanda bahwa seorang pemimpin bisa sukses.

Mendelegasikan kekuasaan agar tetap efektif, ada empat hal yang harus diperhatikan.

Ada tiga unsur yang harus dipenuhi dalam delegasi kekuasan, tugas, delegasi kekuasaan, dan pertanggungjawaban.

• Kekuasaan yang didelegasikan harus diberikan pada orang yang tepat, baik itu secara kualifikasi atau fisik.
• Kekuasaaan haruslah diberikan kepada seseorang dengan dibarengi pemberian motivasi.
• Perlu bimbingan dari pejabat yang mendelegasikan kekuasaan.

Selain itu, ada beberapa manfaat yang didapat dalam sebuah pendelegasian kekuasaan.

• Pemimpin dapat memusatkan perhatiannya pada pekerjaan yang pokok saja.
• Keputusan dapat dibuat dengan lebih cepat pada tiap unit.
• Inisiatif dan tanggung jawab bawahan bisa dimotivasi, sehingga bawahan tidak hanya menunggu perintah atasan.
• Mendidik bawahan dan membuatnya berkembang, sehingga kelak bawahan bisa menerima tanggung jawab yang lebih besar.

4. Rentangan Kekuasaan

Rentangan kekuasaan dimaksudkan agar pemimpin bisa menentukan berapa jumlah bawahan atau anggotan yang tepat. Sehingga, proses mengawasi dan membimbing dapat berjalan dengan baik dan tepat.

5. Tingkat-tingkat Pengawasan

Tingkat pengawasan dilakukan untuk mempermudah komunikasi.

6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

Kesatuan perintah dan tanggung jawab atau unity of command and responsibility yaitu bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan yang memberinya perintah.

7. koordinasi

Koordinasi merupakan usaha untuk menggerakkan seluruh kegiatan dalam organisasi agar dapat memberikan hasil semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

Itu tadi ya prinsip sebuah organisasi menurut Drs. M. Manullang. Untuk lebih jelasnya, kamu bisa baca buku beliau, Dasar-dasar Manajemen.

Selain pendapat Drs. Manullang, berikut ini ada beberapa pendapat dari para ahli lainnya.

L. P. Alford dan Russel Beatty

Dalam tulisannya yang berjudul Principle of Industrial Management, L. P. Alford dan Russel Beatty (1951) mengatakan, ada 7 prinsip organisasi.

1. Prinsip tujuan atau principle of objective
2. Prinsip wewenang dan tanggung jawab atau principle of authority and responsibility
3. Prinsip wewenang pokok atau principle of ultimate authority
4. Prinsip penugasan kewajiban-kewajiban atau principle of assignment to duties
5. Prinsip definisi atau principle of definition
6. Prinsip kesamaan atau principle of homogeneity
7. Prinsip efektivitas organisasi atau principle of organization effectiveness

Henry Fayol

Ada 14 prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol, seperti yang dikutip oleh Huse dan Bowditch (1977). Berikut ini 14 prinsip organisasi,

1. Pembagian kerja atau division of work
2. Wewenang dan tanggung jawab atau authority and responsibility
3. Kesatuan perintah atau unity of command
4. Disiplin atau discipline
5. Kesatuan arah atau unity of direction
6. Kepentingan individu dibawah kepentingan umum atau subordination of individual interest to general interest
7. Gaji pegawai atau remuneration of personel
8. Sentralisasi atau centralization
9. Saluran jenjang atau scalar chain
10. Ketertiban atau order
11. Keadilan atau equity
12. Kestabilan masa kerja pegawai atau stability of tenure of personnel
13. Inisiatif atau initiative
14. Kesatuan jiwa korps atau esprit de corp

Selain tokoh di atas, kamu juga bisa mencari pendapat dari Prof. Dr. Sondang P. Siagian atau tokoh lainnya.

Penutup

Semoga sedikit informasi tentang prinsip dari organisasi ini dapat bermanfaat ya. Kamu bisa mempraktekkannya di kantor, sekolah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Sampai jumpa lagi 🙂

4. Setiap pemimpin unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya, merupakan ciri dari bentuk organisasi...

A. Staf

B. Lini

C. Fungsional

D. Garis dan staf

E. Fungsional dan garis

----------------------------------------------------------------------------

5. Pegawai lebih sulit untuk mengembangkan diri merupakan kekurangan dari bentuk organisasi ...

A. Staf

B. Lini

C. Fungsional

D. Garis dan staf

E. Fungsional dan garis

----------------------------------------------------------------------------

6. Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut :

1. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas

2. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan

3. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal

4. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

5. Mudah menerapkan konsep the right man on the right place.

Kelebihan dari bentuk organisasi fungsional ditunjukkan oleh nomor ...

A. 1, 2, dan 3

B. 1, 2, dan 4

C. 1, 2, dan 5

D. 1, 3, dan 4

E. 1, 3, dan 5

----------------------------------------------------------------------------

7. Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas adalah ciri dari bentuk organisasi ...

A. Staf

B. Lini

C. Fungsional

D. Garis dan staf

E. Fungsional dan garis

----------------------------------------------------------------------------

8. Pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas adalah salah satu ciri dari bentuk organisasi ...

A. Staf

B. Lini

C. Fungsional

D. Garis dan staf

E. Fungsional dan garis

----------------------------------------------------------------------------

9. Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan, merupakan salah satu kelebihan dari bentuk ...

A. Organisasi garis/lini

B. Jabatan struktural

C. Analisis jabatan

D. Organisasi fungsional

E. Organisasi garis dan staf

----------------------------------------------------------------------------

10. Rentang manajemen, koordinasi, dan tingkat pengawasan, merupakan bagian dari ...

A. Bentuk-bentuk organisasi

B. Prinsip pembagian kerja

C. Pengertian organisasi kantor

D. Pengertian struktur organisasi

E. Prinsip-prinsip organisasi kantor

----------------------------------------------------------------------------

11. Struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokan pekerjaan secara formal merupakan pengertian struktur organisasi menurut ...

A. Robbins

B. Ivancevich

C. Gibson

D. Mullins

E. Wagner III dan Hollenbeck

----------------------------------------------------------------------------

12. Pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Merupakan bentuk organisasi ...

A. Organisasi Garis/Lini

B. Organisasi Garis dan Staf

C. Organisasi Staf

D. Organisasi Fungsional

E. Organisasi Fungsional dan Garis

----------------------------------------------------------------------------

13. Dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Merupakan prinsip ...

A. Prinsip Perumusan Tujuan

B. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

C. Prinsip Pembagian Kerja

D. Rentang Manajemen

E. Tingkat Pengawasan

----------------------------------------------------------------------------

14. Usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Merupakan prinsip...

A. Prinsip Perumusan Tujuan

B. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

C. Prinsip Pembagian Kerja

D. Koordinasi

E. Tingkat Pengawasan

----------------------------------------------------------------------------

15. Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan. Merupakan kelemahan bentuk struktur organisasi...

A. Organisasi Garis/Lini

B. Organisasi Garis dan Staf

C. Organisasi Staf

D. Organisasi Fungsional dan Garis

E. Organisasi Fungsional

----------------------------------------------------------------------------

16. Secara etimologis, manajemen bersumber dari kata manus yang berarti ‘tangan’. Kata tersebut berasal daari bahasa ...

A. Italia

B. Latin

C. Yunani

D. Belanda

E. Sansekerta

----------------------------------------------------------------------------

17. Ahli yang berpendapat bahwa administrasi sama dengan manajemen adalah...

A. William H. Newman

B. Dalton E. McFarland

C. Ordway Tead

D. Henry Fayol

E. F.W.Taylor

----------------------------------------------------------------------------

18. Inti dari administrasi adalah ...

A. Organisasi

B. Manajemen

C. Komunikasi

D. Kepemimpinan

E. Pengambil keputusan

----------------------------------------------------------------------------

19. Inti dari manajemen adalah ...

A. Organisasi

B. Komunikasi

C. Administrasi

D. Kepemimpinan

E. Pengambil keputusan

----------------------------------------------------------------------------

20. Fungsi manajemen Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling dikemukakan oleh ...

A. Luther Gullick

B. Henry Fayol

C. George R. Terry

D. Kreitner

E. Koontz

----------------------------------------------------------------------------

21. Berikut ini yang merupakan fungsi manajemen menurut Henry Fayol adalah ...

A. Planning, organizing, leading, controlling

B. Planning, organizing, directing, controlling

C. Planning, organizing, staffing, leading, controlling

D. Planning, organizing, coordinating, commanding, controlling

E. Planning, organizing, coordinating, commanding, controlling, forecasting

----------------------------------------------------------------------------

22. Berikut ini yang bukan merupakan fungsi manajemen menurut Stoner dan Freeman adalah ..

A. Controlling

B. Organizing

C. Directing

D. Planning

E. Leading

----------------------------------------------------------------------------

23. Proses mengatur dan mengalokasi tugas-tugas, pekerjaan, wewenang, serta peran-peran termasuk koordinasi hubungan-hubungan antarbagian, baik secara vertikal maupun horizontal , dalam suatu struktur yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan disebut ...

A. Controlling

B. Organizing

C. Directing

D. Planning

E. Leading

----------------------------------------------------------------------------

24. Kegiatan memengaruhi atau menggerakkan perilaku anggota organisasi, baik secara individu maupun kelompok, dan mengarahkan mereka dalam pelaksanaan tugas-tugas agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien adalah pengertian dari fungsi manajemen ...

A. Controlling

B. Organizing

C. Directing

D. Planning

E. Leading

----------------------------------------------------------------------------

25. Proses pengukuran pelaksanaan kerja atau kinerja aktual dengan membandingkan hasil dengan standar organisasi dan tujuan serta mengambil tindakan korektif jika dibutuhkan merupakan pengertian dari fungsi manajemen ...

A. Controlling

B. Organizing

C. Directing

D. Planning

E. Leading

----------------------------------------------------------------------------

26. Alat-alat sarana yang berguna untuk melaksanakan manajemen secara efektif dan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan disebut ...

A. Man

B. Tools

C. Money

D. Machines

E. Methods

----------------------------------------------------------------------------

27. Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif pelayanan. Artinya, kantor tersebut menerapkan ...

A. Planning

B. Organizing

C. Sentralisasi

D. Desentralisasi

E. Dekonsentralisasi

----------------------------------------------------------------------------

28. Asas sentralisasi akan berjalan dengan baik dan lancar apabila memenuhi salah satu kriteria di bawah ini, yaitu ...

A. Beban kerja dibagikan secara rata

B. Prosedur diseragamkan

C. Pengawasan dilakukan dengan mudah

D. Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen yang mantap

E. Petugas pusat memahami permasalahan-permasalahan dan kebutuhan-kebutuhan unit kerja

----------------------------------------------------------------------------

29. Salah satu kelemahan dari asas sentralisasi adalah ...

A. Pengawasan mudah dilakukan

B. Prosedur lebih mudah dapat diseragamkan

C. Penggunaan alat dan perabot lebih hemat

D. Beban kerja dapat diadakan pembagian secara merata

E. Petugas dipusat belum tentu paham dengan kebutuhan-kebutuhan unit kerja

----------------------------------------------------------------------------

30. Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit tersebut. Merupakan kelebihan dari asas ...

A. Desentralisasi

B. Sentralisasi

C. Dekonsentralisasi

D. Planning

E. Organizing

----------------------------------------------------------------------------

31. Alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada dan biasa diletakkan di meja sekretaris, disebut ...

A. Baki/tray surat

B. Alat pembuka surat

C. Stapler

D. Stempel

E. Amplop

----------------------------------------------------------------------------

32. Cara pembuatan konsep dengan memusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan, disebut ...

A. Desentralisasi

B. Sentralisasi

C. Diskontinuisasi

D. Sosialisasi

E. Apersepsi

----------------------------------------------------------------------------

33. Benda yang merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani, disebut ...

A. Tray

B. Secretary desk file

C. Buku ekspedisi intern

D. Buku ekspedisi ekstern

E. Buku agenda berpasangan

----------------------------------------------------------------------------

34. Pengertian lembar disposisi adalah ...

A. Lembar isian yang mencatat instruksi dari pimpinan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima

B. Lembar isian yang mencatat surat masuk dan surat keluar

C. Lembar isian yang mencatat kearsipan

D. Lembar isian yang mencatat notulensi rapat

E. Lembar isian daftar hadir

----------------------------------------------------------------------------

35. Pemberian cap dinas pada surat diletakkan di sebelah ................ tanda tangan

A. Kanan

B. Kiri

C. Tengah

D. Antara

E. Ujung

----------------------------------------------------------------------------

36. Berikut yang BUKAN merupakan salah satu manfaat dari keberadaan sistem penyimpanan arsip adalah ...

A. Arsip tertata dengan rapi

B. Arsip tidak mudah hilang

C. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan

D. Mudah dalam melakukan penyusutan

E. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan

----------------------------------------------------------------------------

37. Kondisi ketika arsip dikelompokkan berdasarkan dari isi surat/permasalahan yang ada di surat dalam sistem penyimpanan arsip dikenal dengan istilah .....

A. Alphabetical filling system

B. Subjectical filling system

C. Numerical filling system

D. Chronological filling system

E. Geographical filling system

----------------------------------------------------------------------------

38. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama/orang/badan/organisasi disebut ...

A. Alphabetical filling system

B. Subjectical filling system

C. Numerical filling system

D. Chronological filling system

E. Geographical filling system

----------------------------------------------------------------------------

39. Pengelompokan arsip berdasarkan nama/orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode, disebut ...

A. Sistem abjad

B. Peraturan mengindeks

C. Daftar klasifikasi abjad

D. Jenis-jenis peralatan dalam sistem abjad

E. Jenis-jenis perlengkapan dalam sistem abjad

----------------------------------------------------------------------------

40. Di bawah ini yang BUKAN merupakan peralatan dan perlengakapan dalam sistem abjad adalah ...

A. Filling cabinet

B. Guide

C. Hanging folder

D. Alat sortir

E. Rak buku