Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek dapat berupa angka duplex.

Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. Contoh dari angka tersebut adalah?

1. 1, 2, 3, 4, …. dan seterusnya
2. I, II, III, IV ….. dan seterusnya
3. 00, 11, 22, 01 …. dan seterusnya
4. 1-3, 3-5, 1-5 ….. dan seterusnya
5. 43, 53, 63 ….. dan seterusnya

Jawaban yang benar adalah: A. 1, 2, 3, 4, …. dan seterusnya.

Dilansir dari Ensiklopedia, penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. contoh dari angka tersebut adalah 1, 2, 3, 4, …. dan seterusnya.

Pembahasan dan Penjelasan

Menurut saya jawaban A. 1, 2, 3, 4, …. dan seterusnya adalah jawaban yang paling benar, bisa dibuktikan dari buku bacaan dan informasi yang ada di google.

Menurut saya jawaban B. I, II, III, IV ….. dan seterusnya adalah jawaban yang kurang tepat, karena sudah terlihat jelas antara pertanyaan dan jawaban tidak nyambung sama sekali.

Menurut saya jawaban C. 00, 11, 22, 01 …. dan seterusnya adalah jawaban salah, karena jawaban tersebut lebih tepat kalau dipakai untuk pertanyaan lain.

Menurut saya jawaban D. 1-3, 3-5, 1-5 ….. dan seterusnya adalah jawaban salah, karena jawaban tersebut sudah melenceng dari apa yang ditanyakan.

Menurut saya jawaban E. 43, 53, 63 ….. dan seterusnya adalah jawaban salah, karena setelah saya coba cari di google, jawaban ini lebih cocok untuk pertanyaan lain.

Kesimpulan

Dari penjelasan dan pembahasan serta pilihan diatas, saya bisa menyimpulkan bahwa jawaban yang paling benar adalah A. 1, 2, 3, 4, …. dan seterusnya.

Jika anda masih punya pertanyaan lain atau ingin menanyakan sesuatu bisa tulis di kolom kometar dibawah.

PENGERTIAN SISTEM SUBJEK

Subjek atau pokok masalah akan sering digunakan secara bergantian dengan pengertian sama. Sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek. Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan k embali arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subjek atau pokok masalah atau perihal dari arsip itu.

Menurut Badri (2007:89), sistem subjek didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. Sistem ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaannya. Karena setiap orang akan menginterpresentasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang cukup lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Pada arsip yang banyak dengan berbagai macam pokok masalah atau subjek maka pada sistem ini harus dibuatkan suatu daftar tingkat kelasnya. Daftar istilah subjek seringkali disebut nama daftar klasifikasi subjek atau pola klasifikasi subjek. Untuk memudahkan penggunaan daftar istilah, maka sistem ini seringkali sesuai dengan daftar bantu yang sering disebut indeks.

Pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah atau sistem subjek, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis, yakni:

a)      Daftar Klasifikasi Subjek Standar

Daftar subjek ini disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di tingkat Internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan buku-buku di perpustakaan dan penggolongan penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang memiliki masalah (subjek) yang banyak dan luas memerlukan notasi terperinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas. Misalnya, di nasional arsip suatu negara. Alasan pemakaian daftar standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk suatu instansi yang mempergunakan sistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat karena setiap instansi memiliki kegiatan di bidang tertentu dan terbatas.

Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak digunakan secara internasional, yaitu DDC (Dewey Decimal Clasification); UDC (Universal Decimal Clasification); LC (Library of Congress Clasification). DDC membagi subjeknya ke dalam 10 kelas utama, sama seperti UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam 20 kelas utama. Ketiga jenis klasifikasi itu membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan. Oleh karena itu ketiganya cocok dipergunakan untuk mengelompokkan koleksi buku di perpustakaan. Sebagai contoh, diambilkan pembagian kelas  dari DDC yang sebenarnya sama dengan pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan oleh pendiri DDC, yaitu Melvil Dewey diklasifikasikan menjadi sepuluh kelas utama seperti berikut:

000 Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu Sosial

400 Bahasa

500 Ilmu Murni

600 Ilmu Terapan

700 Kesenian

800 Kesusastraan

900 Sejarah dan Ilmu Bumi.

Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan klasifikasi subjek buatan sendiri. Jika untuk pengelolaan arsip nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara bagan klasifikasi standar seperti DDC, UDC dan LC bisa digunakan.

b)      Daftar Klasifikasi Subjek Buatan Sendiri

Cara yang terbaik dalam penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan oleh kebutuhan, fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri lebih cocok dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing. Ada beberapa cara membuat daftar subjek.

1)      Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan cara mencatat setiap isi (perihal) surat yang diterima secara satu per satu di dalam satu buku tulis. Daftar itu kemudian disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi persyaratan (1) kata benda atau yang dibendakan, (2) sedapat mungkin terdiri atas satu kata, (3) pengertiannya jelas satu masalah atau subjek.

2)      Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi. Fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas maka istilah subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subjek. Misalnya, Personalia sebagai subjek pertama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan seterusnya.

Daftar subjek dapat diklasifikasi menjadi dua, yaitu:

a.       Daftar Klasifikasi Subjek Murni 

Daftar subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut urutan abjad. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua cara urutan abjad, yakni urutan abjad kamus dan urutan abjad ensiklopedia.

 1.        Urutan abjad kamus adalah urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara terpisah, seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubunganhubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya.

2.          Urutan abjad ensiklopedia adalah urutan abjad berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat, yakni setingkat dengan tingkatantingkatan masing-masing kelompok seperti yang biasa digunakan pada susunan eksiklopedia.

b.      Daftar Klasifikasi Subjek Berkode

Daftar subjek berkode adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan. Kode atau bisa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek. Kegunaan kode ini sesungguhnya adalah untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek dan untuk memudahkan penentuan lokasi beserta urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subjek bersangkutan. Ada tiga macam kode yang dapat dipilih, yakni angka, haruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka.

1.      Kode angka dapat dapat berupa angka Arab, misalnya 1,2,3; angka Romawi misalnya I, II, III; angka desimal misalnya 00, 11, 12.31; angka Duplex misalnya 1-3, 7-10, 11-13.

2.      Kode huruf dapat berupa huruf besar seperti A, B, C; huruf kecil seperti a, b, c, d; gabungan huruf AA, AB, ac, ad, Ac; kependekakan seperti KU (keuangan), KP (kepegawaian), PL (perlengkapan).

3.      Kode gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka, misalnya KP.001, 2.a., a.21, 23.a.b.

ALAT BANTU SISTEM SUBJEK

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem subjek adalah :

1.                  Filling Cabinet

Yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging

folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.

2.      Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :

a.       Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.

b.      Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

3.      Map Folder

Adalah  map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal atau plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut

4.      Kotak Sortir

Memiliki fungsi yaitu untuk memudahkan dalam menyotir arsip, diperlukan alat sortir yang memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.

5.      Kartu Indeks

Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip atau warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

MENYIMPAN DENGAN SISTEM SUBJEK

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem yang lain yaitu sebagai berikut:

a.       Memeriksa berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah simpan. Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

b.      Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

1)      Kegiatan menentukan tanda pengenal masalah yang tersimpul dalam surat/arsip/naskah berupa persoalan, perihal, gagasan atau kegiatan, dalam hal menentukan tanda pengenal masalah tersebut memerlukan pengolahan secara analitis terhadap arsip surat atau naskah tersebut untuk memperoleh pengertian yang tepat.

2)      Mencocok kan pokok masalah yang tersimpul dalam surat/naskah dengan daftar indeks atau dengan daftar klasifikasi yang telah ditentukan untuk mendapatkan kode penyimpanan arsip. Maka yang pertama dilakukan untuk mengindeks dalam sistem subjek adalah menentukan masalah yang tertuang dalam arsip yang telah tersedia. Penentuan kata tangkap dalam sistem ini menggunakan subjek atau

perihal arsip, jika diterapkan dalam suatu organisasi, pekerjaan dalam suatu organisasi akan diuraikan menjadi sub pekerjaan.

Contoh: Kepegawaian                         ( kode laci)

                        Cuti                             (kode guide)

                                    Cuti sakit         (kode folder)

c.       Mengkode

Menuliskan kode pada surat sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode berupa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis sebagai kode surat adalah nama atau nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatanya paling kecil.

d.      Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokkan menjadi satu. Menyortir dilakukan apabila surat atau warkat yang akan disimpan dalam jumlah yang besar dengan menggolong-golongkan warkat sesuai daftar indeks.

e.       Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.  Dan sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu. Contoh: surat cuti sakit dari ardian harap ditempatkan didalam laci berkode kepegawaian, dibelakang guide cuti dan didalam hanging folder cuti sakit.

PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI DENGAN SISTEM SUBJEK

Langkah-langkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :

a.       Tentukan subjek surat yang dicari

contoh : Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT ( surat pemberitahuan pajak ) tahun 2008. Oleh karena itu, Afifah sebagai arsiparis menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT

b.      Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat dengan daftar klasifikasi subjek, contoh :

Kepegawaian

Cuti

Cuti melahirkan

Cuti sakit

Cuti tahunan

Keuangan

Kredit

Pajak

PBB

PPh

PPn

Berati surat tersebut indeksnya PPh – Pajak – Keuangan.

c.       Menentukan kode surat, contoh : surat tersebut kodenya PPh

d.      Mencari arsip pada tempat penyimpanan, contoh: arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di dalam hanging folder berkode PPh.

e.       Mengambil arsip pada tempat penyimpanan, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )

f.       Mengambil arsip jika memang benar arsip yang dicari, arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip ( lembar 2 )

g.      Memberikan arsip pada peminjam, jika tidak mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui nama orang atau perusahaan sebagai identitas surat yang dicari. Untuk demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks.

Cr : //celenganiqlus.blogspot.co.id/

Page 2