Cara menggunakan advance filter pada excel

Tutorial cara menggunakan advanced filter pada excel untuk memfilter data dengan banyak kriteria.

Excel Advanced Filter - Melakukan analisa data tidak lepas dari kegiatan memfilter data. Untuk urusan filter atau menyaring data microsoft excel sudah menyediakan fitur auto filter yang cara penggunaannya sudah dijelaskan pada bagian lain blog tutorial excel ini.

Selain autofilter, untuk kebutuhan memfilter data, microsoft excel juga menyediakan fitur advanced filter yang dapat digunakan untuk melakukan hal-hal tertentu yang tidak bisa dilakukan oleh fitur autofilter biasa. Misalnya melakukan filter dengan banyak kriteria serta memindahkan secara langsung secara otomatis hasil filter data ke range maupun sheet lain.

Pada tutorial excel kali ini akan diulas tentang bagaimana cara menggunakan fitur advanced filter pada excel ini.

• Langkah-Langkah Menggunakan Advanced Filter Excel
• Range Kriteria Pada Advanced Filter
• Logika And Dan Or Pada Range Kriteria
  1. Logika AND Advanced Filter
  2. Logika OR Advanced Filter
  3. Logika AND dan OR Advanced Filter

**File latihan bisa anda download pada bagian akhir pembahasan

Langkah-langkah Menggunakan Fitur Advanced Filter Excel

Untuk menggunakan advanced filter pada excel ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Siapkan tabel data sumber yang akan di filter dengan fitur advanced filter. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk data sumber ini:

   • Sebaiknya data ini memiliki header atau nama kolom yang unik dan berbeda antara kolom satu dengan yang lainnya pada tabel tersebut.
   • Pastikan tidak ada baris yang kosong pada tabel data tersebut.

   Akan lebih baik lagi jika Anda juga menerapkan format Table Excel pada sumber data untuk advanced filter ini.

   Untuk contoh saya akan menggunakan data tabel seperti pada gambar berikut:

   

2. Buatlah range kriteria yang akan kita gunakan sebagai acuan pemfilteran data.

   • Header atau judul kolom pada range kriteria ini harus sama persis dengan judul kolom yang bersesuaian pada tabel data yang akan kita terapkan filter.
   • Baris-baris berikutnya pada range kriteria merupakan kriteria filter yang akan kita gunakan.
   • Sel-sel yang sebaris pada range kriteria ini berlaku logika AND (Masing-masing kriteria yang sebaris harus terpenuhi)
   • Sedangkan sel-sel yang berbeda baris berlaku logika OR (Salah satu atau semua kriteria bisa dipenuhi)
   

   Penjelasan lebih lanjut tentang logika AND dan OR pada range kriteria advanced filter ini akan dijelaskan pada bagian ke-3 artikel tutorial excel ini.

3. Terapkan advanced filter dengan memilih menu advanced filter excel pada Tab Data--Group Sort & Filter--Pilih Advanced.

   

4. Atur parameter advanced filter pada advanced filter box yang muncul.

   
   • Action. Pilih Filter the list, in place untuk melakukan filter ditempat. Baris-baris yang tidak memnuhi kriteria akan disembunyikan. Pilih Copy the results to another location Jika bermaksud memindahkan hasil filter ke tempat lain.
   • List range:. Isi dengan sumber data atau tabel data yang akan difilter.
   • Criteria range:. Isi dengan range kriteria yang sudah kita buat sebelumnya.
   • Copy to:. Parameter ini aktif jika pada action kita pilih Copy the results to another location. Parameter ini diisi dengan range tempat hasil filter akan dipaste. Jika menggunakan paramter ini pastikan kolom-kolom pada range tempat mempaste hasil filter ini kosong. Sebab kolom-kolom tersebut akan otomatis dikosongkan dan diganti dengan hasil filter.
   • Unique records only. Parameter ini jika dicentang maka advanced filter hanya akan menampilkan aris-baris data yg bersifat unik dari hasil filter yang dilakukan. Salah satu fungsinya adalah untuk Menghapus Data Ganda (Duplikat) di Excel

5. Jika semua paramater telah selesai di sesuaikan klik Tombol OK pada advanced filter dialog box. Lihat hasilnya.

   

Langka-langkah diatas merupakan langkah standart untuk membuat atau menggunakan advanced filter pada excel. Pada prakteknya tentu akan lebih kompleks lagi, terutama bagaimana membuat range kriteria yang lebih rumit sesuai kebutuhan kita.

Kriteria Range Pada Advanced Filter

Kelebihan menggunakan advanced filter pada excel salah satunya terletak pada parameter criteria range. Filter data yang akan dilakukan diatur kriterianya pada bagian ini.

Untuk yang masih belum terbiasa menggunakan fitur advanced filter ini, bisa jadi akan kesulitan dalam mengatur range kriteria tersebut. Tidak ada jalan lain selain banyak mencoba dan praktek secara langsung untuk mendapatkan hasil-hasil filter data yang sesuai kebutuhan.

Selain menuliskan secara langsung nilai kriteria yang kita tentukan, pada kriteria range kita bisa menggunakan operator-operator perbandingan pada excel.

Untuk data numeric dan tanggal penggunaannya pada range kriteria advanced filter sebagai berikut:

• =500. Memfilter data yang berisi angka sama dengan 500.
• >500. Memfilter data yang berisi angka lebih dari 500.
• <500. Memfilter data yang berisi angka kurang dari 500.
• >=500. Memfilter data yang berisi angka lebih dari atau sama dengan 500.
• <=500. Memfilter data yang berisi angka kurang dari atau sama dengan 500.
• <>500, Memfilter data yang berisi angka tidak sama dengan 500

Pada contoh diatas advanced filter excel memfilter data kolom FEB untuk menampilkan baris-baris data yang memenuhi kriteria Kurang dari atau sama dengan 400.000.

Penggunaan operator perbandingan untuk teks berlaku seperti berikut:

• Teks ABC. Memfilter teks yang diawali dengan Teks ABC.
• ="=Teks ABC". Memfilter teks yang hanya berisi Teks ABC.
• <>Teks ABC. Memfilter teks yang isinya bukan Teks ABC.
• >Teks ABC. Memfilter teks yang secara urutan shortir setelah Teks ABC.
• <Teks ABC. Memfilter teks yang secara urutan shortir sebelum Teks ABC.

Selain menggunakan operator perbandingan, untuk data teks anda bisa menggunakan karakter wilcard (Asterisk (*), Question mark (?), Tilde (~)). Tanda asterik (*) mewakili banyak karakter, sedangkan tanda (?) tanya mewakili 1 karakter teks. Adapun tilde (~) digunakan jika pada teks terdapat tanda asterik (*) atau tanda tanya (?).>

Beberapa contoh range kriteria teks dengan wilcard karakter sebagai berikut:

• *Teks ABC*. Memfilter teks yang mengandung Teks ABC.
• Teks ABC???. Memfilter teks yang diawali dengan Teks ABC dan mengandung 3 karakter lain setelah Teks ABC.
• ?Teks ABC. Memfilter teks yang diawal satu karakter teks sembarang dan diikuti oleh Teks ABC
• Teks1*Teks2. Memfilter data teks yang diawali dengan Teks1 dan mengandung dengan Teks2 dibagian manapun dari teks.
• ="=Teks1*Teks2". Memfilter teks yang hanya diawali dengan Teks1 dan diakhir dengan Teks2
• ="=????". Hanya memfilter teks yang mengandung 4 karakter saja.

Logika AND dan OR Pada Kriteria Range Advanced Filter

Seperti yang dijelaskan pada point langkah-langkah nomor 2. Range kriteria yang sebaris berlaku logika AND sedangkan yang berbeda baris berlaku logika OR.

Pada bagian ini logika AND dan OR tersebut akan saya perjelas. Untuk memperjelas pengunaan logika AND dan OR pada advanced filter saya gunakan sumber data seperti pada gambar contoh berikut:

Logika AND Advanced Filter

Pada gambar berikut berlaku logika AND artinya kriteria yang sebaris harus dipenuhi dalam filter data.

Advanced filter excel pada gambar berikut memfilter data yang memenuhi kriteria kolom JAN lebih dari 300.000 dan kolom JUMLAH lebih dari 750.000

Logika OR Advanced Filter

Pada gambar berikut berlaku logika OR, artinya jika salah satu kriteria terpenuhi maka data akan diatampilkan pada hasil filter.

Advanced filter memfilter kolom JAN yang lebih dari 400.000 atau kolom Jumlah kurang dari 900.000

Logika AND dan OR Advanced Filter

Pada gambar berikut logika OR dan AND diberlakukan bersama. Advanced filter kolom Toko yang berisi teks "Toko Buah B" dan kolom JAN kurang dari 500.000 atau kolom Toko berisi teks "Toko Buah B" dan kolom FEB lebih dari 300.000.

File Latihan Advanced Filter

File latihan untuk pembahasan kali ini tersedia pada link di bawah ini :

Dropbox
GDrive

*Jika link mati / tidak dapat diakses silahkan lapor via kontak yang tersedia

Salam Kelas Excel.

OUR LATEST VIDEOS