Apakah yang dimaksud dengan PENANGANAN surat masuk dan surat keluar

Table of Contents Show

Prosedur penanganan surat
Perlunya menggunakan konsep surat dalam persuratan
Peranan penting persetujuan pimpinan
Penggunaan teknologi dalam memudahkan persuratan
Jawaban dalam penerapan kecanggihan teknologi
Kesimpulan:
Video yang berhubungan

pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.

2.2.1 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman Wursanto, 1991: 113. Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu Wursanto, 1991: 113: 1. Surat Penting Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. 2. Surat Rutin Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama. 3. Surat Rahasia Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan orang yang bersangkutan yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat. 4. Surat Pribadi Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formalnya.

2.2.2 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain Wursanto, 1991: 46.

2.2.3 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan Herijanto, 1994: 104. Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto 1994: 105, prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas- aktivitas sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat  Mengumpulkan surat masuk yang diterima.  Meneliti ketetapan alamat surat. 2. Pensortiran Surat  Memisahkan surat ke dalam surat dinas rutin, penting atau rahasia maupun surat pribadi.  Menyortir berdasarkan tujuannya. 3. Pembukaan Surat  Membaca surat dinas rutin, penting atau rahasia.  Memeriksa lampiran-lampiran.  Membubuhkan sampel agenda. 4. Pengagendaan Surat Masuk  Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk. 5. Pengklasifikasian Surat  Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat. 6. Pendistribusian Surat  Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.  Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang paling penting sampai kurang penting.  Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan.

2.2.4 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Perusahaan memiliki prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang berbeda-beda dan memiliki ketentuan masing-masing dari setiap perusahaan tersebut. Dalam melakukan prosedur atau aturan surat tersebut menjadikan proses surat menyurat perusahaan berbeda-beda sesuai dengan peraturan yang ada pada perusahaan tersebut.

Surat keluar dan surat masuk yang dimiliki oleh perusahaan menjadi alasan utama mengapa setiap perusahaan memiliki prosedur atau penanganan surat masuk dan keluar. Aturan-aturan untuk menjalankan dan melakukan proses persuratan bertujuan agar surat yang dibuat dapat memiliki persetujuan dari pimpinan atau pihak terkait.

Proses persetujuan yang ada pada perusahaan memiliki peranan penting karena akan mempengaruhi kelanjutan surat yang ada pada perusahaan. Surat yang memiliki persetujuan dapat dilanjutkan atau diteruskan dalam pemrosesannya.

Prosedur penanganan surat

Prosedur penanganan surat yang dimiliki tidak hanya penanganan surat masuk atau surat keluar eksternal tetapi juga surat masuk dan surat keluar internal yang selalu membutuhkan persetujuan dari pimpinan. Dalam menangani proses persuratan tersebut, pegawai administrasi persuratan harus mampu menjalankan persuratan sesuai dengan prosedur atau tata cara dalam melakukan proses surat menyurat yang ada pada perusahaan tersebut.

Dalam menangani permasalahan surat menyurat yang ada pada perusahaan, penanganan masalah haruslah sesuai dengan tata cara menangani surat keluar dan surat masuk. Penanganan surat yang harus dilakukan harus sesuai dengan alur atau proses persuratan yang ada. Oleh sebab itu diciptakannya prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan.

Masalah persuratan perusahaan tidak hanya mengenai masalah persuratan eksternal yang menyangkut atau berhubungan dengan pihak lain dari perusahaan, tetapi juga menyangkut dan berhubungan dengan permasalahan internal perusahaan itu sendiri. Dengan adanya hubungan kerjasama dengan pihak eksternal tentunya membutuhkan surat keluar yang ditujukan kepada perusahaan terkait dalam menjalankan urusan persuratan mereka.

Perlunya menggunakan konsep surat dalam persuratan

Dalam menjalankan proses persuratan kepada pihak lain, surat keluar juga membutuhkan konsep persuratan dimana konsep tersebut akan memudahkan dalam melakukan pembuatan surat. Sehingga akan meminimalisir kesalahan pada surat dan akan menjadikan surat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut. Dengan adanya konsep surat keluar pada perusahaan menjadikan proses surat menyurat akan lebih mudah dilakukan karena sudah memiliki konsep yang mudah untuk ditiru.

Konsep surat menjadikan proses persuratan akan mudah dilakukan dan akan mengurangi kesalahan dalam pembuatan surat dan akan mengurangi revisi surat dari pimpinan. Sehingga konsep surat memudahkan pegawai administrasi dalam melakukan persuratan yang ada pada perusahaan mereka. Konsep surat keluar yang dimiliki memudahkan dalam pengurusan surat yang ada pada persuratan dalam memberikan surat keluar pada perusahaan lain.

Konsep surat keluar yang dimiliki tidak terlepas dari penggunaan prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan tersebut. Prosedur penanganan surat sangat penting dilakukan agar surat tidak salah dan tepat sesuai dengan konsep surat yang ada pada perusahaan tersebut.

Setelah menulis surat sesuai dengan konsep surat dari perusahaan, surat diajukan kepada pimpinan dan meminta persetujuan surat keluar yang harus dilakukan dan disetujui oleh atasan atau pihak bersangkutan sehingga surat tersebut mendapatkan surat persetujuan keluar dari pimpinan.

Peranan penting persetujuan pimpinan

Persetujuan pimpinan wajib dilakukan untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut layak atau sesuai dengan konsep atau tujuan dari pembuatan surat tersebut. Selain itu, hal ini juga dapat mengetahui apakah surat tersebut perlu dilakukan revisi surat dan menjadikan surat tersebut dapat sesuai dengan konsep persuratan yang ada pada perusahaan tersebut.

Kesalahan pada surat keluar akan berdampak besar karena hal ini akan mempengaruhi kredibilitas dari perusahaan tersebut serta kepercayaan perusahaan tersebut dengan perusahaan yang kita miliki. Oleh sebab itu penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan dengan baik dan tepat untuk memberikan atau mempertahankan rasa percaya perusahaan lain terhadap perusahaan yang kita miliki.

Penggunaan teknologi dalam memudahkan persuratan

Oleh karena banyak faktor mengenai hal-hal yang harus dilakukan saat pembuatan surat keluar dan meminta persetujuan dari pimpinan atas surat keluar, dan semua hal tersebut memiliki proses atau alur yang sangat panjang. Oleh sebab itu dengan penggunaan serta pemanfaatan teknologi dengan baik menjadikan urusan persuratan ini lebih mudah dan sederhana dilakukan.

Pemanfaatan teknologi tersebut adalah dengan penggunaan aplikasi berbasis web yang dapat diakses dengan mudah dan mampu memberikan kemudahan dengan pengaksesan secara web dan penggunaan aplikasi sehingga dapat diakses dan digunakan kapan saja dan dimana saja sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Aplikasi persuratan yang memudahkan dalam membuat surat karena memiliki fitur persuratan berupa pembuatan konsep surat yang akan mudah dilakukan oleh pegawai administrasi dalam pembuatan surat. konsep surat ini juga dapat disesuaikan dengan konsep dari perusahaan tersebut. Memiliki fitur konsep surat menjadikan urusan dan pembuatan surat lebih cepat dilakukan.

Jawaban dalam penerapan kecanggihan teknologi

Dengan penggunaan aplikasi persuratan dapat mengetahui keberadaan surat, serta dapat dengan mudah menyesuaikan dimana letak keberadaan surat tersebut. Aplikasi persuratan yang mampu memberikan fasilitas-fasilitas atau kemudahan tersebut adalah aplikasi persuratan SIPAS yang merupakan aplikasi pengelolaan arsip surat yang akan memudahkan serta memberikan banyak penyajian yang membantu pekerjaan surat menyurat.

Aplikasi SIPAS akan memudahkan membuat konsep surat keluar yang diberikan kepada pihak atau perusahaan lain. Pada persuratan perusahaan akan mampu memberikan berbagai kemudahan dan keefektifan pembuatan surat. Perusahaan yang menggunakan aplikasi SIPAS dalam penerapan persuratan mereka akan memiliki proses persuratan seperti proses yang dilakukan secara manual oleh pegawai administrasi.

Saat penggunaan aplikasi SIPAS, surat yang disetujui oleh pimpinan akan dilakukan scanning dan penyimpanan pada aplikasi SIPAS dan memberikan surat tersebut kepada staf pencatatan ekspedisi untuk dilakukan pencatatan sebelum dikirim ke pihak lain. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada perusahaan lain dan mengubah status surat menjadi status ekspedisi.

Kemudahan yang ditawarkan oleh aplikasi SIPAS menjadikan aplikasi ini banyak diterapkan pada urusan persuratan perusahaan atau instansi baik instansi pemerintahan atau instansi swasta. Bagi perusahaan anda jika menginginkan menerapkan SIPAS, maka dapat request proposal pada laman berikut.

Kesimpulan:

Prosedur penanganan surat masuk dan keluar penting dilakukan untuk menangani surat masuk dan surat masuk yang ada pada perusahaan
Pengurusan surat tidak hanya melibatkan proses surat masuk tetapi juga menangani surat keluar
Dalam membuat surat keluar yang ditujukan kepada pihak lain harus menggunakan konsep surat dalam pembuatannya
Konsep surat memudahkan dalam pembuatan surat dan menjadikan proses persuratan lebih mudah dan efektif
Surat keluar memerlukan persetujuan pimpinan untuk diberikan kepada pihak lain
Proses pembuatan surat keluar yang rumit dan panjang menjadikan proses persuratan harus berubah menjadi proses yang lebih efektif
Dengan perubahan tersebut menjadikan perubahan pada prosesnya dan memberikan teknologi untuk berperan
Dalam penerapan teknologi masalah persuratan menggunakan aplikasi dalam penerapannya
Aplikasi persuratan yang dipakai adalah aplikasi SIPAS yang menjadikan kemudahan dalam pembuatan surat keluar dan diberikan kepada pihak luar dari perusahaan