Bagaimana ERP dapat mengotomatisasi dan mengintegrasi banyak proses bisnis dalam organisasi

Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi. Berikut ini merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :

• ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsifungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumbersumber daya kritis dari perusahaan.
• ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O‟Brien, 2006)
• ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.
• ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan.

Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001).

Konsep dasar ERP

1. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
2. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk mencapai sasaran bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan terintegrasi. Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit dan besar dihadapi adalah mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah diperusahaan, berpindah area fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan antar departemen yang berbeda (Ethie dan Madsen, (2005) dalam Amaranti (2006).

Sayangnya, kebanyakan implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi harapan. Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk implementasi sistem ERP akan tetapi tidak berhasil memperoleh manfaat dan keuntungan dari implementasi sistem ERP tersebut. Kegagalan dalam implementasi sistem ERP pada dasarnya bukan terletak pada kesalahan instalasi software tapi sebagianbesar disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan perusahaan untuk menentukan sistem yang tepat untuk menyelesaikan masalah bisnis dan kebutuhan yang sebenarnya (Brynjolfsson, et.al, 1993 dalam Amaranti (2006)). Hal lain yang menyebabkan tidak diperolehnya manfaat dan keuntungan darisistem ERP adalah adanya keengganan dan penolakan dari user dan ketidakmampuan perusahaan-perusahaan untuk menentukan perubahan pada desain dan struktur organisasi sesuai dengan manfaat teknologi yang dipilih (Ethie dan Madsen, 2005 dalam Amaranti, 2006).

Penggunaan sistem ERP adalah keharusan bagi user atau sering disebut sebagai penggunaan yang bersifat mandatory. Keengganan atau penolakan user untuk mengadopsi atau menggunakan sistem baru (sistem ERP) adalah salah satu alasan kegagalan implementasi yang harus diperhatikan perusahaan (Barker & Frolick, 2003; Krasner, 2000; Scott & Vessey, 2002; Umble & Umble, 2002; Wah, 2000 dalam Nah et al, (2004)). Kurangnya penerimaan User tersebut dapat menyebabkan user hanya sekedar terpaksa menggunakan dan tanpa diimbangi dengan penggunaan yang handal pada sistem ERP. Selain itu juga dapat menyebabkan masalah ketidakpuasan bagi user terhadap sistem ERP.

Beberapa literatur review yang mengkaji penerimaan user pada sistem implementasi sistem ERP adalah sedikit dan belum ada yang memasukkan pengaruh variabel yang berkaitan dengan konteks individu dan organisasi untuk mengkaji penerimaan end-user pada sistem ERP.

ERP Critical Success Factor & terhadap Implementasi ERP

Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam mengukurkinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang dipergunakan adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara otodidak sendiri tanpamelibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai aplikasi ERP.Berdasarkan metode CSF (Critical Success Factor), faktor-faktor kesuksesan dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu:

1. Management/organisasi;meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
2. Proses; meliputi ; alignment , dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; meliputi : hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
4. Data; meliputi ;file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
5. Personel; meliputi ; edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

Turbit (2005) menyatakan bahwa kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah :

1. Manajemen perubahan yang baik. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Secara praktek, untuk mengelola perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya Change Acceleration Project (CAP) atau model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Dari penjelasan pada sub bab implementasi ERP dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola perubahanperubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
2. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
3. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada departemen dilakukan untuk mengatasi kendala politis yang diakibatkan ketakutan akan kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari implementasi sistem tersebut dan sebagainya.

Aktivitas Dalam Pemilihan ERP

1. Analisa Strategi Usaha

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
• Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
• Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

2. Analisa Sumberdaya Manusia

• Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

3. Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

4 Analisa Perangkat Lunak

• Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
• Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Faktor kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu :

1. Bisnis Proses yang matang. Syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
2. Manajemen Perubahan yang baik. Implementasi sistem ERP akan selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan untuk memberikan pendidikan kepada user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Pendidikan dan penjelasan yang perlu diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan tersebut perlu mengganti sistem, seberapa efektif sistem baru ini jika diimplementasikan dan masalah-masalah apa di sistem lama yang akan bisa diselesaikan dengan sistem baru tersebut.
3. Komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user. Implementasi ERP dalam sebuah perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang banyak sehingga komitmen dari manajemen puncak sampai user yang akan bersentuhan langsung dengan sistem menjadi mutlak diperlukan.
4. Perubahan budaya organisasi.

Sumber Bacaan

Leon, Alexis, 2000, ERP Demystified

Brady, JA., Monk, EF., dan Wagner, BJ. (2001). Concepts in Enterprise Resource Planning. Canada : Course Technology Thomson Learning.

Aladwani, A.M. 2001. “Change Management Strategies for Successful ERP Implementation.” Business Process Management Journal, 7(3), 266-275

Amaranti, Reni. “Faktor Kritis Dalam Proyek Implementasi Sistem ERP Dan Pengaruhnya Terhadap Perubahan Dalam Organisasi – Studi Kasus Di PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk.” Program Studi Teknik dan Management Industri Institut Teknologi Bandung. 2006