Pengertian Personil Kantor. Kantor merupakan Tempat diselenggaraknnya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi. Untuk lebih jelasnya Berikut adalah penjelasan singkat tentang pengertian perkantoran, macam-macam personil kantor, perangkat kerja personil kantor dan Syarat-syarat personil kantor.
Baca Juga : Pengertian Kantor Serta Tujuan Dan Fungsinya
Definisi Personil Kantor
Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.Baca Juga : Seputar Pengertian Sistem Perkantoran
1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi. Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajer. Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Baca Juga : Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya
3. Staf atau pembantu ahli. Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
4. Worker atau pegawai/pekerja. Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.Baca Juga : Pengertian Manajemen Perkantoran (Office Management)
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
- Menghimpun
- Mencatat
- Mengolah
- Menggandakan
- Mengirim
- Menyimpan
- Cara berbicara dan cara berjalan
- Sikap badan pada saat duduk
- Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
- Sifat bersih dan rapi
- Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
- Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
- Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
- Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
- Tekun dan rajin
- Kesabaran
- Kerapian
- Dapat menyimpan rahasia
Pengertian Pekerjaan Kantor – Pada dasarnya setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala besar atau kecil di dalamnya terdapat bagian-bagian yang menjalankan tugas pokok dan sebagian lainnya menjalankan tugas penunjang.
Salah satu bagian yang menjalankan tugas penunjang ini adalah pekerjaan kantor.
Pekerjaan kantor adalah segala aktivitas untuk mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan,mengirimkan dan menyimpan.
Mencatat keterangan atau kegiatan adalah mencatat segala hal yang dilakukan sehingga dapat dijadikan keterangan yang dimasa mendatang dapat dimanfaatkan atau berguna.
Walaupun semua aktivitas dilakukan dengan menggunakan alat atau mesin ataupun dengan cara manual, namun pada dasarnya memiliki tujuan yang yana yaitu menyediakan informasi yang bermanfaat untuk semua pihak.
Baca juga | Pengertian Kantor, Fungsi, Unsur-Unsur dan Kegiatan
Pengertian Pekerjaan Kantor Menurut Para Ahli
Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli, diantaranya adalah :
G. R. Terry
Menurut G. R. Terry, pekerjaan kantor adalah kegiatan yang terdiri dari menyampaikan keterangan secaralisan dan juga pembuatan warkat yang tertulis dengan cepat untuk menyediakan pedoman fakta bagi kontrol pimpinan.
William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson
Menurut William Henry Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang terkait dengan warkat-warkat badan usaha yang dapat digunakan untuk keterangan-keterangan di masa mendatang.
Berdasarkan dari kedua pengertian pekerjaan kantor diatas maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor terkait dengan pembuatan warkat yang digunakan sebagai keterangan dikemudian hari.
Baca juga | Pengertian Administrasi Adalah, Tujuan dan Fungsi
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
- Pekerjaan kantor memiliki sifat untuk melayani tugas pokok kantor untuk mencapai tujuan
- Sifat pekerjaan kantor yang bersifat melayani membuatnya merembes keseluruh bagian perusahaan atau organisasi.
- Karena pekerjaan kantor dapat merembes ke seluruh bagian perusahaan membuat semua unsur didalam perusahaan melakukan pekerjaan kantor.
Baca juga | Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran Secara Umum
Fungsi Pekerjaan Kantor Bagi Pimpinan
Di dalam pekerjaan kantor dapat melaksanakan fungsi manajemen, seorang pimpinan tidak bisa lepas dari kebutuhan informasi.
Secara garis besarnya, fungsi pekerjaan kantor dapat terbagi menjadi 3 (tiga), yaitu :
- Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional yang dapat membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
- Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membantu pimpinan membuat keputusan atau tindakan yang tepat.
- Membantu untuk melancarkan kehidupan atau perkembangan perusahaan sebagai satu kesatuan.
Dari berbagai fungsi pekerjaan kantor tersebut maka berbagai keterangan yang disediakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Hal ini dapat memudahkan pencapaian tujuan yang diinginkan dan memungkinkan penyelesaian tugas operasioanal menjadi lebih baik.
Baca juga | Manajemen Perkantoran, Pengertian, Tujuan, Sumber Daya dan Kegiatan
Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya, jenis-jenis pekerjaan kantor dapat dikategorikan sebagai berikut :
1. Mengumpulkan Atau Menghitung KeteranganJenis pekerjaan kantor ini merupakan kegiatan untuk mencari serta mengusahakan tersedianya seluruh keterangan yang sebelumnya tidak ada atau berantakan menjadi keterangan yang dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kegiatan untuk mencatat keterangan ini adalah kegiatan untuk mencatat segala keterangan dari berbagai macam peralatan yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan keterangan yang dibutuhkan.
Keterangan ini dibutuhkan agar bentuk keterangan tersebut dapat dipergunakan dan siap pakai.
3. Mengolah KeteranganKegiatan mengolah keterangan adalah segala kegiatan untuk mengolah keterangan dengan tujuan menyajikan ke dalam bentuk yang lebih dimengerti dan berguna.
4. Menganda keteranganJenis pekerjaan kantor untuk menggandakan keterangan ini adalah memperbanyak keterangan dengan berbagai cara adan alat sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
5. Mengirim KeteranganKegiatan ini merupakan jenis pekerjaan kantor yang bertujuan untuk menyampaikan keterangan dengan berbagai cara dan alat ke berbagai pihak yang membutuhkan.
6. Menyimpan KeteranganKegiatan menyimpan keterangan ini merupakan jenis pekerjaan kantor yang bertujuan untuk menaruh atau meletakkan seluruh keteranga dengan berbagai cara atau alat agar lebih teratur, aman dan sistematis.
Berdasarkan dari pembagian jenis-jenis pekerjaan kantor diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor dapat meliputi pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman serta penyimpanan keterangan.
Setiap pekerjaan kantor tersebut dapat diperluas lagi sehingga dapat dikatakan bahwa semua pekerjaan kantor tersebut dapat dipergunakan sebagai keterangan yang dapat dipergunakan dan siap untuk digunakan.
Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
Di dalam menjalankan pekerjaan kantor disetiap organisasi memiliki ruang lingkupnya tergantung dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Secara umumnya, ruang lingkup pekerjaan kantor dapat terbagi menjadi 2 (dua), yaitu :
- Luas dan sempitnya ruang lingkup tugas pokok setiap perusahaan dimana perusahaan yang besar dan memiliki jangkauan yang luas membutuhkan lebih banyak informasi yang harus ditangani dibandingkan dengan perusahaan yang memiliki ruang lingkup yang sempit.
- Sifat dan jenis usaha sebuah perusahaan.
Demikianlah pembahasan tentang Pengertian Pekerjaan Kantor, Fungsi, Jenis-Jenis dan Ruang Lingkup.