PROFESI-UNM.COM – Dinamika berarti bergerak, sedangkan organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi selalu bergerak, tumbuh dan berkembang untuk mempertahankan eksistensinya. Memandang organisasi sebagai organisme yang dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi isinya.
Isi dari organisasi ialah sekelompok orang-orang yang melakukan kegiatan di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat berlangsung secara formal, dan secara non formal. Hubungan formal adalah hubungan-hubungan yang mengikuti pola yang ada dalam organisasi. Hubungan informal adalah hubungan-hubungan yang terjadi dalam organisasi yang tidak terikat oleh struktur organisasi, dan tidak terikat oleh aturan-aturan yang ditetapkan dalam organisasi.
Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi antara atasan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, antara bawahan dengan bawahan, antara atasan dengan atasan. Dengan kata lain interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi secara vertikal, horizontal, maupun diagonal. Baik buruknya organisasi sangat ditentukan oleh keserasian interaksi, kemampuan dan hubungan kerja yang terjadi di dalam organisasi.
Dalam berkomunikasi terdapat hambatan yang dapat mengganggu penyampaian pesan dalam organisasi, hambatan-hambatan tersebut dibagi menjadi tiga yaitu hambatan teknis, hambatan semantik, dan hambatan perilaku.Pertama, gambatan yang bersifat teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya sarana dan peranan yang diperlukan dalam proses komunikasi, penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak sesuai, dan kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya proses komunikasi.
Kedua, hambatan yang bersifat semantik. Hambatan semantik adalah hambatan yang disebabkan kesalahan dalam menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang dipergunakan dalam proses komunikasi. Ketiga hambatan perilaku atau disebut juga hambatan kemanusiaan, hambatan ini disebabkan berbagai bentuk sikap atau perilaku, baik dari komunikator maupun komunikan.
Secara umum, komunikasi dinilai apabila efektif pesan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh komunikator dapat diterima dan dipahami oleh komunikan. Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi yang efektif, yaitu:
- Pemahaman
Pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan pesan seperti yang dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini, komunikator dikatakan efektif bila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas apa yang disampaikannya. Dalam komunikasi organisasi, salah satu hasil terpenting yang diharapkan adalah pemahaman pesan secara cermat. - KesenanganTidak semua komunikasi bertujuan untuk menyampaikan informasi dan membentuk pengertian, adapula komunikasi yang lazim disebut komunikasi fatis (phatic communication) yang dimaksudkan untuk
menimbulkan kesenangan. Komunikasi inilah yang menjadikan hubungan antara anggota organisasi menjadi hangat, akrab, dan menyenangkan.
- Mempengaruhi sikap
Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari. Dalam berbagai situasi kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain, dan berusaha agar orang lain memahami ucapan kita. Mempengaruhi sikap penting dalam sebuah organisasi. - Memperbaiki hubungan
Selain mempersiapkan kata-kata yang tepat untuk menyampaikan pesan, juga diperlukan hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan, ini karena keefektifan komunikasi secara keseluruhan masih memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. - TindakanMendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai
dengan yang kita inginkan, Komunikator selalu menginginkan agar komunikan melakukan apa yang diungkapkannya. Untuk menimbulkan tindakan, kita harus berhasil terlebih dahulu menanamkan pengertian, membentuk dan mengubah sikap atau menumbuhkan hubungan yang baik.
Tulisan ini dikutip dari buku yang berjudul “Dinamika Komunikasi Organisasi di Perguruan Tinggi” yang ditulis oleh Ida Suryani Wijaya yang diterbitkan oleh Uwais Inspirasi Indonesia. (*)
Reporter: Agatoni Buttang
- TOPIK
- komunikasi
- organisasi
- organisasi kemahasiswaan
- profesiwiki
Ajaib.co.id – Hambatan komunikasi kerap terjadi dan menjadi batu sandungan dalam sebuah bisnis. Oleh karena itu, macam-macam hambatan komunikasi bisnis perlu dikenali dan gangguan komunikasi mendapatkan penanganan yang tepat.
Tidak selamanya komunikasi dapat terjalin dengan baik. Ketika muncul hambatan, kamu perlu untuk segera mengatasinya agar masalah tidak melebar kemana-mana. Berikut ini macam-macam hambatan komunikasi bisnis yang perlu kamu ketahui.
Hambatan Komunikasi Teknis
Kendala teknis dapat menjadi penyebab munculnya hambatan komunikasi bisnis. Hambatan teknis ini dipengaruhi oleh kondisi lingkungan teknis yang menimbulkan hambatan pada arus komunikasi. Sehingga komunikasi yang dibangun menjadi tidak efektif dan efisien, bahkan bisa terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi.
Hambatan komunikasi yang bersifat teknis ini mencakup ketersediaan fasilitas komunikasi, peralatan, teknologi, dan jaringan yang dibutuhkan. Hal teknis tersebut termasuk dengan kesiapan orang-orang yang terkait untuk melakukan komunikasi menggunakan metode dan media komunikasi yang disepakati.
Contoh dari hambatan teknis dalam komunikasi antara lain keterbatasan alat utama maupun pendukung untuk melakukan komunikasi. Misalnya komunikasi jarak jauh dengan menggunakan smartphone dan jaringan internet. Dibutuhkan perangkat yang memadai untuk melakukan komunikasi yang efektif, apalagi untuk pengiriman dokumen maupun gambar-gambar yang dibutuhkan. Jika daya ponsel lemah atau jaringan internet tidak stabil, maka komunikasi dapat terhambat.
Selain itu, keterbatasan dapat terjadi juga jika pengirim mamupun penerima informasi belum menguasai penggunaan dari perangkat yang digunakan. Gangguan komunikasi ini sering disebut dengan gaptek atau gagap teknologi.
Tidak semua orang dapat menggunakan perangkat komunikasi, apalagi perangkat yang menggunakan teknologi canggih. Hal ini dapat menghambat dalam proses penyampaian informasi, sehingga sulit untuk membangun komunikasi yang efektif dan efisien antara komunikator dan komunikan.
Cara mengatasi hambatan komunikasi bisnis yang terkait teknis ini adalah dengan menginventarisasi perangkat yang dimiliki kemudian dianalisa apakah masih layak pakai atau tidak. Jika dibutuhkan, kamu dapat merencanakan pengadaan untuk perangkat komunikasi baru yang lebih baik agar proses pengiriman dan penerimaan pesan bisa berlangsung dengan baik.
Untuk mengatasi gagap teknologi, pelatihan teknologi komunikasi perlu diadakan secara berkala. Jangan lupa untuk memberikan ruang konsultasi jika ada pertanyaan maupun saran dari para karyawan agar iklim komunikasi dalam konteks profesional bisa tetap nyaman.
Hambatan Komunikasi Semantik
Hambatan komunikasi selanjutnya disebut dengan hambatan semantik. Hambatan komunikasi semantik adalah hambatan yang terjadi dalam proses penyampaian informasi dari pengirim kepada si penerima. Hambatan ini terkait dengan penggunaan bahasa dan pemahaman dari penerima informasi yang berbeda dengan maksud dari pengirim informasi. Sehingga terjadi miscommunication.
Hambatan semantik kerap terjadi karena alur komunikasi yang tidak jelas dan tidak adanya standar dalam pengiriman informasi. Walaupun perangkat teknis atau media yang digunakan sudah layak, namun hambatan komunikasi masih dapat terjadi jika isi pesan itu sendiri dapat mengundang miss persepsi.
Contoh dari hambatan semantik ini antara lain perintah dari atasan untuk menyiapkan pesanan pelanggan lebih cepat. Jika tidak ada standar komunikasi maupun SOP yang jelas di perusahaan, karyawan dapat mengartikan bahwa yang terpenting adalah pesanan bisa cepat dikirim dengan mengabaikan standar kualitas produk.
Cara mengatasi hambatan komunikasi semantik adalah dengan menerapkan standar dalam komunikasi. Alur komunikasi antar divisi pun sebaiknya dibuat jelas dan runut untuk menghindari adanya kesalahpahaman. Kebiasaan dalam komunikasi yang efektif dan efisien ini perlu dibangun untuk kemajuan perusahaan.
Hambatan Komunikasi Manusiawi
Hambatan komunikasi berikutnya adalah hambatan yang bersifat manusiawi. Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap orang miliki latar belakang, usia, pendidikan, dan pengalaman masing-masing. Hal tersebut dapat memberikan pengaruh pada persepsi, pemahaman, serta daya tangkap saat mengirim maupun menerima informasi.
Perbedaan generasi juga dapat menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis. Pola bisnis dari masa ke masa cenderung mengalami perubahan. Demikian juga dengan pola pikir orang-orang yang terlibat di dalam sebuah bisnis.
Selain itu, hambatan komunikasi yang bersifat manusiawi juga mencakup dengan iklim kerja, tekanan, dan rasa aman dari setiap individu di lingkungannya. Tentu saja hal ini berpengaruh pada cara berkomunikasi baik sebagai pengirim pesan maupun penerima pesan.
Contoh dari hambatan manusiawi dalam bisnis antara lain tentang perbedaan pendapat tim promosi yang ingin menggunakan media sosial atau brosur yang disebar di keramaian. Mungkin orang yang jarang berinteraksi di media sosial belum mengetahui seberapa efektif melakukan promosi di platform tersebut.
Cara mengatasi hambatan komunikasi manusiawi ini adalah dengan memberikan iklim psikologis yang kondusif di tempat kerja. Gap usia dan sosial dapat diatasi dengan intensitas komunikasi yang lebih sering lagi agar satu sama lain dapat saling memahami.
Hambatan Komunikasi terkait Kultur Perusahaan
Kultur perusahaan juga dapat berpengaruh pada munculnya hambatan komunikasi. Kultur perusahaan yang terbentuk secara tidak langsung dapat membuat komunikasi tidak efektif dan efisien.
Struktur organisasi yang rumit bisa menjadi salah satu hambatan dalam komunikasi terkait kultur perusahaan. Karyawan menjadi tidak leluasa dalam menyampaikan informasi karena harus melalui prosedur yang rumit dan tanggung jawab yang tidak jelas. Terlalu banyaknya tahapan yang harus dilalui untuk menyampaikan informasi dapat menghambat waktu.
Perusahaan dengan kultur komunikasi yang tertutup juga menjadi salah satu penghambat komunikasi. Tidak semua perusahaan memberikan kesempatan yang sama kepada semua karyawan untuk memberikan informasi. Bahkan, ada perusahaan yang menutup kesempatan informasi tersebut kepada karyawannya.
Kultur perusahaan yang tidak baik seperti adanya persaingan tidak sehat antar karyawan dapat menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis. Karyawan dapat saling menjegal dan menutupi informasi penting untuk keamanan dirinya sendiri.
Cara mengatasi hambatan komunikasi ini adalah dengan memperbaiki kultur perusahaan terlebih dahulu. Analisa potensi masalah yang muncul dan temukan solusi yang dapat diterapkan untuk mengatasinya. Berbagai permasalahan yang terjadi dalam sebuah bisnis kadang kala ujung pangkalnya adalah hambatan komunikasi. Komunikasi yang efektif sangat penting agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Komunikasi ini perlu dibangun pada setiap lini perusahaan, baik kepada sesama karyawan, antar divisi, maupun kepada rekan bisnis di luar lingkup perusahaan.