Prosedur Penerimaan uang dikelompokan atas 2 (dua) bagian, yaitu prosedur penerimaan kas dan prosedur penerimaan bank.
Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas yang biasanya dilakukan oleh kasir adalah sebagai berikut:
- Penerimaan Kas dari langganan
- Pembuatan Voucher Penerimaan Kas
- Penyetoran Kas Ke Bank
- Pencatatan buku kas dan bank (Laporan mutasi kas dan bank)
- Stok Opname Kas Harian
1. Penerimaan Kas dari langganan
Penerimaan kas dimulai pada saat langganan melakukan penyetoran kas ke kasir. Kasir mengeluarkan invoice (asli) dan invoice lembar ketiga (lembar kasir) untuk dicocokan dengan penerimaan kas. Apabila sudah sesuai, maka invoice asli dan invoice rangkap ketiga di cap lunas dan ditanda-tangani kasir. Invoice asli beserta dengan dokumen lain kemudian diberikan kepada langganan. Sedangkan invoice lembar ketiga akan di arsip bersama dengan Voucher Penerimaan Kas.
2. Pembuatan Voucher Penerimaan Kas
Voucher Penerimaan Kas merupakan dokumen yang digunakan oleh kasir sebagai bukti penerimaan kas. Voucher Penerimaan Kas dilampirkan dengan invoice (copy kasir), kemudian di arsip urut nomor Voucher Penerimaan Kas. (mengenai invoice lihat artikel mengenai pengawasan atau kontrol penjualan). Voucher Penerimaan Kas biasanya memberikan informasi mengenai:
- Tanggal dan Voucher Penerimaan Kas
- Jenis Voucher Penerimaan Kas. Misalkan Penerimaan kas – Kecil, penerimaan kas – besar
- Perincian penerimaan kas, seperti nomor invoice, nama langganan dan jumlah penerimaan kas.
- Tanda-tangan kasir, tanda tangan yang memeriksa dan yang menyetujui.
3. Penyetoran Kas ke Bank
Setiap penerimaan uang kas sebaiknya di setor ke bank paling lambat besok pagi dengan jumlah yang sama. Penyetoran ke bank dilakukan dengan membuat Slip Setoran Bank. Slip setoran Bank beserta dengan uang kas disetor ke bank. Berdasarkan Slip setoran bank yang sudah disetujui oleh bank, kasir membuat 2 (dua) Voucher, yaitu Voucher pengeluaran Kas untuk mencatat pengurangan saldo kas dan Voucher Penerimaan Bank untuk mencatat penambahan saldo bank. Voucher tersebut dilampirkan Slip Setoran Bank, kemudian diarsip urut nomor Voucher.
4. Pencatatan Buku Kas dan bank (Laporan mutasi kas dan bank)
Ada 3 (tiga) tahap pembuatan pelaporan yang dilakukan kasir, yaitu:
- Laporan pada saat Penerimaan Kas. Laporan ini dibuat berdasarkan Voucher Penerimaan Kas
- Laporan pada saat penyetoran kas ke Bank. Ada 2 (dua) laporan yang dibuat, yaitu laporan pengeluaran kas berdasarkan Voucher Pengeluaran Kas (saldo kas berkurang) dan laporan penerimaan bank berdasarkan Voucher Penerimaan Bank (saldo bank bertambah).
- Kasir memberikan tanda-tangan persetujuan di buku kas dan bank
5. Stok Opname Kas Harian
Stock Opname kas adalah pencocokan saldo fisik kas dengan saldo menurut laporan buku kas. Stock opname kas harian dilakukan agar apabila ada perbedaan antara saldo buku kas dengan saldo fisik dapat segera diketahui. Stok Opname Kas juga bisa dilakukan pada waktu tertentu oleh perusahaan dalam rangka melakukan prosedur audit (pemeriksaan) saldo kas.
Bagian Kasa dan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk diposting ke dalam Kartu Piutang d. Bagian Kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur. 3. Penerimaan kas dari piutang melalui Lock-box collection plan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini: a. Bagian Penagihan mengirim Faktur Penjualan kepada debitur pada saat transaksi terjadi. b. Debitur melakukan pembayarannya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat. c. Bank membuka PO Box, mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima perusahaan. Serta membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check clearing. d. Bagian Kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke Bagian Akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: Mulyadi 2008:462 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli,mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi sekretariat Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan remittance ad-vice melalui pos dari para debitur perusahaan. 2. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos atau dari fungsi penagihanjika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan. 4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : Mulyadi 2008:463 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Pita register kascash register tape Merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. 4. Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum. 5. Faktur Penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. 6. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas bank. 7. Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Surat Pemberitahuan Surat ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. 2. Daftar Surat Pemberitahuan Rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. 3. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. 4. Kwitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
Lihat dokumen lengkap (50 Halaman - 238.25KB)
Di dalam mempelajari ilmu akuntansi terdapat istilah cash receipt atau prosedur penerimaan kas yang berupa transaksi penerimaan uang secara tunai. Adanya penerimaan kas ini menyebabkan bertambahnya aset perusahaan berupa kas.
Transaksi penerimaan kas bisa dari penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, penjualan aktiva, penerimaan sewa, dan sebagainya.
Transaksi penerimaan kas merupakan salah satu informasi dari akuntansi yang sangat diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak yang terkait lainnya. Misalnya, untuk pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya. Oleh karenanya, ketika melakukan penerimaan dan pengeluaran kas harus memiliki sistem dan prosedur yang sesuai dengan peraturan yang ada.
Definisi Penerimaan Kas
Pengertian penerimaan kas menurut para ahli seperti Ardiyos, Sudarmo, dan Mulyadi memiliki eksistensi makna yang sama. Yaitu kas yang diterima perusahaan yang bersifat dapat segera digunakan. Baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
Namun, penerimaan kas perusahaan secara umum berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit.
Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur penerimaan kas, secara umum berkenaan dengan konsep dasar akuntansi yang ditandai dengan penerimaan pembayaran harga barang dari pembeli dan pemberian tanda pembayaran/faktur penjualan tunai kepada pembeli. Selanjutnya, pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
Prosedur penerimaan kas yang biasanya dilakukan bisa beragam, seperti penerimaan kas dari langganan, pembuatan voucher penerimaan kas, penyetoran kas ke bank, pencatatan buku kas dan bank (Laporan mutasi kas dan bank), serta stok opname kas harian
1. Penerimaan Kas dari langganan
Prosedur penerimaan kas bisa dimulai pada saat pelanggan melakukan penyetoran kas ke kasir, kemudian mengeluarkan invoice (asli) dan invoice lembar ketiga (lembar kasir) untuk dicocokan dengan penerimaan kas. Apabila sudah sesuai, maka invoice asli dan invoice rangkap ketiga tersebut dicap (stempel) lunas dan ditandatangani oleh kasir. Invoice asli beserta dengan dokumen lain kemudian diberikan kepada pelanggan, sedangkan invoice lembar ketiga akan di arsip bersama dengan Voucher Penerimaan Kas.
2. Pembuatan Voucher Penerimaan Kas
Voucher penerimaan kas merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penerimaan kas yang akan dilampirkan dengan invoice (copy kasir). Kemudian, diarsipkan sesuai dengan nomor urut voucher penerimaan kas. Voucher ini memberikan berbagai informasi. Antara lain: tanggal, jenis voucher penerimaan kas (keci/besar), nomor invoice, nama langganan, jumlah penerimaan kas, tanda-tangan petugas kasir, dan tanda tangan pihak yang memeriksa dan yang menyetujui.
Baca Juga : Pengertian Chart of Account dan Jenis-Jenisnya dalam Perusahaan
3. Penyetoran Kas ke Bank
Hampir setiap perusahaan akan menyetorkan uang ketika telah menerima uang kas. Penyetoran ke bank dilakukan dengan membuat Slip Setoran Bank beserta dengan uang kas yang disetor ke bank.
4. Pencatatan Buku Kas dan Laporan mutasi kas
Dalam prosedur ini, Ada 3 (tiga) tahap pembuatan laporan yaitu, laporan pada saat penerimaan kas, laporan pada saat penyetoran kas ke bank, kemudian penandatanganan persetujuan di buku kas dan bank oleh kasir.
Laporan pada saat penerimaan kas dibuat berdasarkan voucher penerimaan kas. Sedangkan laporan saat penyetoran kas ke bank dibuat dalam 2 bentuk, yaitu saldo kas berkurang dan saldo kas bertambah.
5. Stok Opname Kas Harian
Prosedur penerimaan kas diakhiri dengan stock opname kas untuk mencocokkan saldo fisik kas dengan saldo menurut laporan buku kas. Stock opname kas harian dilakukan untuk bahan rujukan jika terjadi perbedaan antara saldo buku kas dengan saldo fisik. Stok opname kas juga bisa dilakukan pada waktu tertentu oleh perusahaan untuk proses audit (pemeriksaan) saldo kas.
Prosedur penerimaan kas harus terkontrol dengan baik dan benar supaya kegiatan akuntansi dalam bisnis menjadi lancar. Saat ini, sistem penerimaan kas perusahaan Anda akan sangat terbantu dengan hadirnya software akuntansi Harmony.
Software ini dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan pengelolaan dan laporan keuangan bisnis Anda. Coba sekarang juga selama 30 hari tanpa dipungut biaya apapun dengan cara klik di sini.