Menata ruang kerja kantor terkadang menjadi tantangan tersendiri bagi para pekerja. Bukan tanpa alasan, sepertiga waktu para karyawan adalah di kantor sehingga sangat penting berada dalam ruangan yang nyaman agar bisa bekerja lebih maksimal. Memiliki ruang kerja yang nyaman adalah idaman setiap karyawan. Tak jarang proses mendekorasi ruangan kerja bisa menghabiskan waktu, pikiran, dan tenaga untuk mendapatkan tata ruang yang tepat. Kenyamanan ruang kerja memang sangat penting karena sebagian besar waktu para karyawan dihabiskan di sini. Semakin ideal suasana yang tercipta di ruang kerja, produktivitas karyawan pun bisa semakin tinggi. Hasil pekerjaan otomatis menjadi semakin optimal. 10 Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menata Ruang KantorJika Anda bingung bagaimana cara menata ruang kerja kantor, beberapa tips berikut ini bisa Anda terapkan untuk mendapatkan ruang kantor yang nyaman: Ada sebagian ruang kantor yang dirancang dengan sangat kaku dan monoton, baik dari segi tata letak, warna furnitur, dan hal-hal lainnya. Dalam hal ini, atasan dengan tegas menerapkan aturan-aturan yang baku dan tidak berpihak kepada karyawan. Padahal, keputusan tersebut dapat memengaruhi semangat kerja karyawan. Fleksibilitas sangat penting untuk menciptakan dinamika dalam bekerja. Jika terlalu dikekang, karyawan justru akan merasa tak dipercaya sehingga tidak maksimal dalam memberikan performa terbaiknya. Bahkan, dengan fleksibilitas tersebut, karyawan dapat melakukan improvisasi dan bukan tidak mungkin menciptakan hasil karya yang luar biasa. Baca juga: 5 Tips Agar Karyawan Tetap Produktif Saat Kerja di Rumah Sangat penting untuk mendesain ruang kantor sesuai dengan budaya perusahaan. Misalnya, apakah biasanya interaksi yang terjadi di antara sesama karyawan bersifat informal atau sebaliknya? Hal itu pula yang perlu diterapkan ketika sedang menyusun ruang kantor. Pastikan ada sudut khusus yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut. Ada pula orang yang membangun sebuah ruang khusus di kantor padahal tidak pernah dipergunakan. Ini tentu sebuah pemborosan. Oleh karena itu, sebelum telanjur membuang uang untuk membangun atau memperbaiki sesuatu yang tidak bermanfaat maksimal, lebih baik lakukan pengamatan dan analisis kebutuhan terlebih dahulu. Dengan demikian, Anda tahu apa saja yang harus dilakukan. Pernahkah Anda berpikir bahwa baik secara langsung maupun tidak langsung, ruang kantor mampu memengaruhi karakter penghuninya. Hal ini tidak mustahil terjadi mengingat karyawan menghabiskan waktu cukup lama di tempat yang sama. Karena itu, sangat penting memastikan cara penataan ruang kantor benar-benar ditangani dengan maksimal. Salah satu contohnya, jika menginginkan para karyawan dapat lebih terbuka dan mengembangkan ide-idenya, ciptakan desain ruang kantor yang unik atau out of the box. Jadi, penataan ruangan tidak semata-mata hanya untuk kepentingan estetika, tetapi mengusung misi tersembunyi, yaitu menajamkan karakter orang-orang yang beraktivitas di dalamnya. Perlu diketahui, ruang kantor adalah salah satu elemen yang dapat disulap sehingga dapat mencerminkan visi perusahaan. Melalui penataan ruang kantor, para klien dapat melihat tujuan atau visi yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan. Salah satu contohnya, jika perusahaan bergerak di bidang makanan sehat, di area perusahaan tersebut juga harus ada kantin yang menjual makanan sehat. Metode ini akan memberikan banyak keuntungan. Bukan hanya membuat para karyawan semakin menghidupi nilai-nilai perusahaan, tetapi juga sebagai bukti eksistensi perusahaan. Sebaliknya, akan sangat aneh seandainya penataan ruang kantor sendiri bertolak belakang dengan visi tersebut. Meja adalah salah satu komponen yang paling penting di ruang kerja karena di sanalah Anda meletakkan berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan. Pastikan posisi meja kerja berada di tempat yang paling pas dengan ruangan kantor. Selain alat tulis kantor dan monitor komputer, ada baiknya juga meletakkan foto keluarga di meja kerja. Foto keluarga di meja kerja bisa membuat mood kerja Anda menjadi lebih baik sepanjang hari. Foto tersebut akan memotivasi Anda untuk terus bekerja lebih baik dan berprestasi di tempat kerja. Selain penempatan meja yang tepat, cara menata ruang kerja kantor juga pasti melibatkan kursi kerja Anda. Di kursi kerja inilah Anda akan duduk selama bekerja di kantor sehingga dibutuhkan sebuah kursi kerja yang cukup nyaman. Akan lebih baik bila kursi kerja yang Anda gunakan cukup empuk dan bisa menopang pungggung dengan baik. Selain itu, usahakan kursi tersebut bisa diatur ketinggiannya sesuai dengan postur tubuh Anda dan juga posisi meja kerja. Baca juga: Kurang Fokus Dalam Bekerja, Lakukan Tips Ini Untuk Jaga Konsentrasi Memasang wallpaper di dinding adalah salah satu cara menata ruang kerja kantor yang sangat efektif untuk membuat suasana ruangan menjadi lebih menarik. Ruangan kerja tidak harus kaku dan membosankan, Anda bisa memasang wallpaper dengan warna-warna unik. Warna-warna wallpaper ini bisa juga membuat semangat bekerja menjadi lebih baik lho. Untuk membuktikannya, Anda bisa mencobanya sekarang. Tata cahaya ruangan adalah faktor penting dalam dekorasi ruang kerja di kantor. Dengan pencahayaan ruang kerja yang baik, seorang karyawan bisa bekerja lebih optimal dan tidak mudah mengantuk. Terkadang ada perusahaan yang meminimalisir penggunaan lampu untuk menghemat biaya listrik. Namun, hal ini justru bisa mengurangi produktivitas para karyawan lho. Bila memungkinkan, memanfaatkan cahaya matahari dari luar akan membantu pencahayaan ruangan. Namun, bila hal itu tidak membantu maka Anda harus memasang lampu untuk mendapatkan penerangan yang memadai di ruangan tersebut. Cara menata ruangan kerja kantor berikutnya yang bisa kita lakukan adalah dengan mengatur ketinggian monitor sesuai dengan tinggi mata. Tidak sedikit orang yang menyepelekan hal ini, namun jika ketinggian monitor tidak sesuai maka bisa mengakibatkan sakit pada leher Anda. Ruangan kerja yang rapih tentu akan berpengaruh pada mood orang yang berada di dalamnya. Bayangkan bila ruangan kerja Anda berantakan, tentu akan membuat stress. Letakkan barang-barang sesuai pada tempatnya. Misalnya penempatan alat tulis kantor. Ketika Anda menggunakannya, pastikan Anda mengembalikannya ke tempat semula. Menata ruangan kerja agar selalu rapih memang sebuah tantangan dan banyak karyawan yang tidak bisa melakukannya. Namun, menata ruangan dengan baik akan membantu seseorang lebih produktif dan teratur. Baca juga: 10 Cara Meningkatkan Rasa Percaya Diri di Tempat Kerja Penutup Nah, jika Anda memiliki office space di Jakarta, beberapa tips cara menata ruang kerja kantor di atas bisa dilakukan supaya suasana menjadi lebih menyenangkan. Apabila Anda tidak ingin menghabiskan banyak biaya untuk membayar segala penataan tersebut, ada alternatif lain yang bisa ditempuh. Anda dapat memilih menggunakan kantor virtual sehingga tidak perlu dipusingkan lagi dengan urusan menata ruang kantor. Selain praktis, menggunakan virtual office juga tetap terlihat profesional di mata klien. Nah, apakah Anda ingin mencobanya?
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Menurut George Terry yang dimaksud pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200). Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117). Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman dan leluasa serta bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk sarana para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana, penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan pekerjaan tersebut. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut. Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
Dalam menyusun tataruang perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan syarat yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadikan pedoman adalah:
Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi kantor ialah :
1) Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat asas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Asas tersebut adalah: Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus,suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek–pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek.
Suatu tata ruang yang terbaik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat–alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan–urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat yang ditaruh berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya., tidak ada gerak mundur atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah.
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. 2) Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus. b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian. c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek. d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya. g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan. h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya. i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas. Tata ruang kantor dapat dibedakan dalam 2 macam, yaitu: a. Tata ruang kantor terpisah. Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibuat pemisah buatan. Konsep kantor konvensional/terpisah banyak menggunakan dinding permanen yang secara tidak langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi. b. Tata ruang kantor yang terbuka Menurut susunan Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka. konsep kantor terbuka menurut Quible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya. Brydone (2002) menjelaskan konsep ini dapat meningkatkan kerja sama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka, sehingga produktivitas pekerjaan administrasi meningkat. Wah (1998) juga menyebutkan bahwa desain ini dapat mendorong proses kreatif yang diharapkan dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal yang bersifat kreatif. Dengan berbagai kelebihannya konsep ini telah digunakan oleh lebih dari dua pertiga kantor di dunia. Dan yang menggabungkan konsep konvensional dengan konsep terbuka (Myerson, 2005). Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga perlu mendapat perhatian. Menurut Quible (2001), ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep terbuka antara lain: a) Penggunaan dinding permanen yang minim. b) Penempatan masing-masing unit kerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing pekerjaan. c) Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai lainnya. d) AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan. e) Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai. Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka a. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai. b. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai. c. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara. d. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya. Menurut Quible (2001), beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
Kelemahannya konsep ini antara lain :
Pengertian tataruang sendiri adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak. Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya diketahui hubungan satuan yang melaksanakan tatausaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya. Demikian pula hendaknya diperhatikan sifat pekerjaan itu. Ini perlu untuk menentukan letak ada beberapa pedoman sebagai berikut: a. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh ditempat yang mudah di datangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-satuan yang lainnya, misalnya:pada dinas pemerintahan misalnya suatu bagian yang mengurus tentang perizinan.tempat yang mudah di datangi biasanya dibagian terdepan gedung agar mengurangi gangguan publik tehadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk. b. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokkan pada satu tempat. Terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. c. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi tersebut hendaknya diberi tempat ditengah-tengah, sehingga satuan-satuan yang lainnya dapat mudah menghubunginya.misalnya:bagian yang bertugas menerima dan mengirim segenap surat dari suatu perusahaan. d. Satuan yang tugas pekerjaannya berifat sangat gaduh, misalnya sebuah percetakan hendaknya djauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan. Pedoman tersebut diatas dalam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan. Misalnya saja suatu seksi produksi yang merupakan satuan pusat harus di tempatkan ditengah-tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat gaduh. Kantor yang mengurus tugas reproduksi itu dapat tetap ditengah-tengah gedung, hanya mesin-mesinnya yang benar-benar melakukan pekerjaan warkat-warkat ditaruh di tempat lain yang tidak mengganggu bagian-bagian lainnya. Teknik-teknik untuk mencapai tata ruang yang baik: 1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. 2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris. 3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm 4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm 5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya. Teknik-teknik untuk tata ruang yang baik tersebut tentu saja tidak berlaku mutlak bagi semua kantor, karena bagaimanapun setiap kantor mempunyai tataruangnya masing-masing sesuai dengan kondisi dan kebutuhan ruangan. Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya: a. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut. b. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya. c. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut. d. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut. e. Penerangan atau pencahayaan yang baik. f. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai. g. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan. Dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai dengan kebutuhan. 2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat. 3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai 4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi. Untuk mencegah kekeliruan dan pengamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut baik pada gambar maupun pada benda yang sebenarnya. Dengan demikian sewaktu memindah perobat kedalam ruangan, pelakasanaannya berjalan tertib dan beres Sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tataruang kantor misalnya setiap satu tahun sekali. Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan kantor atau organisasi yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut, peninjauan kembali merupakan suatu keharusan. Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor ialah:
II.3 Penyusunan Perabot II.3.A Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut : 1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung. 2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu. 3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja. 4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik. II.3.B Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor Setelah ditentukan letak sesuatu kantor dan macamnya, tinggalah menyusun perabot kantor (meja,lemari,dan lain-lainnya) pada letak yang tepat menurut susunan yang efisien.teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang terbaik itu ialah seperti berikut: a. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama. Ini akan mengurangi kemungkinan para pegawai sering-sering mengobrol atau memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya b. Pada tataruang yang terbuka, susunan meja-meja it dapat terdiri atas beberapa baris c. Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya selebar 80 cm. e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan dibelakang para pegawainya. Karena di situ akan lebih mudah dalam mengawasi pegawainya. f. Paa tataruang terbuka dimana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan seorang pejabat maka mereka akan ditempatkan disekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas kelompok itu g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberika tempat yang banyak memperoleh penerangan cahaya. Ini demi kesehatan matanya dan kesempurnaan hasil kerjanya h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar ditempatkan dipojok yang tidak sering dilalui orang-orang, kalau perlu dapat dibuatkan pedengan dari kaca. Misalnya pegawai yang bertugas tersebut adalah kasir, dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang ada di bawah tanggung jawabnya i. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh didekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu j. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil sebaiknya ditaruh didekat jendela, sehingga gema suara mesinnya dapat langsung terbuang keluar ruangan k. Pagawai-pegawai yang sering berhubugan dengan public atau dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Dengan begitu oaring-orang yang harus menghubunginya tidak harus mondar-mandir melewati meja-meja dan tidak mengganggu pegawai-pegawai lainnya l. Meja yang mamuat ala-alat yang banyak menghasilkan getaran, misalnya mesin hitung, tidak boleh menmel pada tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh ruangan m. Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang, sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya n. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuatan kamar tamu sendiri o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli Karena sifat pekerjaannya bener-benar membutuhkan ruangan tersendiri, dapatlah dibuatkan ruangan pribadi II.4 Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor II.4.A Pengertian Lingkungan Kerja Fisik Lingkungan kerja merupakan salah satu penyebab dari keberhasilan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tetapi juga dapat menyebabkan suatu kegagalan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, karena lingkungan kerja dapat mempengaruhi pekerja, terutama lingkungan kerja yang bersifat psikologis. Sedangkan pengaruhnya itu sendiri dapat bersifat positif dan dapat bersifat negatif. Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142). Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183). Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi. II.4.B Unsur-unsur Lingkungan Kerja Fisik Lingkungan kerja fisik merupakan salah satu penyebab dari keberhasilan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tetapi juga dapat menyebabkan suatu kegagalan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, karena lingkungan kerja dapat mempengaruhi pekerja, terutama lingkungan kerja yang bersifat psikologis, sedangkan pengaruh itu sendiri dapat bersifat positif dan dapat pula bersifat negatif. Menurut Anoraga dan Widiyanti (2001) kondisi lingkungan kerja fisik meliputi aspek-aspek sebagai berikut : 1) Pertukaran udara, yaitu agar setiap ruang diberi ventilasi yang cukup supaya karyawan merasa nyaman saat bekerja. 2) Penerangan yang cukup, untuk pekerjaan yang memerlukan ketelitian maka diperlukan penerangan yang cukup dan tidak menyilaukan. 3) Kebisingan, lingkungan kerja yang ramai dapat mengganggu konsentrasi dalam melaksanakan pekerjaan. Tiffin dan Mc Cormick (Trianasari, 2005) mengemukakan beberapa aspek lingkungan kerja fisik yaitu : 1) Peralatan kerja, perlengkapan yang tersedia merupakan komponen yang menunjang aktivitas kerja. 2) Sirkulasi udara, sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan sangat diperlukan terutama jika didalam ruangan yang penuh dengan pegawai. 3) Penerangan atau pencahayaan, fasilitas penerangan dalam ruangan yang cukup memadai akan mendukung kelancaran dalam bekerja. 4) Kebisingan atau suara gaduh, bising yang ada dalam lingkungan kerja akan mengganggu konsentrasi. 5) Tata ruang kerja, penataan, pewarnaan dan kebersihan setiap ruangan akan berpengaruh terhadap karyawan pada saat melakukan pekerjaan. II.4.C Faktor-faktor lingkungan kerja fisik Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya. Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut : 1) Pewarnaan Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut. Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putih, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan. Sistem penerangan yang mempergunakan dinding atau sebagai pembaur sinar, kembali dapat mempengaruhi warna yang dipergunakan dalam ruangan kerja karyawan, sehingga dapat menimbulkan penerangan yang baik di dalam ruangan kerja tersebut. 2) Penerangan Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan. Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan, walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses produksi. Disamping faktor penerangan, faktor-faktor lain juga harus diperhatikan. 3) Udara Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan. Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di bawah 21°C untuk menekan kelembaban. 4) Suara bising Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun. Kemampuan perusahaan di dalam menyediakan dana untuk keperluan pengendalian suara bising tersebut, juga merupakan salah satu faktor yang menentukan pilihan cara pengendalian suara bising dalam suatu perusahaan. Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti: a) Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis. b) Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut. c) Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass. Lebih baik menggunakan musik, musik merupakan salah satu untuk meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam. 5) Ruang gerak Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan. Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian ruang gerak di dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik, dan begitu juga sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan mengakibatkan pemborosan biaya. II.4.D Persyaratan lingkungan fisik Kantor Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut: a. Kebersihan Lingkungan kerja yang bersih akan membuat seseorang pekerja bekerja dengan senang dan lebih bersemangat. Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya. b. Luas Ruang Kantor Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi). c. Suhu Udara Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16°C. d. Ventilasi Sirkulasi udara yang baik akan memberikan kesegaran fisik kepada para pekerja, sehingga semangat dan gairah kerja muncul. Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja. e. Penerangan Cahaya Penerangan dalam suatu lingkungan kerja ditentukan oleh tingkat intensitas cahaya. Penerangan lingkungan kerja harus diatur cukup dan sesuai dengan karakteristik pekerjaan yang sedang dilakukan. Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja. f. Fasilitas Kesehatan Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya. g. Fasilitas Cuci Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya. h. Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. i. Tempat Pakaian Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah. j. Tempat Duduk Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki. k. Lantai, Gang, Dan Tangga Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar. l. Mesin Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih. m. Beban Berat Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan. n. Pertolongan Pertama Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja. o. Penjagaan Kebakaran Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm. p. Pemberitauan Kecelakaan Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib. II.4.E Pentingnya Lingkungan fisik kantor a. Mempengaruhi kesehatan pegawai Pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan. b. Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor
Penerangan yang jelek mengakibatkan kesalahan–kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan,
dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997). PENUTUP III.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Tata Ruang mempunyai pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja karyawan. Perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat meningkatkan kinerja karyawan diantaranya yaitu faktor tata ruang kantor. Tata ruang yang baik sangat penting diperhatikan oleh perusahaan karena mempunyai pengaruh terhadap kinerja karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Makalah ini membahas tentang lingkungan fisik tata ruang kantor yang memberikan dampak positif bagi peningkatan kinerja karyawan. Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan. III.2 Saran Perusahaan dalam menyusun tata ruang kantor harus memperhatikan jenis pekerjaan, jumlah karyawan, arus kerja dan kebutuhan setiap karyawan karena semua merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan dan berkelanjutan. Kondisi lingkungan kerja yang baik dapat memberikan pengaruh positif terhadap psikologis karyawan sehingga karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dan berprestasi dalam melakukan pekerjaannya. DAFTAR PUSTAKA Moekijat. 1997. Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju. Sudarmayati, Dra. 1992. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran, Bandung: Ilham Jaya. The Liang Gie. 1981. Manajemen Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta. http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/tata-ruang-kantor-dan-lingkungan-fisik.html http://buahsirsak.blogspot.com/2009/11/lingkungan-kantor.html http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-tata-ruang-kantor/ . |