1 Apa yang dimaksud dengan kantor dan apa fungsinya?

Uraiantugas.com – Hallo Sahabat UT Nah Kali ini kami akan Membahas Apa yg dimaksud dengan kantor dan Apa saja fungsi kantor?

Pengertian Kantor

Kantor, berasal dari bahasa Belanda kantoor , adalah sebutan untuk tempat yangdigunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi.

Menurut KBBI kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Menurut Prajudi Atmosudirjo, Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Menurut Sedarmayanti (2009), bahwa kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan penanganan informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai mendistribusikan informasi.

Secara dinamis Pengertian Kantor adalah merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jiak dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha.

Secara statis pengertian kantor adalah merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perushaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Dari penjelasan-penjelasan diatas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.

Menurut Nuraida (2008), kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

Secara umum kantor adalah merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan penanganan informasi dan data, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

Fungsi Kantor

Menurut Mills (dalam Nuraida, 2008), fungsi kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas fungsi kantor menjadi sebagai berikut:

1. Menerima informasi (to receive information)

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pemesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

2. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information)

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekap (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan persediaan, dan analisis penjualan.

3. Mengatur informasi (to arrange information)

Kantor bertanggung jawab memberikan infomasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen seperti, penyiapan faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.

4. Memberi informasi (to give information)

Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebut adalah pesanan, anggaran, faktur, laporan perkembangan, laporan keuangan dan instruksi yang dikeluarkan atas perintah manejemen.

5. Melindungi aset ( to safeguard assets)

Fungsi kantor yang lainnya yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya, melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak dibayar saat jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman. Dan memperlihatkan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.

Pada Kesempatan Kali ini pengajar.co.id ingin membagikan artikel tentang Kantor Berikut Adalah Pembahasannya:

Pengertian Kantor

Jika kita hadapkan dengan kata ‘kantor’ maka hal pertama yang akan muncul ialah di benak penulis merupakan ruangan khusus orang – orang yang akan memiliki kekuasaan ataupun kendali organisasi atau pun perusahaan. Ya, kantor memang merupakan ruangan maupun tempat khusus yang akan digunakan oleh orang – orang yang memiliki kendali maupun kekuasaan dalam aktivitas pengendalian bidang organisasi tertentu.

Ruang kantor juga biasanya banyak memiliki fungsi umum berupa tempat bekerja bagi personel perusahaan, dan fungsi khusus berupa tempat pengumpulan atau penyebaran informasi organisasi, serta sebagai tempat penyimpanan dokumen organisasi yang aman. Besar atau kecilnya ukuran ruangan kantor juga biasanya akan dipengaruhi oleh jumlah atau tingkat jabatan personil yang sedang bekerja di kantor tersebut.

Fungsi Kantor

1. Menerima Informasi

Fungsi kantor yang pertama merupakan sebagai wadah yang sering digunakan untuk menerima maupun mengumpulkan informasi. Dalam praktinya, setiap pihak terkait yang memiliki kepentingan dalam organisasi atau perusahaan juga biasanya dapat memberikan maupun melaporkan informasi apapun yang terkait dengan perusahaanebut ter secara langsung ke kantornya.

2. Memberikan Informasi

Fungsi kantor yang kedua meruapakan sebagai bagian yang akan berfungsi sebagai pemberi maupun penyebar informasi. Ketika sebuah organisasi sudah sangat berkembang atau juga dikelola oleh banyak personel, maka akses informasi akan lebih susah untuk disebarkan luaskan. Nah maka dari itu, untuk mengatasi hal ini, organisasi atau perusahaan juga biasanya menjadikan kantor sebagai wadah atau pun central informasi yang valid maupun tepercaya bagi setiap personel perusahaan.

Lihat Juga: Pengertian Ekonomi Adalah

3. Pelindung Aset

Fungsi kantor yang ketiga merupakan sebagai tempat maupun wadah yang sering digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, atau juga melindungi aset berupa dokumen – dokumen perusahaan / instansi pemilik kantor. Seperti yang kita semua ketahui bersama, setiap perusahaan maupun organisasi, pasti memiliki banyak sekali berkas penting yang berbentuk file – file atau dokumen – dokumen. Nah maka dari itu, agar file dan dokumen ini tidak berantakan kemana – mana maupun lebih mudah untuk ditemukan, maka seluruh berkas ini maka biasanya akan disimpan di dalam braknas kantor.

Tujuan Kantor

Tujuan kantor sebagai pemberi pelayanan komunikasi atapun perekaman. Sedangkan fungsi dari kantor adalah sebagai berikut yaitu:

Menerima informasi. Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan, faktur,maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman merupakan sedang menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut.
Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya akan ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi maupunsumber-sumber -yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan.
Memberi informasi Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi -yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus.
Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang -tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor, yang diantaranya terdiri dari, yakni:

Sebagai alat untuk menyambung pancaindra maupun juga ingatan pimpinan organisasi.
Membantu pimpinan dalam merumuskan pekerjaan, metode kerja ataupun pederhanaan sistem manajemen.
Dapat Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai targetnya.

Lihat Juga: √Deposito Adalah

Contoh Kantor Modern di Indonesia

1. Virtual Office

Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak akan benar-benar nyata secara fisik. Yang ditawarkannya merupakan alamat surat atau poin kontak yang bisa dihubungi. contohnya, sebuah startup sedang menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office yang di gedung perkantoran. Maka itu, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di mana virtual office berada. nah, walaupun startup ini sedang dijalankan di rumah, bisnis tersebut akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya. Selain itu juga, dengan mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang sedang bekerja dari rumah akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak akan dialamatkan ke rumah pribadi.

Beberapa keuntungan komunikasi yang sering ditawarkan virtual office merupakan resepsionis, asisten, call center, atau yang lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang akan melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini juga memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, maupun kesempatan dapat menyewa tempat untuk sementara waktu.

2. Serviced Office

Tempat kerja yang satu ini bukan hanya dimna akan menyediakan tempat tetapi juga ada segala pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang akan menjadi pengurusnya akan menyewakan ruangan kerja ataupun lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya juga serviced office juga akan terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor serviced office merupakan untuk dapat memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang sering menggunakannya karena biasanya juga dapat disewa dengan sangat mudah.

Unsur unsur Kantor

Gedung yang terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan juga perlengkapan lainnya.
Personil yang diantaranya terdiri dari seluruh orang yang ada hubungannya dengan organisasi yang terdapat di kantor, misalnya seperti: pimpinan, karyawan dan lain-lain.
Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada dikantor.

Lihat Juga: Implikasi Adalah

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2. Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3. Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh: mengirim e-mail, faksimili, surat.

6. Menyimpan

Kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.

7. Melakukan komunikasi

Kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh: correspondence, telepon, teleconference.

8. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

9. Pekerjaan lain

pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service.

Demikianlah artikel tentang √Kantor : Pengertian, Fungsi, Tujuan, Ciri dan Contoh Kantor Modern dari pengajar.co.id semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.