Pada setiap transaksi pembelian barang dagang, pasti terdapat dokumen-dokumen yang menyangkut administrasi pembelian barang. Dokumen-dokumen tersebut terdiri atas beberapa hal, seperti surat permintaan pembeli, surat penawaran barang, dan faktur pembelian. Selain itu, transaksi pembelian barang terkait pula dengan hal-hal seperti biaya angkut, potongan pembelian, serta transaksi tunai dan kredit. Lalu, apakah yang dimaksud dengan pembelian barang? Apa juga yang dimaksud dengan faktur pembelian? Bagaimana cara mengisi formulir permintaan barang? Mari kita pelajari bab berikut untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
A. Transaksi Pembelian Barang
Pembelian barang adalah kegiatan pembelian barang dagang yang dilakukan oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali, baik dengan pembayaran tunai, kredit, maupun sebagian tunai dan sisanya kredit. Terdapat dua jenis bukti transaksi pembelian, yaitu invoice (faktur) untuk transaksi pembelian kredit dan nota kontan untuk pembelian yang dilakukan secara tunai. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai transaksi pembelian tunai dan kredit.
a. Pembelian Tunai
Pembelian tunai merupakan seluruh pembelian yang dibayar pada saat penyerahan barang. Bukti transaksi pembelian tunai berupa kuitansi dan nota kontan asli yang diterima dari penjual atau bukti internal berupa bukti kas keluar.
Gambar diambil dari: paper.id
b. Pembelian Kredit
Pembelian kredit merupakan transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan dengan waktu pelunasan sesuai dengan kesepakatan syarat pembayaran. Setelah tercapai kesepakatan, barang dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan disertai dokumen pembelian, seperti faktur dan surat pengiriman barang. Faktur yang diterima oleh pembeli dan penjual merupakan bukti transaksi pembelian kredit.
Gambar diambil dari: ruangguru-476.blogspot.com
2. Retur dan Potongan Pembelian
Retur pembelian merupakan pengembalian barang karena adanya ketidaksesuaian barang yang dibeli, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, atau adanya kerusakan saat dalam proses pengiriman. Apabila pembelian barang dilakukan secara tunai, penjual akan mengembalikan uang secara tunai kepada pembeli. Namun, jika pembelian dilakukan secara kredit, pembeli harus membuat nota sebagai bukti pengurangan utangnya.
Gambar diambil dari: belajartanpastres.id
Potongan pembelian adalah potongan harga yang diberikan oleh penjual apabila pembeli dapat melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh tempo atau dalam jangka waktu yang telah disepakati.
3. Biaya Angkut Pembelian
Biaya angkut pembelian adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan angkut barang dagang yang dibeli. Pada setiap pembelian barang dagang, perusahaan perlu mengeluarkan biaya transportasi (ongkos angkut) dari pemasok untuk sampai ke gudang. Jadi, harga barang dagang tersebut terdiri atas harga beli atau harga pokok ditambah dengan biaya angkut. Bukti transaksi biaya angkut dapat berupa faktur atau nota kontan.
4. Pajak Masukan
Pajak masukan merupakan unsur Pajak Pertambahan Nilai (PPN) terutang yang wajib dibayar oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang membeli atau memperoleh barang kena pajak, jasa kena pajak, ekspor barang kena pajak berwujud, ekspor barang kena pajak tidak berwujud, dan/atau ekspor jasa kena pajak.
Gambar diambil dari: www.beeaccounting.com
5. Utang Dagang
PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) mendefinisikan utang atau liabilitas sebagai kewajiban masa kini yang timbul akibat peristiwa masa lalu, yang penyelesainnya mengakibatkan arus keluar sumber daya entitas yang mengandung manfaat ekonomi. Kriteria utang adalah sebagai berikut.
a. Jumlah Nominal Jelas
Jumlah nominal jelas artinya utang tidak dapat didasarkan pada taksiran besarnya kewajiban yang harus dibayar di masa mendatang.
b. Pihak Penerima Jelas
Pihak penerima jelas artinya pihak penerima uang/barang/jasa yang akan diberikan perusahaan di masa mendatang harus diketahui dengan pasti. Kewajiban yang tidak diketahui pihak penerimanya, seperti garansi purnajual, tidak dapat dikategorikan sebagai utang.
c. Berdasarkan Pada Transaksi yang Telah Terjadi di Masa Lalu
Artinya, utang tersebut timbul akibat transaksi dan kesepakatan legal yang telah terjadi, bukan karena suatu niat baik atau kewajiban sosial.
B. Tata Cara Pengisian Formulir
Dalam transaksi pembelian, terdapat beberapa formulir yang harus dilengkapi oleh pembeli, antara lain formulir syarat penyerahan barang, formulir syarat pembayaran, dan formulir kesepakatan potongan pembelian.
1. Syarat Penyerahan Barang
Syarat penyerahan barang merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman barang dari tempat penjual ke tempat pembeli. Hal ini dilakukan untuk membedakan antara pembayaran secara tunai dan pembayaran secara kredit. Syarat penyerahan barang ditentukan untuk menegaskan dua kesepakatan mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Pihak yang menanggung biaya memuat, mengangkut, dan membongkar barang.
b. Pihak yang membayar premi asuransi (pertanggungan) barang yang dikirimkan dari tempat penjual ke tempat pembeli.
Dalam transaksi jual beli, terdapat dua syarat penyerahan barang, yaitu FOB Shipping Point dan FOB Destination Point.
a. Free On Board Shipping Point
Pada syarat penyerahan barang free on board shipping point, penjual bertanggung jawab atas barang tersebut hanya sampai dengan gudang penjual. Oleh karena itu, seluruh biaya angkut serta risiko terhadap barang selama perjalanan dari gudang penjual ke gudang pembeli menjadi tanggung jawab pembeli. Akibat yang ditimbulkan dari persyaratan ini adalah sebagai berikut.
1) Biaya pengangkutan barang menjadi tanggungan pembeli.
2) Biaya asuransi atau pertanggungan selama perjalanan menjadi tanggungan pembeli.
3) Risiko atas barang (hilang atau rusak) menjadi tanggungan pembeli.
4) Transaksi dianggap telah terjadi dan dapat dibukukan sejak saat barang diserahkan di gudang penjual.
b. Free On Board Destination Point
Pada syarat penyerahan barang free on board destination point, penjual menanggung seluruh biaya angkut serta risiko terhadap barang selama perjalanan dari gudang penjual ke gudang pembeli. Akibat yang ditimbulkan dari persyaratan ini adalah sebagai berikut.
1) Biaya pengangkutan barang sampai barang tersebut diserahkan kepada pembeli menjadi tanggungan penjual.
2) Biaya asuransi atau pertanggungan selama perjalanan menjadi tanggungan penjual.
3. Risiko atas barang (hilang atau rusak) menjadi tanggungan penjual.
4. Transaksi dianggap telah terjadi dan dapat dibukukan sejak saat barang diserahkan di gudang pembeli.
2. Syarat Pembayaran dan Potongan Harga
Syarat pembayaran dan potongan harga merupakan dua hal yang berkaitan erat. Syarat pembayaran merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai potongan tunai, jangka waktu pelunasan, dan besarnya potongan yang diberikan. Syarat pembayaran hanya berlaku untuk transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.
Sementara itu, untuk transaksi pembelian atau penjualan tunai, potongan harga (discount) yang diperoleh umumnya dinyatakan dalam persentase dari harga barang atau dalam bentuk rabat. Rabat merupakan potongan yang diberikan karena pembeli membeli barang melebihi jumlah tertentu. Hal yang harus diperhatikan adalah cara menghitung rabat. Rabat pertama dihitung dari harga menurut daftar, sedangkan rabat berikutnya secara berturut-turut dihitung dari harga setelah dikurangi rabat sebelumnya.
Berikut adalah contoh syarat pembayaran dan potongan tunai yang umum berlaku di masyarakat beserta penjelasannya.
C. Administrasi Transaksi Pembelian
Untuk memenuhi kebutuhan kantor, seperti peralatan dan perlengkapan administrasi, perusahaan melakukan transaksi pembelian barang, baik yang dilakukan secara tunai maupun kredit. Dalam transaksi pembelian, baik tunai maupun kredit, perusahaan membuat bukti transaksi yang sama. Berikut adalah bukti transaksi pembelian yang harus dibuat ketika melakukan transaksi pembelian.
1. Surat Permintaan dari Bagian Gudang/Bagian Penjualan
Surat permintaan ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat permintaan pembelian berisi hal-hal berikut.
a. Nama barang.
b. Jenis atau tipe barang.
c. Kuantitas dan kualitas barang yang diminta.
d. Waktu penerimaan barang.
e. Nama pihak yang membuat surat permintaan barang.
Keterangan pengisian surat permintaan barang adalah sebagai berikut.
Berikut adalah contoh Surat Permintaan Pembelian yang dibuat oleh bagian penjualan PT Beta Pradana Mart. PT Beta Pradana Mart merupakan perusahaan dagang berbentuk minimarket. Tujuan dari pembuatan surat permintaan pembelian ini adalah untuk stok gudang, karena beberapa persediaan telah mencapai batas minimum persediaan.
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat pesanan dibuat oleh bagian pembelian sebagai tindak lanjut dari surat permintaan pembelian dari bagian penjualan atau bagian lain. Apabila barang-barang yang diminta belum memiliki langganan pemasok, perlu diajukan penawaran kepada beberapa pemasok. Surat permintaan penawaran harga berisi hal-hal sebagai berikut.
a. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
b. Batas waktu tanggal penerimaan barang yang diminta.
c. Permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok.
Keterangan pengisian surat permintaan penawaran barang adalah sebagai berikut.
3. Surat Order Pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Nama dan alamat pemasok.
b. Nama, jenis, tipe, kualitas, dan kuantitas barang yang diminta.
c. Batas waktu penerimaan barang yang dipesan.
d. Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
Keterangan pengisian surat order pembelian (purchase order/PO) adalah sebagai berikut.
Contoh Purchase Order
4. Bukti Penerimaan Barang
Bukti penerimaan barang adalah dokumen yang harus ditandatangani oleh penerima barang setelah barang sampai ke alamat pembeli. Dokumen penerimaan ini sebagai bukti bahwa barang sudah sampai ke alamat pembeli dan barang dalam keadaan baik, serta jumlah dan kualitas sesuai dengan permintaan pembeli. Bukti penerimaan barang selanjutnya dikembalikan kepada perusahaan untuk disimpan sebagai bukti. Bukti penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima. Bukti penerimaan barang berisi keterangan mengenai hal-hal sebagai berikut.
a. Tanggal penerimaan barang.
b. Nomor order pembelian yang bersangkutan.
c. Nama, jenis, tipe, kuantitas, dan kualitas barang yang diterima.
d. Catatan hasil pemeriksaan barang, seperti kecocokan barang dengan order, adanya barang yang rusak, dan sebagainya.
Keterangan pengisian surat penerimaan barang adalah sebagai berikut.
5. Bukti Pengeluaran Kas
Formulir ini diisi oleh bagian utang pada waktu mengadakan transaksi pembelian secara kredit yang jangka waktu pembayaran sudah jatuh tempo.
Sumber:
Harti, Dwi. Puji Nuryati dan Wiwik Nurfiana. 2019. Administrasi Transaksi. Jakarta: Erlangga.
Kalo menurut kamu konten ini bermanfaat, share ke temen-temen yang membutuhkan ya! 😊