Setiap pebisnis harus mengetahui cara menangani keluhan pelanggan yang tepat. Pasalnya, penanganan yang salah akan berakibat buruk bagi citra perusahaan. Konsumen sudah mengeluarkan sejumlah uang, tentu berharap mendapatkan value dari apa yang ia belanjakan. Tak jarang, ketika ekspektasinya tidak sesuai dengan kenyataan, maka akan mengajukan komplain. Show
Sigap dan terampil mengatasi keluhan merupakan skill penting yang harus selalu diasah. Poin paling utama adalah membuat pelanggan yang mengeluh tersebut merasa mendapat perhatian dan solusi, tanpa harus menjatuhkan citra perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara menangani keluhan pelanggan: 1. Mendengarkan dengan BaikSeseorang yang sedang merasa kecewa, pasti ingin lawan bicaranya mendengarkan keluhannya. Apabila kamu menunjukkan sikap tidak peduli atau justru mendengarkan sambil berlalu, justru akan membuat emosinya memuncak. Sebaiknya, sediakan waktu khusus. Jika perlu, ajak pelanggan tersebut duduk di tempat yang nyaman dan jauh dari orang lain agar bisa mengobrol lebih dalam. Suguhkan minuman sebagai compliment, sehingga suasana sedikit melunak. 2. Gali Informasi Secara MendetailAda kalanya, beberapa keluhan yang dilontarkan bukan karena produk atau layanan perusahaan yang salah. Beberapa kasus menunjukkan bahwa komplain terjadi akibat kurangnya pengetahuan pelanggan. Hal ini mengakibatkan munculnya ekspektasi yang salah pada produk tersebut. Oleh sebab itu, sangat penting untuk menggali informasi mendetail tentang penyebab munculnya komplain, agar mudah menemukan solusi yang paling tepat. Apabila memang komplain tersebut ternyata salah sasaran, berikan penjelasan dengan gaya informatif, bukan defensif. 3. Meminta MaafBerusahalah menempatkan diri pada posisi pelanggan yang merasa kecewa tersebut. Apabila kesalahan ada pada produk atau layanan, sudah sewajarnya jika mengucapkan permohonan maaf atas kekurangan tersebut. Namun, jika kesalahan ada pada pihak pelanggan pun, kamu sebaiknya meminta maaf karena kurang memberikan informasi sebelumnya. Ini merupakan cara membuat pelanggan merasa kamu berada di pihaknya dan siap memberikan solusi. Selain itu, emosinya akan turun dan keadaan tidak semakin keruh. 4. Fokus Pada Masalah dan Berikan SolusiHindari sikap hanya ingin membela diri. Sebaiknya segera petakan permasalahan yang pelanggan ajukan, kemudian fokus mencari solusi paling tepat untuk kedua belah pihak. Ajak pelanggan tersebut untuk mengungkapkan solusi versinya sendiri. Tidak harus selalu memenuhi semua tuntutan pelanggan jika memang itu bukan solusinya. 5. Mintalah Ulasan PositifSebenarnya, pebisnis bisa mengubah keluhan pelanggan menjadi media promosi yang efektif, asalkan caranya tepat. Penanganan komplain dengan sikap yang benar, responsif, dan memberikan solusi, bisa membuat pelanggan tersebut menjadi lebih menghargai. Kunci mengubah konsumen yang mengajukan keluhan, menjadi pelanggan setia yang puas adalah dengan berempati, tidak ketus, dan memberikan jalan keluar terbaik. Jika bersikap netral dan tidak defensif, pelanggan itu akan merasa dirinya berada pada sisi yang sama dengan kamu. Apabila masalah tersebut bisa selesai dengan baik, tak ada salahnya meminta ulasan positif darinya. Dorong agar ia menceritakan pengalaman menemukan jalan keluar atas keluhannya bersama kamu. Ulasan semacam ini akan menambah nilai positif perusahaan. Dengan melakukan cara menangani keluhan pelanggan ini, maka potensi memiliki konsumen loyal justru meningkat. Ingatlah bahwa, pelanggan yang mengeluh membutuhkan perhatian khusus. Oleh karena itu, empati adalah sikap yang paling tepat dalam menghadapinya. Cara menangani keluhan pelanggan yang tepat akan tetap mempertahankan kepuasan pelanggan kepada usaha kamu.
Komplain pelanggan adalah bagian tak terpisahkan dalam sebuah bisnis. Dimana ada layanan atas transaksi produk dan jasa, maka disana ada potensi komplain pelanggan. Komplain tidak selalu menjadi indikasi kalau produk, jasa, atau brand itu buruk. Namun, penanganan komplain bisa menjadi tolak ukurnya. Saat b erhasil menangani komplain dengan baik dan perusahaan belajar dari histori komplain, ini berdampak positif untuk perusahaan.Apa Penyebab Keluhan Pelanggan?Secara definisi, komplain atau keluhan pelanggan adalah ekspresi atau ungkapan ketidakpuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diterimanya. Keluhan ini bisa disampaikan secara lisan melalui telepon atau face to face, bisa juga tertulis melalui email, atau media sosial.Komplain bisa terjadi pada semua jenis bisnis. Baik itu bisnis online maupun offline, bisnis berskala rumahan dan UMKM, hingga korporasi besar. Ada beberapa hal yang bisa menyebabkan komplain pelanggan, yaitu : Kualitas ProdukKualitas produk adalah nadi sebuah bisnis. Jika Anda menjual produk berkualitas kurang baik atau di bawah standar, pelanggan akan kecewa dan berhenti membeli dari Anda.
Jika Anda ingin bisnis Anda berkembang dengan baik, cobalah untuk menawarkan produk berkualitas terbaik. Atau jika memang Anda tidak menjual produk original, jangan mengaku bahwa produk yang Anda jual adalah original. Layanan Pelanggan BurukKualitas layanan pelanggan harus sama baiknya dengan kualitas produk. Akan sia- sia jika Anda sudah menjual produk yang baik, tapi ternyata mempunyai kualitas pelayanan yang tidak baik. Perubahan Harga Tiba- tibaHarga adalah hal yang sensitif untuk banyak pelanggan. Perubahan harga yang tipis mungkin tidak terlalu memberikan efek. Namun jika Anda menaikkan harga dengan cukup signifikan tanpa perhitungan yang matang, ini akan sangat mengecewakan pelanggan. Fakta Unik tentang Komplain PelangganKomplain memang bukan hal yang menyenangkan. Tapi sebenarnya ada banyak pelajaran berharga yang bisa pebisnis ambil. 1. Tidak semua pelanggan yang kecewa akan menyampaikan komplainFaktanya, kekecewaan pelanggan tidak selalu berujung pada laporan komplain ke perusahaan. Ini bisa terjadi salah satunya karena karakteristik pelanggan yang memang cuek, sungkan, malas, atau takut. 2. Pelanggan yang tidak puas, tapi tidak komplain, akan jauh lebih berbahayaSelain mereka bisa menciptakan persepsi negatif secara ‘tidak terlihat’, mereka diam- diam juga beralih ke kompetitor Anda. 3. Mereka yang menyampaikan keluhan dan tidak dilayani dengan baik, cenderung berkoar- koarAnda masih bisa tenang jika pelanggan ini hanya ‘koar- koar’ hanya pada satu atau dua teman. Tapi Anda tidak pernah benar- benar bisa menebaknya. Terlebih di era media sosial seperti sekarang ini. Keluhan sekecil apapun bisa m uncul di media sosial. Jika ini sampai viral, penjualan Anda bisa berdampak signifikan.4. Pelanggan yang menyampaikan komplain dan berakhir puas, akan menjadi pelanggan setia AndaJika Anda berhasil menyelesaikan komplain pelanggan dengan baik, pelanggan akan merasa terbantu dan diperhatikan. Potensi mereka untuk lari ke kompetitor lebih kecil karena bisnis pelanggan menilai perusahaan mempunyai rasa tanggungjawab dan empati yang baik kepada pelanggan. Kepercayaan ini lah akan mendorong mereka untuk menjadi pelanggan setia Anda. Dari fakta ini, terlihat bahwa sebenarnya pelanggan yang menyampaikan komplain terhadap produk dan layanan yang kita berikan sebenarnya masih berharap agar Anda bisa melayani dengan lebih baik lagi. Anda tidak boleh menyia- nyiakan kesempatan ini, tentu saja. Menyikapi keluhan pelanggan dengan baik akan membuat keluhan ini berkontribusi positif terhadap bisnis. Ada beberapa sisi positif yang bisa kita ambil dari keluhan pelanggan ini : 1. Mengetahui Kekurangan Produk & JasaKeluhan pelanggan memberitahu kita bahwa ada celah kelemahan dalam produk dan jasa yang kita tawarkan ke pelanggan. Jika keluhan serupa sering terjadi, Anda harus segera melakukan perbaikan terhadap produk dan jasa Anda.
Manajemen komplain yang dijalankan dengan baik juga membantu kita untuk memahami kebutuhan pelanggan. Ini bisa menjadi acuan Anda saat akan melakukan inovasi produk sesuai kebutuhan pelanggan. 3. Meningkatkan kemampuan staf dalam penanganan komplainJika selama ini penanganan komplain tidak maksimal, artinya tim perlu berbenah. Tim perlu belajar agar bisa menangani keluhan pelanggan dengan lebih baik lagi. 4. Meningkatkan loyalitasSeperti yang diungkapkan tadi, keluhan yang ditangani dengan cerdas dan tepat akan meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap produk dan jasa yang Anda jual. Pelayanan Prima untuk Mengatasi Keluhan PelangganUntuk mendapatkan feedback positif dari komplain, kuncinya ada di penanganan komplain itu sendiri. Anda harus bisa menangani komplain dengan cepat, tepat, dan cerdas. 1. Jadilah Pendengar yang BaikPelanggan punya cara yang berbeda- beda dalam menyampaikan keluhan mereka. Ada yang berapi- api, ada yang melankolis. 2. Tunjukkan EmpatiKomplain tidak selalu berasal dari kesalahan produk dan layanan dari bisnis. Kadang ini bisa terjadi karena kelalaian customer, customer yang kurang teredukasi dengan fungsi dan cara kerja produk, atau hal non teknis lainnya.
Empati adalah hal yang penting untuk dikedepankan dalam penanganan komplain. 3. Berikan Solusi dengan Cerdas dan TepatSaat ‘berapi- api’ pelanggan mulai reda, cobalah untuk menawarkan beberapa solusi atas permasalahan yang mereka hadapi. Solusi ini harus bersifat win- win solution untuk Anda dan pelanggan. Anda tidak boleh memberi solusi yang sebenarnya hanya formalitas semata dan tidak menyelesaikan masalah pelanggan. Misalnya saja, Anda memberikan voucher diskon, tapi sebenarnya nilainya tidak masuk akal untuk pelanggan. Contohnya voucher diskon Rp 75.000 untuk minimal transaksi Rp 1.000.000. Solusi ini justru membuat pelanggan skeptis dan merasa Anda masih berusaha memanfaatkan momen y ang merugikan mereka. Sebaliknya, Anda bisa memberikan solusi yang lebih masuk akal. Misalnya saja, voucher diskon tanpa minimal order atau ganti baru secara gratis. A nda perlu membedakan antara penanangan komplain dan transaksi berjualan untuk meraih keuntungan. Jika komplain pelanggan berakhir dengan kepuasan, mereka pasti akan setia dengan bisnis ANda dan menghasilkan nilai yang lebih besar untuk bisnis Anda (jika Anda tetep keukeuh mau berhitung)4. Bertanggungjawab penuh terhadap komplainHindari lempar- lemparan tanggungjawab komplain dari satu staff ke staff lain. Ini akan membuat pelanggan Anda kesal dan merasa tidak dihargai. 5. Tindakan Ekstra untuk Mengobati Kecewa PelangganAnda mungkin sudah memberikan solusi untuk pelanggan seperti di poin #3, namun komplain tetap perlu di-closing kembali untuk memastikan bahwa customer benar- benar sudah puas dan terbantu. 6. Bersikap Luwes, Jangan KakuKomplain biasanya menimbulkan kepanikan. Sedikit panik tidak masalah, tapi jangan sampai ini membuat Anda menjadi kaku dalam menghadapi pelanggan. Manajemen komplain atau penanganan komplain tidak berhenti dengan menyelesaikan keluhan pelanggan saja. Anda perlu mencatat history komplain sebagai evaluasi berkala terhadap kualitas produk dan layanan Anda.
8. Miliki Tim yang Handal dalam Mengatasi KomplainTim tidak ahli dengan sendirinya dalam mengatasi komplain. Maka dari itu, pemilik bisnis perlu memfasilitasi mereka agar bisa menangani komplain dengan baik dan optimal. Beberapa hal yang bisa p emilik bisnis lakukan antara lain :
KesimpulanMengapa keluhan pelanggan perlu ditangani dengan baik? Panda yakin Anda sudah mendapatkan jawaban yang cukup jelas dari artikel itu.American Express Global Customer Service Barometer sendiri menyebut bahwa orang akan membagikan pengalaman tidak menyenangkan mereka terhadap sekitar 24 orang, tapi membagikan pengalaman baiknya hanya untuk 15 orang.Selain itu, 89 persen pelanggan akan beralih ke kompetitor saat mereka mendapatkan pelayanan buruk dalam penanganan komplain, seperti dilansir dari riset Harris Interactive. Komplain pelanggan memang bukan hal yang menyenangkan, tapi kita harus menanganinyadengan serius, cepat, dan tepat. Dengan penanganan yang cerdas, komplain ini bisa berubah dari masalah, menjadi aset yang kita maksimalkan dalam evaluasi produk dan layanan. Selain penanganan keluhan dengan tepat, jangan lupa juga untuk mempunyai data history komplain yang bisa menjadi bahan evaluasi dan analisa manajemen. Ini akan sangat bermanfaat untuk bisnis Anda dalam jangka panjang. Point penting lainnya, perusahaan perlu menerapkan Excellent Service dalam setiap lini bisnisnya. Manajemen komplain yang sejalan dengan excellent service akan menghasilkan kualitas pelayanan yang terbaik untuk setiap pelanggan. |