Penjelasan:
Prosedur Menerima Telepon Masuk
Tata cara menerima telepon
1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan;
2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya;
3. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
4. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita.
5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut.
6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.
7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
8. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal.
9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya?
10. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.
11. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.
13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.
14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome), serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan.
15. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.
Liputan6.com, Jakarta Ketika sedang menelepon seseorang, Anda harus memperhatikan etika menelepon yang baik dan benar. Jangan sampai Anda menyinggung perasaan orang yang Anda telepon hanya karena melupakan etika bertelepon yang baik. Meskipun Anda tidak bermaksud untuk menyinggung lawan bicara Anda. Dilansir dari laman magforwomen.com, Rabu (15/3/2017), begini etika menelepon seseorang dengan baik dan benar.
1. Katakan “Halo!”
Mengatakan “Halo!” adalah sebuah kewajiban dan etika dalam mengawali pembicaraan dalam telepon. Jangan patahkan etika yang satu ini.
2. Jangan menanyakan “Siapa ini?” pada penerima telepon
Anda yang menelepon, maka Anda pula yang harus mengatakan siapa Anda dan dengan siapa Anda ingin berbicara. Jangan malah melakukan hal sebaliknya.
3. Sebutkan nama orang yang Anda telepon
Jika Anda mengenal suara si penerima telepon, maka Anda dapat menyapanya dengan menyebutkan namanya. Hal ini membuat pembicaraan menjadi lebih santai dan tidak kaku.
4. Jangan berbicara keras-keras
Berbicara di telepon tidak perlu dengan nada yang tinggi dan suara yang keras. Berbicaralah dengan nada dan intonasi yang diperlukan dan sopan.
5. Pikirkan apa yang akan Anda katakan sebelum menelepon
Sebelum menelepon, pastikan Anda mengetahui tujuan Anda menelepon. Jangan sampai Anda masih bingung apa yang ingin Anda lakukan setelah menelepon.
6. Jangan memotong saat lawan bicara Anda sedang bicara
Saat lawan bicara Anda sedang berbicara, dengarkan sampai ia selesai dan jangan memotong pembicaraan. Hal ini merupakan etika menelepon yang baik.
Odilia Hana Santoso
Kita semua pasti pernah berada di dalam situasi yang mana kita ingin mengakhiri percakapan, namun kita bingung bagaimana cara melakukannya tanpa terlihat tidak sopan atau terlihat tidak tertarik. Pada akhirnya, kita tetap melanjutkan percakapannya walaupun kita tidak menginginkannya. Sebenarnya, ada beberapa frasa dan ungkapan yang bisa kita gunakan untuk mengakhiri percakapan dengan baik dan benar. Kali ini kita akan mempelajari frasa dan ungkapan tersebut dalam bahasa Inggris.
Sebelum melihat ungkapannya, kita harus mengetahui terlebih dahulu bahwa cara mengakhiri percakapan itu tergantung konteks dan situasinya. Mengakhiri percakapan dengan seseorang di sebuah pesta berbeda dengan mengakhiri percakapan di tempat kerja. Begitu juga cara mengakhiri percakapan tatap muka yang berbeda dengan cara mengakhiri percakakapan lewat telepon.
Selain itu, cara mengakhiri percakapan juga tergantung dari hubungan kita dengan lawan bicara kita, apakah kita sudah mengenalnya dengan lama, baru bertemu dengannya, atau memiliki hubungan profesional dengannya, dan sebagainya. Pada intinya, kita benar-benar harus melihat di mana percakapan terjadi dan dengan siapa kita sedang bercakap untuk memilih cara menyelesaikan percakapannya.
Ending an Informal Conversation
Di bawah ini adalah beberapa ungkapan bahasa Inggris yang bisa digunakan untuk mengakhiri informal conversation atau percakapan tidak formal. Ungkapan-ungkapan ini biasanya ditujukan kepada orang yang sudah kita kenal:
- I’ve gotta run. (Aku harus pergi)
- I have to head out. (Aku harus pergi)
- I’m gonna go. (Aku harus pergi)
- I’m off (Aku pergi)
- I’m out (Aku pergi)
Sedangkan untuk mengatakan selamat tinggal atau “goodbye” dalam situasi tidak formal, kita bisa menggunakan frasa berikut ini:
- Catch ya later. (Sampai bertemu lagi)
- Check ya later. (Sampai bertemu lagi)
- Later! (Sampai bertemu lagi!)
- Peace! (Sampai jumpa!)
- Peace out! (Sampai jumpa!)
Contoh percakapan:
A: Well, it was nice talking to you, but I have to head out. (Senang berbicara denganmu, tetapi aku harus pergi)
B: Oh okay. Catch ya later! (Oh oke. Sampai jumpa!)
A: Later! (Sampai jumpa!)
Ending a Formal Conversation
Cara mengakhiri percakapan formal tergantung dari lokasi percakapan terjadi dan siapa lawan bicara kita. Walaupun demikian, ada beberapa frasa ucapan selamat tinggal dalam bahasa Inggris yang bisa kita pakai ketika mengakhiri percakapan formal. Frasa-frasa tersebut di antara adalah:
- (Selamat tinggal)
- (Selamat tinggal)
- Take care! (Selamat tinggal)
- Have a nice day. (Semoga hari Anda menyenangkan)
- Have a good day. (Semoga hari Anda menyenangkan)
- Have a good one. (Semoga hari Anda menyenangkan)
- See you later. (Sampai jumpa lagi)
- See you soon. (Sampai jumpa lagi)
Di bawah ini adalah beberapa contoh ungkapan dalam bahasa Inggris untuk mengakhiri percakapan bisnis formal:
- I really appreciate you taking the time to speak with me. Have a fantastic rest of your day, and I will look for your follow up. (Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu Anda untuk berbicara dengan saya. Semoga hari Anda menyenangkan, dan saya akan menunggu follow up dari Anda)
- I would like get you the answer to your questions as soon as possible, but I have got to go now. Please look for my email by the end of the week. (Saya ingin menjawab pertanyaan Anda segera mungkin tetapi saya harus pergi sekarang. Mohon periksa surel dari saya sebelum minggu ini berakhir)
- Your ideas sounds promising. I cannot wait to see them in action. In the meantime, you have probably got a lot on your plate, so I will let you get to them. (Ide Anda terdengar menjanjikan. Saya tidak sabar melihat realisasinya. Sementara itu, Anda mungkin memiliki banyak pekerjaan, jadi saya akan membiarkan Anda kembali mengerjakan pekerjaan Anda)
“Anyway, I will let you get back to…”
Ungkapan “anyway, I will let you get back to…” adalah ungkapan untuk mengakhiri percakapan jika lawan bicara kita sedang melakukan sesuatu ketika kita berbicara dengannya. Ungkapan ini bisa digunakan baik dalam situasi formal maupun tidak formal. Contoh:
- Well, it was good talking to you. I’ll let you get back to your work. (Senang berbicara denganmu. Silakan lanjutkan lagi pekerjaanmu)
- Anyway, it was good seeing you. Now I’ll let you get back to your yoga. (Senang bertemu denganmu. Silakan lanjutkan lagi yogamu)
- Well, I know you are busy. I will let you get back to your work. (Saya tahu Anda sedang sibuk. Silakan lanjutkan lagi pekerjaan Anda)
Contoh percakapan:
A: Anyway, it was nice talking to you. I’ll let you get back to your shopping. (Senang berbicara dneganmu. Silakan lanjutkan lagi belanjanya)
B: Okay, it was nice talking to you too. Take care! (Oke, aku juga senang berbicara denganmu. Sampai jumpa!)
A: Take care! (Sampai jumpa!)
Using “Transitional” Words
Dari contoh-contoh di atas, kita mungkin menyadari bahwa penggunaan “well” dan “anyway” cukup sering muncul. “Well”, “anyway”, “hey”, dan kata-kata “penghubung” lainnya bisa digunakan untuk mengenalkan akhir dari percakapan. Kata-kata ini juga berperan untuk membuat percakapan terdengar lebih mengalir. Kata-kata ini bisa digunakan baik dalam konteks formal atau tidak formal.
Contoh percakapan formal:
A: Anyway, I have had such a nice time talking to you, but I don’t want to keep you because I know you are busy. (Saya senang berbicara dengan Anda, tetapi saya tidak ingin menahan Anda karena saya tahu Anda sibuk)
B: That’s ok. Nice talking to you too. (Tidak apa-apa. Saya juga senang berbicara dengan Anda)
A: Well, have a good day! (Semoga hari Anda menyenangkan!)
B: Thanks, you too. (Terima kasih, semoga hari Anda juga menyenangkan)
Contoh percakapan tidak formal:
A: Hey, I’ve gotta run. Good talking to you. (Hei aku harus pergi. Senang berbicara denganmu)
B: Ok. Bye. (Oke. Selamat tinggal)
A: Bye! (Selamat tinggal!)
Ending a Phone Conversation
Untuk mengakhiri percakapan lewat telepon, kita bisa memakai ungkapan-ungkapan di bawah ini:
- It sounds like we have covered everything we needed to, so I will let you go. Thank you for speaking with me. (Sepertinya kita telah membicarakan semuanya yang ingin kita bicarakan, jadi saya tidak akan menahan Anda. Terima kasih telah berbicara dengan saya)
- I have got another call in a couple minutes. Thank you so much for speaking with me, and I will talk to you again later. (Saya memiliki panggilan lain beberapa menit lagi. Terima kasih telah berbicara dnegan saya, dan saya akan berbicara dengan Anda lagi nanti)
- I can’t believe it’s already [time]. I’m sure you have got a lot of things on your agenda, so I’ll let you get back to them. Let me know if there is anything else I can do for you. (Saya tidak percaya sekarang sudah pukul [pukul]. Saya yakin Anda mempunyai banyak hal dalam agenda Anda, jadi saya akan biarkan Anda melakukannya. Beri tahu saya jika ada hal lainnya yang bisa saya lakukan untuk Anda). Contoh: I can’t believe it’s already two. I’m sure that you have got a lot of things on your agenda, so I’ll let you get back to them. Let me know if there is anything else I can do for you. (Saya tidak percaya sekarang sudah pukul dua. Saya yakin Anda mempunyai banyak hal dalam agenda Anda, jadi saya akan biarkan Anda melakukannya. Beri tahu saya jika ada hal lainnya yang bisa saya lakukan untuk Anda)
- My battery is pretty low, so I’m going to hop off. Talk to you later. Bye! (Baterai aku hampir habis, jadi aku harus pergi. Aku akan berbicara denganmu lagi nanti. Selamat tinggal!)
Ending a Conversation at Parties or Networking Events
Ketika kita sedang berada di sebuah acara, seperti di dalam pesta atau acara lainnya, gunakanlah ungkapan-ungkapan di bawah ini untuk mengakhiri percakapan:
- I’ve got to go find my friends. (Saya harus pergi mencari teman saya)
- Please excuse me, I’m going to make a quick restroom trip. It was great meeting you. (Permisi, saya ingin ke toilet. Senang bertemu dengan Anda)
- I just have to head to the bathroom. I’ll run into you later maybe. (Aku harus pergi ke toilet. Mungkin kita akan berbicara lagi nanti)
- Well, I’m going to go grab another drink. It was lovely meeting you. (Saya akan mengambil minuman lagi. Senang bertemu dengan Anda)
- Anyway, I’ve had a great time talking to you, but I just saw someone I’ve been meaning to catch up with. (Saya senang berbicara dengan Anda, tetapi saya baru saja melihat seseorang yang ingin sekali saya temui)
- If you’ll excuse me, I am going to go say hi to a friend. It was really nice meeting you. (Permisi, saya akan menyapa teman saya. Senang bertemu dengan Anda)
Ending a Conversation in the Office
Contoh ungkapan berikut ini bisa dipakai untuk mengakhiri percakapan dengan kolega di kantor.
- Anyway, I have got to head back to my desk and work on [name of project]. Let’s catch up later! (Aku harus kembali lagi ke mejaku dan mengerjakan [nama proyek]. Mari kita lanjutkan nanti!). Contoh: Anyway, I have got to head back to my desk and work on the SAKTI project. Let’s catch up later. (Aku harus kembali lagi ke mejaku dan mengerjakan proyek SAKTI. Mari kita lanjutkan nanti!)
- Well, I know that you have got a crazy schedule, so I will let you get back to it. (Aku tahu kamu punya jadwal yang sibuk, jadi akan aku biarkan kamu melanjutkannya)
- I would love to hear about your work when we have got more time, so let’s talk later. (Aku ingin mendengar tentang pekerjaan kamu ketika kita memiliki lebih banyak waktu, jadi mari kita bicara lagi nanti)
Using a Reason to Finish the Conversation
Perhatikan bahwa sebagian besar contoh ungkapan untuk mengakhiri percakapan yang telah kita lihat di atas menyebutkan alasan mengapa percakapan harus berakhir. Mengungkapkan alasan mengapa kita ingin percakapan selesai adalah strategi yang bagus untuk mengakhiri percakapan. Berikut adalah contoh lainnya mengakhiri percakapan dengan menyertakan alasan:
- Well, it was good talking with you, but I gotta pick up my kid. (Aku senang berbicara dengan kamu, tetapi aku harus menjemput anakku)
- It was good running into you, but I’m sorry I cannot talk longer because I am actually on my way to meet my client. (Menyenangkan bertemu kamu di sini, tetapi maaf aku tidak bisa berbicara lebih lama karena aku sebenarnya dalam perjalanan bertemu klienku)
- Anyway, I have got to finish up my work before 5, so let’s talk more at dinner. (Aku harus menyelesaikan pekerjaanku sebelum pukul 5, jadi mari kita berbicara panjang lebar saat makan malam)
Itulah tadi cara menyelesaikan percakapan dalam bahasa Inggris. Semoga setelah membaca artikel ini kita tidak akan kebingungan lagi dalam mengakhiri percakapan.