Untuk Anda yang sedang ditugaskan atau sekarang ini memiliki kepentingan untuk membuat surat udangan resmi bahasa inggris, kali ini Jojonomic telah merangkum secara lengkap apa yang Anda butuhkan. Namun, pernahkah Anda mendapat surat undangan resmi bahasa inggris? Jika pernah apakah Anda memperhatikan ada apa saja isi didalam surat tersebut?
Nah pada artikel kali ini, Jojonomic tidak hanya memberikan contohnya saja, namun juga akan mengulas bagian-bagian apa saja yang harus berada pada surat undangan resmi bahasa inggris serta struktur pada surat tersebut. So untuk lebih jelasnya, simak terus artikel ini ya!
Jenis Surat Undangan
Sebelum Anda menulis undangan resmi dalam bahasa inggris, alangkah baiknya jika Anda mengetahui jenis surat yang umumnya sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Surat tersebut terdiri atas dua jenis, yakni surat resmi dan tidak resmi. Berikut adalah pengertian dan juga penjelasan dari keduanya:
Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi dalam rangka menyelenggarakan sebuah agenda atau kegiatan yang diadakan dengan mengundang perseorangan, kelompok, ataupun perusahaan lain. Karena surat undangan resmi bersangkutan dengan sebuah lembaga, perusahaan, atau instansi, maka harus disampaikan dengan menggunakan bahasa yang formal.
Selain itu, dalam penulisannya, surat undangan resmi juga harus mengikuti kaidah yang berlaku. Terdapat kaidah yang harus diperhatikan oleh penulis saat menulis surat undangan resmi salah satunya adalah harus menggunakan kalimat yang baku dan menggunakan EYD dengan benar. Ciri utama surat undangan resmi salah satunya adalah penggunaan kop surat.
Surat Undangan Tidak Resmi
Bila dilihat dari namanya, dapat diketahui bahwa surat undangan tidak resmi pasti berbeda dengan surat undangan resmi. Surat undangan tidak resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh seseorang atau individu dalam rangka mengundang atau mengajak orang lain untuk menghadiri acara pribadi yang diadakan olehnya, contohnya seperti surat undangan ulang tahun, surat undangan pernikahan dan lainnya.
Jadi dalam penulisannya, surat undangan tidak resmi tentu tidak sama dengan penulisan surat undangan resmi. Penulisan jenis surat undangan tidak resmi lebih luwes dan tidak terlalu dibatasi. Tetapi meskipun demikian, penulis harus tetap mengetahui etika yang baik ketika menuliskan surat undangan ini yaitu dengan menggunakan bahasa yang sopan dan santun.
Struktur dalam Surat Undangan Resmi Bahasa Inggris
Dalam membuat surat undagan resmi bahasa inggris ada beberapa hal yang perlu diperhaitikan. Nah berikut adalah beberapa struktur penting surat undangan resmi yang baik dan benar:
Kop Surat
Kop surat digunakan sebagai identitas resmi suatu instansi lembaga atau organisasi pengirim surat. Dalam kop surat umumnya tertulis nama lembaga instansi atau organisasi beserta logonya, alamat lengka dan kontak person yang dapat dihubungi. Dengan begitu, penerima undangan akan dapat dengan mudah mengetahui asal dari mana surat tersebut dikirim.
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Sering dilupakan dan sering berakibat fatal yang berujung pada penolakan surat. Oleh karena itu, dalam membuat surat jangan lupa untuk membubuhinya dengan tempat dan tanggal pembuatan surat (misal : Malang, 16 April 2020) pada bagian kanan atas setelah kop surat.
Nama Terang dan Pihak yang dituju
Pada bagian ini, cantumkan nama lengkap beserta alamat yang dituju. Hal ini penting di perhatikan untuk menghindari terjadinya salah kirim surat kealamat lain. Tulis saja seperti Kepada YTH Bapak/ibu Pimpinan Kantor X Di Tempat.
Isi Surat
Isi bagian keempat ini dengan maksud dan tujuan anda dalam menulis surat. Karena ini adalah surat undangan resmi maka sampaikanlah maksud anda untuk mengundang pihak terkait untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan atau acara yang dimaksud.
Waktu dan Tempat
Salah satu yang terpenting adalah mencantumkan waktu dan tempat pelaksanaan dalam isi surat, agar penerima surat undangan tidak kebingungan dan mengerti waktu dan tempat pelaksanaan acara (semisal undangan dalam bentuk penyelenggaraan acara).
Lampiran atau agenda
Beberapa surat resmi ada yang menggunakan, ada pula yang tidak mempergunakannya. Agenda biasanya digunakan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara yang akan diselenggarakan supaya penerima undangan bisa mempersiapkan atau pun mengetahui gambaran acara tersebut.
Stempel dan Tanda tangan
Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwasanya undangan tersebut dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan sebagai penguat kebenaran surat undangan tersebut.
Pihak-pihak yang Umumnya Menggunakan Undangan Resmi Bahasa Inggris
Sebelum memahami contoh surat undangan resmi bahasa inggris, penting untuk Anda sebelumnya memahami pihak-pihak yang menggunakannya:
Instansi Pemerintah
Pihak yang paling sering menggunakan surat undangan resmi adalah instansi pemerintah. Instansi inilah yang akan menyebarkan undangan resmi untuk kolega maupun pegawainya. Bahkan instansi pemerintah kerap menggunakannya untuk keperluan lain, seperti undangan pada instansi lainnya. Jika anda merupakan salah satu pegawai, di sinilah dibutuhkan contoh surat undangan.
Sekolah dan Kampus
Tidak hanya instansi pemerintahan, anda juga dapat menemukan surat undangan resmi di sekolah maupun kampus. Surat undangan resmi pada instansi pendidikan dapat diberikan para orang tua maupun guru dan dosen yang menjadi bagian dari sekolah. Penggunaan surat undangan resmi diwajibkan, agar menghormati setiap orang, termasuk wali murid.
Organisasi
Saat anda berkecimpung dalam dunia organisasi, maka bersentuhan dengan surat undangan resmi akan sangat sering terjadi. Umumnya, organisasi akan membuat surat undangan resmi untuk mengundang organisasi lainnya ataupun tamu-tamu dalam acara. Karena akan diberikan untuk orang lain, maka disinilah perlu membuat surat undangan yang baik dan benar.
Perusahaan
Berikutnya surat undangan resmi dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan. Tidak terbatas pada perusahaan jasa, namun juga dapat digunakan di perusahaan barang. Perusahaan akan membutuhkannya untuk mengundang karyawan maupun kolega perusahaan. Karenanya, surat undangan yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan dan resmi dengan tanda tangan asli.
Contoh Surat Undangan Resmi Bahasa Inggris
Berikut adalah berbagai contoh surat undangan resmi bahasa inggris yang dapat Anda contoh sesuai kebutuhan Anda:
Surat Undangan Rapat Dalam Bahasa Inggris
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Kota Medan Provinsi Sumatera UtaraJl. Pageran Diponegoro No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Ketika ingin mengundang rapat secara formal, kita biasanya membuat surat undangan rapat. Pembahasan kali ini akan memberikan contoh surat undangan rapat (meeting invitation) dalam Bahasa Inggris beserta artinya.
Langsung saja simak contoh-contohnya dibawah ini, ya!
Contoh 1
Jakarta, August 2, 2021
No. : 001/Berdikari/VIII/2021
Subject : Meeting Invitation
To : All the member of Berdikari Community
Dear Sir/Madam,
As the Independence Day on August 17 is coming close, our community will hold a celebrating event. It’s a part of our tradition to hold the Independence Day’s event as the socio-cultural community.
Regarding the matter, we would like to invite you to the member meeting which will be held on:
Day, date : Saturday, August 7, 2021
Time : 01.00 pm – 04.00 pm
Location : Grand Dhanur Meeting Hall
Agenda : Event planning and committee forming
We look forward for your presence. Thank you for your attention.
Sincerely,
Chairman of Berdikari Community
(signed)
Barata Yudha
Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:
Jakarta, 2 Agustus 2021
No. : 001/Berdikari/VIII/2021 Subjek : Undangan Rapat
Kepada : Seluruh anggota Komunitas Berdikari
Yth. Bapak/Ibu,
Dengan semakin dekatnya Hari Peringatan Kemerdekaan pada 17 Agustus, komunitas kita akan mengadakan acara perayaan. Ini adalah bagian dari tradisi kita untuk mengadakan acara di Hari Peringatan Kemerdekaan sebagai komunitas sosial budaya.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengundang Anda untuk hadir di rapat anggota yang akan diadakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 7 Agustus 2021 Waktu : 13.00 – 16.00 Tempat : Aula Pertemuan Grand Dhanur
Agenda : Perencanaan acara dan pembentukan panitia
Kami menanti kehadiran Anda. Terima kasih atas perhatiannya.
Dengan hormat,
Ketua Komunitas Berdikari
(ditandatangani)
Barata Yudha
Contoh 2
No. : 003/OSIS/Permata-Bangsa/VIII/2021
Subject : Student Council Final Board Meeting
Attachment: 1 page
To: All the member of Student Council of Permata Bangsa High School
With regards,
As the term of service of Student Council 2020/2021 period is coming to end, we would like to invite you to the Student Council Final Board Meeting. The meeting will be held on:
Date : August 9 – 11, 2021
Time : 08.00 am – 05.00 pm
Location : Permata Bangsa High School Meeting Hall
Agenda:
-
-
- Program and performance evaluation of Student Council 2020/2021 period
- Final report of Student Council 2020/2021 period
- Dismissal of Student Council 2020/2021 period
- Inauguration preparation of Student Council 2021/2022 period
-
The details of the Student Council Final Board Meeting schedule are attached on the next page. We look forward for your presence and participation on the meeting.
Thank you very much.
Jakarta, 3rd of August 2021
President of Student Council
(signed)
Daffa Hikayatus Shalih
Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:
No. : 003/OSIS/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subjek : Rapat Akhir Anggota OSIS Lampiran : 1 halaman
Kepada : Seluruh anggota OSIS SMA Permata Bangsa
Dengan hormat,
Dengan berakhirnya masa jabatan OSIS periode 2020/2021, kami bermaksud mengundang Anda pada Rapat Akhir Anggota OSIS. Rapat tersebut akan diadakan pada:
Tanggal : 9 – 11 Agustus 2021 Waktu : 08.00– 17.00
Tempat : Aula Pertemuan SMA Permata Bangsa
Agenda:
-
-
- Evaluasi program dan kinerja OSIS periode 2020/2021
- Laporan akhir OSIS periode 2020/2021
- Pembubaran OSIS periode 2020/2021
- Persiapan pelantikan OSIS periode 2021/2022
-
Rincian jadwal Rapat Akhir Anggota OSIS terlampir pada halaman selanjutnya. Kami menanti kehadiran dan partisipasi Anda pada rapat tersebut.
Terima kasih banyak.
Jakarta, 3 Agustus 2021
Presiden OSIS
(ditandatangani)
Daffa Hikayatus Shalih
Contoh 3
Jakarta, 4th of August 2021
Ref. Number : 05/Adm/Permata-Bangsa/VIII/2021
Subject : Parents Meeting
Attachment : –
To : Student parents of Permata Bangsa High School
Dear Sir/Madam,
In regard to final semester examination, we would like to invite you to the parents meeting. The meeting will be held on:
Day, date : Saturday, 14th of August 2021
Time : 09.00 am – 01.00 pm
Location : Each classroom of student
Agenda :
-
-
- Final semester examination briefing
- Grading system on the final semester examination
- Additional lesson for exam preparation
-
Your participation is really important for the smooth implementation of final semester examination. We look forward for your presence on the meeting. Thank you for your kind attention.
With regards,
Principal of Permata Bangsa High School
(signed)
Fajar Permana
Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:
Jakarta, 4 Agustus 2021
Nomor Surat : 05/Adm/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subjek : Rapat Orangtua Siswa Lampiran : –
Kepada : Orangtua siswa SMA Permata Bangsa
Yth. Bapak/Ibu,
Sehubungan dengan pelaksanaan ujian akhir semester, kami bermaksud mengundang Anda pada rapat orangtua siswa. Rapat tersebut akan diadakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 14 Agustus 2021 Waktu : 09.00 – 13.00
Tempat : Masing-masing kelas siswa
Agenda :
-
-
- Pengarahan tentang ujian akhir semester
- Sistem penilaian pada ujian akhir semester
- Pelajaran tambahan untuk persiapan ujian
-
Partisipasi Anda sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan ujian akhir semester. Kami menanti kehadiran Anda pada rapat tersebut. Terima kasih atas perhatiannya.
Dengan hormat,
Kepala Sekolah SMA Permata Bangsa
(ditandatangani)
Fajar Permana
Demikianlah contoh-contoh surat undangan rapat dalam Bahasa Inggris beserta artinya. Contoh surat undangan rapat ini bisa diterapkan pada berbagai kebutuhan. Baik rapat RT, rapat kantor, rapat komunitas, dan lain sebagainya.
Semoga informasi ini bermanfaat!