Ada beberapa tahapan penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik antara lain

Tahapan Pengelolaan Arsip Elektronik Menurut ANRI

Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses pengendalian Arsip Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan. Arsip elektronik atau sering dikenal dengan arsip digital merupakan arsip yang sudah diubah dari bentuk fisik atau lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.

1. Pembuatan dan Penerimaan Arsip Elektronik

Pembuatan Arsip Elektronik adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi instansi. Sedangkan jika penerimaan arsip elektronik adalah merupakan kegiatan menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.

1. Penggunaan Arsip Elektronik

Penggunaan Arsip Elektronik menjamin ketersediaan, pengolahan dan penyajian Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal atau kepentingan publik.

1. Penyimpanan Arsip Elektronik

1. Pemeliharaan dan Alih Media Arsip Elektronik

Pemeliharaan Arsip Elektronik merupakan kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip

1. Penyusutan Arsip Elektronik

Penyusutan Arsip Elektronik dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA atau klasifikasi yag sesuai dengan peraturan perusahaan atau Lembaga

1. Akuisisi Arsip Elektronik

Pelaksanaan akuisisi Arsip Elektronik harus dituangkan dalam berita acara serah terima dan daftar Arsip usul serah

1. Deskripsi dan Pengolahan Arsip Elektronik

Deskripsi Arsip Elektronik sebagaimana dimaksud dalam dilakukan dengan ketentuan:

• dimulai dari informasi yang bersifat umum ke khusus;
• memuat informasi yang relevan dengan level deskripsi yang sedang dikerjakan;
• tidak mengulang informasi; dan
• memberikan indikasi keterkaitan antar level deskripsi.

Preservasi Digital dilakukan untuk menjamin integritas, aksesibilitas dan fungsionalitas Arsip Elektronik, Preservasi Digital dilaksanakan melalui:

• menyeleksi dan testing software maupun hardware;
• menggunakan format data non-proprietary atau opensource;
• mengelola metadata dengan baik;
• mendokumentasikan pelaksanaan Preservasi Digital
• melakukan verifikasi terhadap integritas Arsip Elektronik.

1. Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik

Akses dan pemanfaatan Arsip Elektronik dilakukan melalui proses penelusuran dan publikasi Arsip

Penciptaan Arsip ElektronikPenciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu dengan penciptaan secara elektronik atau otomasi dan penciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan secarae lektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah komputer. Penciptaan arsip elektronik dengan tranformasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsipelektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungiarsip konvensional itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjagakeotentikan arsip elektronikyang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal danruang simpan yangbesar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakandalam digitalisasi adalahpada tahapan pembuatan daftar arsip elektronik karenakesalahan dalam penulisanmetadata arsip elektronik berakibat arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya.Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik yangmelalui beberapa tahapan sebagai berikut :
1.Tahapan Pemilihan 
2.Tahapan Pemindaian
3.Tahapan Penyesuaian
4.Tahapan Pendaftaran
5.Tahapan Berita Acara
a.  Tahapan PemilihanPemilihan arsip konvensional foto dilakukan berdasarkan waktu,kegunaan, informasi,dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berartiarsip dipilih denganmempertimbangkan tahun pengolahan arsip, pemilihan dapatdilakukan dari yang palingmuda yaitu dari tahun pengolahan terakhir atau yang paling tua yaitu dari tahunpengolahan awal. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih denganmempertimbangkan sering dan tidaknya arsip tersebut digunakan,pemilihan berdasarkankegunaan lebih mudah karena memang adalah yang sebaiknyadipilih dari yang palingsering digunakan dan terakhir adalah yang jarang digunakan.Pemilihan berdasarkaninformasi berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan contentyang terkandung didalam arsip itu sendiri, semakin penting isi dari arsip adalahseharunya semakin cepatarsip tersebut dipilih untuk didigitalisasi. Yang terakhir pemilihanarsip berdasarkanpenyelamatan berarti arsip dipilih dengan melihat kondisiarsip, semakin burukkondisinya maka seharusnya adalah semakin cepat arsip tersebutdiselamatkan dengandigitalisasi.
b.      Tahapan PemindaianSetelah selesai melaukan pemilihan arsip yang akandidigitalisasikan maka tahapselanjutnya adalah mulai melakukan proses pemindaian. Prinsippemindaian adalah arsiphanya boleh dikenakan pemindaian satu kali saja, sehingga prosespemindaian harusdilakukan secara cermat dan tepat dan dilakukan dengan tujuanuntuk mendapatkanmaster arsip elektronik. Pemindaian dilakukan dengan tetapmemberikan ruang (whitearea) dari batas tepi arsip. Sebelum melakukan pemindaian,terlebih dahulu dilakukanpenyesuaian hasil keluaran dari mesin pemindai sesuai denganhasil yang diharapkanyaitu master arsip elektronik maka mesin pemindai diset pada resolusi 600 dpi dan formatfile TIF tanpa kompresi. Besar file hasil satu kali pemindaian padaarsip konvensionalfoto ukuran 10R adalah berkisar antara 50 – 100 Megabyte (MB)sehingga diperlukanruang simpan sementara dalam hal ini adalah Harddisk komputerkerja yang cukup besar.Jika rata-rata besar file hasil pemindaian adalah 50 MB maka untuk 100 arsip maka ruangsimpan yang dibutuhkan adalah sebesar 50 x 100 = 5000 MB = 5Gigabyte (GB). Jikajumlah arsip yang didigitalisasi adalah 1000 lembar maka ruangsimpan yang dibutuhkanadalah 50 GB, ruang yang cukup besar mengingat kapasitasharddisk terkecil di pasaransaat ini adalah sebesar 40 GB dan kapasitas terbesar adalah 200GB. Sehingga dapatdikatakan bahwa kapasitas harddisk yang ada saat ini hanyamampu menampung hasildigitalisasi dengan resolusi 600 dpi dan format TIF tanpakompresi sebanyak 4000 lembar arsip, jumlah yang sangat sedikitjika dibandingkan dengan volume arsip yangdihasilkan. c.       Tahapan PenyesuaianNama file hasil proses pemindaian biasanya adalah nama defaultpemberian mesin yaitutergantung dengan mesin pemindai yang digunakan. Salah satu namayang umum adalah“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urutan pemindaian.Nama file tersebuttidaklah mencerminkan isi dari arsipnya sehingga perlu dilakukanpenggantian nama.Pemberian nama file tersebut mengikuti jenis arsip, fond arsip,nomor urut daftar, nomorurut arsip dalam daftar, dan nomor urut lembar arsip dalam satu nomor urut arsip. d.      Tahapan PendaftaranPada tahap ini setelah nama-nama file hasil pemindaian disesuaikandengan arsip aslinyamaka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Padadaftar yang dibuatdicantumkan informasi-informasi tentang nomor urut arsipdisesuaikan nomor urut arsippada daftar pertelaan arsip (DPA), deskripsi arsip yang sama dengandeskripsi arsip padaDPA, nama file arsip elektronik tanpa ekstensi karena ekstensinyaselalu TIF, besarukuran file dalam byte, tanggal dan waktu penciptaan arsipelektronik dengan penulisantanggal secara lengkap tanggal, bulan, dan tahun, dan penulisanwaktu dengan jam:menit.Informasi lain adalah besar ukuran pixel file hasil digitalisasi dankedalaman warnanya,judul tempat simpan permanen, dan terakhir nomor uruttempat simpan permanen.Informasi-informasi tersebut di atas diperlukan untuk menjaminkeaslian dari arsipelektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuansehingga salah satuciri arsip yang baik yaitu asli atau autentik dapat tercapai. e.       Tahapan Berita AcaraPada tahapan berita acara dilakukan pembuatan beritaacara digitalisasi arsipkonvensional ke dalam arsip elektronik. Tahapan berita acaramencantumkan namapenanggung jawab pelaksanaan digitalisasi dan legalisasi daripejabat yang berwenang,jenis perangkat keras yang digunakan detail dari jenis komputeryang digunakan sampaidengan type mesin pemindai, perangkat lunak dari prosespemindaian, penyesuaian,sampai dengan pemberian judul media simpan permanen, saranatunjuk silang ke arsipkonvensional, dan terakhir adalah resolusi yang digunakan. f.       Pemilihan Media DigitalisasiSalah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karenaketepatan pemilihanmedia penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian dimanapemilihan mediapenyimpanan tersebut mengacu pada kriteria tertentu. Salah satucara sederhana dalammelakukan pemilihan media penyimpanan adalah denganmempertimbangkan periodeakses penggunaan arsip elektronik tersebut. Arsip elektronik yang sering digunakan makaadalah tepat jika disimpan dalam media yang memiliki kecepatanakses seperti hard disk,untuk arsip elektronik yang tidak terlalu sering digunakan mediapenyimpanan yang tepatadalah dari jenis optical disk seperti CD maupun DVD, sedangkanarsip elektronik yangtidak atau jarang sekali digunakan, penggunaan magnetic media yangbersifat sequentialseperti microfilm atau zip disk adalah yang sesuai. g.      Kriteria Pemilihan Media.Cara pemilihan media penyimpanan secara mudah seperti di atasbukan satu-satunya carayang tepat tetapi lebih dimaksudkan untuk mempersempitpemilihan media tergantungdengan jenis arsip elektroniknya. Cara lain adalah denganmempertimbangkan enamkriteria pemilihan media penyimpanan yaitu :ƒLongevity (ketahanan simpan)ƒCapacity (kapasitas ruang)ƒViability (pengenalan kesalahan)ƒObselescence (kemudahan di pasaran)ƒCost (harga)ƒSusceptibility (ketahanan pemakaian)·         Longevity.Media penyimpanan harus memiliki longevity yaitu daya tahan ataukemampuan untuktetap baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan.Semakin lama daya tahansuatu media dapat disimpan dalam lemari penyimpanan makamakin baik pula nilailongevitynya. Batas suatu media dikatakan baik adalah apabilamedia tersebut dapatdisimpan sekurang-kurangnya selama 10 tahun, jika kurangdari waktu itu makadikatakan kurang baik, dan jika mampu bertahan lebih dari 10tahun bukan merupakannilai lebih karena bisa jadi media tersebut sudah tidak tersedia lagi di pasaran umum.·         Capacity.Media penyimpanan harus memiliki capacity yaitu kemampuanuntuk menyimpandengan kapasitas ruang simpan yang besar. Semakin besar ruangsimpan yang dapatdisediakan suatu media maka semakin baik pula media tersebut.Tidak ada ukuran bakubahwa media penyimpanan dengan ukuran sekian adalah baik atauburuk, karena sifatmedia itu sendiri yang selalu bertambah ukuran ruangsimpannya sesuai denganperkembangan teknologi penyimpanan. Sehingga ukuran ruangsimpan adalah relativedengan membandingkan antara media simpan yang ada di pasaran saat itu.·         Viability.Viability adalah kemampun suatu media untuk melakukanpengecekan secara mandiriterhadap kesalahan dalam penulisan maupun pembacaan dari danke media tersebut.Kemampuan mendeteksi kesalahan khususnya pada saatmelakukan penulisan padamedia tersebut merupakan fasilitas yang dibutuhkan mengingat fungsi dari media tersebutadalah sebagai sarana backup arsip yang merupakan dokumendengan nilai kesejarahan,sehingga kesalahan dalam penulisan dalam media yang tidakmemiliki kemampuanmendeteksi kesalahan merupakan kerugian besar, yaitu resikokehilangan arsip itusendiri.·         Obselescence.Adalah ketersediaan media penyimpanan tersebut ada atau tidak dipasaran atau apakahmedia tersebut gampang didapatkan pada saat itu maupunnantinya pada tahun-tahunkemudian. Batasan suatu media dikatakan memiliki obselescenceyang baik adalah jikamedia tersebut mudah di dapatkan minimal sampai dengan 10tahun kemudian. Jikakurang dari itu harus segera melakukan pergantian mediapenyimpanan yangmenggunakan teknologi lebih baru.·         Cost.Mudah dipahami, pemilihan media harusmempertimbangkan apakah mediapenyimpanan tersebut murah dengan pengertian perbandingankapasitas dengan biayayang harus dikeluarkan adalah ringan. Bisa jadi harga suatu mediaadalah murah namunjika memiliki kapasitas yang kecil maka biaya untuk media tersebutadalah mahal jikadibandingkan dengan media lain dengan harga sedikit lebih mahalnamun memiliki ruangkapasitas beberapa kali lipatnya, contoh perbandingan media sepertiini adalah disket dan CD. Media penyimpanan berupa disketharga per keping lebih rendah sedikitdibandingkan dengan media CD, namun kapasitas simpan CDberkisar 450 kali kapasitasdisket, sehingga perbendaan harga per keping yang sedikitmenjadi tidak berarti jikadibandingkan dengan kapasitas muat penyimpanannya.·         Susceptibility.Seperti longevity, kriteria terakhir adalah tentang daya tahanmedia, bedanya adalahsusceptibility merupakan kemampuan untuk tetap dalam kondisiyang baik pada saatdipergunakan. Ukuran kemampuan daya tahan yang baik atau tidakadalah dengan berapakali media tersebut masih dalam keadaan baik jika dilakukanakses baca. Jika mediapenyimpanan tersebut masih mampu dibaca hingga 1000 kalimaka dikatakan mediatersebut adalah baik, jika kurang dari itu adalah buruk.