Alat komunikasi yang hanya digunakan untuk keperluan di dalam kantor saja disebut

A.    Pengertian Pesawat Kantor

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi, akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar kantor.

B.     Perkembangan Alat Komunikasi

1.      Media Komunikasi Masa Lalu

Semenjak ditemukannya alat komunikasi untuk pertama kalinya, alat komunikasiini terus mengalami perkembangan. Berdasarkan rentang waktunya, peralatan komunikasi dibedakan menjadi alat komunikasi masa lalu dan alat komunikasi modern. Alat komunikasi masa lalu masih sangat sederhana dibandingkan dengan alat komunikasi modern. Berikut adalah media komunikasi yang digunakan pada masa lalu :

a.      Daun Lontar

Pada zaman dulu orang sudah menggunakan bahasa tulisan sebagai alat komunikasi. Kegiatan surat menyurat di Indonesia sudah dimulai sejak masa kerajaan Kutai, Tarumanegara, Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram.Yang lazim digunakan untuk menulis dimasa itu adalah daun lontar. Namun ada juga yang menggunakan bambu, rotan, dan lempengan batu. Daun lontar dikenal juga dengan nama daun pohon nira, daun lontar dipakai untuk bahan kerajinan dan naskah. Contoh tulisan atau naskah dari daun lontar

b.      Kentongan

Kentongan dikenal sebagai salah satu sarana komunikasi tradisional. Kentongan digunakan untuk memberitahu warga atau masyarakat bahwa atau telah terjadi sesuatu.Tanda digunakan berbeda-beda antara suatu peristiwa dengan peristiwa lainnya. Walaupun terjadi perkembangan teknologi yang cukup pesat, namun kentongan merupakan sarana komunikasi tradisional yang masih dapat bertahan sampai saat ini, khususnya di daerah pedesaan. Kentongan masih digunakan, misalnya dibidang keamanan dipakai sarana ronda malam. Kentongan juga dipakai sebagai petunjuk waktu. Kentungan besar ( bedug ) digunakan sebagai tanda bahwa waktu shalat telah tiba.

c.       Asap

Orang-orang zaman dahulu juga memanfaatkan asap sebagai media komunikasi. Asap dikenal sangat populer digunakan sebagai media komunikasi suku bangsa Indian di Amerika. Alat komunikasi ini biasa digunakan untuk mengirimkan suatu pesan rahasia pada teman ataupun lawan. Sekarang ini asap juga sering digunakan dalam suatu permainan dalam pramuka.

d.      Surat

Surat merupakan peralatan komunikasi paling kuno dan masih dipakai hingga saat ini. walaupun peranan surat sudah semakin tergusur karena perkembangan teknologi. Namun surat masih dipandang perlu untuk mengabarkan informasi yang bersifat rahasia atau penting.

2. Media Komunikasi Modern

a.    Telegraf

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh.. 

Pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse. Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting.

b.    Telepon

Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telepon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta.

Jaringan telepon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906, perusahaan jaringan telephon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui PTT (Post, Telegraf, Telepon) Dienst.

Telegram baru dipopulerkan pada tahun 1920-an. Telegram barisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca.

Namun waktu yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.

1. Telepon Genggam (Handphone)

Penemuan telepon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telephon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talkle

SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telephon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. telephon ini kemudian dikenal sebagai telephon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam berikutnya.

Tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telephon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telephon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna menggunakan beragam sistem kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi telephon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT). Telepon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Namun kini bentuk dan fitur-fitur pada telepon genggam semakin ringan, canggih, dan futuristik.

Internet merupakan salah satu produk TIK yang paling maju saat ini. Internet berawal dari diciptakannya teknologi jaringan komputer sekitar tahun 1960. Padaawalnya, jaringan komputer dimanfaatkan oleh angkatan bersenjata Amerika untuk mengembangkan senjata nuklir. Pada tahun 1989,Timothy Berners-Lee, ahli komputer dari Inggris menciptakan World Wide

Web, yaitu semacam program yangmemungkinkan suara, gambar, film, dan musik ditampilkan dalam internet. Karena penemuan inilah internet menjadi lebih menarik tampilannya dan bervariasi. Dahulu internet hanya dapat digunakan oleh kalangan dan dengan komponen tertentu saja. Tetapi saat ini orang yang dirumahpun bisa terhubung lewat internet dengan cara menggunakan modem atau juga jaringan telepon.

f.       Surat Eletronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

1. Pesan Instan (Instant Messaging)

Merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh

America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara online awal tahun 1990. para pengembang peranti lunak menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat

terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

Bottom of Form

C.    Jenis-jenis, Kelebihan dan Kekurangan, serta Masalah-masalah yang sering terjadi pada Alat Komunikasi Kantor

1.      Interkom

Interkom merupakan kepanjangan dari intercommunication device atau peralatan komunikasi internal. Interkom merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.

2.      Telepon

Kelebihan Telepon :

1. Tarif telepon lebih murah
2. Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal
3. Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.

Kekurangan Telepon :

1. Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.
2. Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

Masalah yang sering terjadi :

1.    Biasanya suara pada saat telepon tidak jelas akibat adanya noise dan troubleshooting pada telepon

2.    Kabel telepon  bisa rusak dan mengelupas.

3.      Telepon Seluler (Handphone)

Telepon genggam sering disebut handphone (disingkat HP) atau disebut pula sebagai telepon selular (disingkat ponsel) adalah perangkat telekomunikasitelepon konvensional saluran tetap, namun dapat dibawa ke mana-mana (portabel, mobile) dan tidak perlu disambungkan dengan jaringan telepon menggunakan kabel (nirkabel; wireless). Saat ini Indonesia mempunyai dua jaringan telepon nirkabel yaitu sistem GSM (Global System for Mobile Telecommunications) dan sistem CDMA (Code Division Multiple Access).

Kelebihan Handphone :

1. Praktis/efisien. Telepon seluler membantu dalam hal kemudahan komunikasi. Ukuran telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-mana.
2. Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel charger, headset, earphone, dan lain-lain.
3. Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

Kekurangan Handphone :

1. Tarif. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.
2. Sinyal. Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus.
3. Virus. Dengan semakin bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.
4. Perawatan dan pemeliharaan. Agar telepon seluler dalam keadaan baik maka telepon harus ditangani dengan benar.
5. Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi sinyal frekuensi radio (RF). Meskipun demikian, ada peralatan elektronik yang tidak dilindungi oleh sinyal RF dari telepon seluler.
6. Lingkungan hidup. Telepon seluler mengandung komponen yang terbuat dari material logam dan plastic yang jika sampahnya ditimbun terus-menerus dan tidak diproses dengan seksama dapat menjadi ancaman serius bagis lingkungan hidup manusia.
7. Kesehatan. Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

Masalah-masalah yang sering timbul :

1.      Sinyal pada handphone yang hilang/buruk

2.      Baterai cepat habis

3.      Layar LCD dan kabel IC pada HP cepat rusak

4.      Hardware cepat rusak seperti speaker dan keyboard

4.      Teleconference

Teleconference yaitu suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui monitor. Sistem ini memungkinkan untuk melakukan rapat jarak jauh dari berbagai tempat yang berbeda atau dalam satu ruangan dan pada saat yang sama, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dengan syarat di masing-masing tempat tersebut terdapat sistem yang memungkinkan untuk melakukan teleconference.

Kelebihan :

1.          Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah.

2.          Menghemat biaya.

3.          Menghemat waktu.

Kelemahan :

1.          Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki teleconference.

2.          Alat-alat untuk teleconference sulit didapat dan proses penginstalan harus ekstra hati-hati agar tidak salah.

Masalah yang sering terjadi :

1.         Apabila listrik padam tidak bisa digunakan

2.         Jika penginstalan keliru akan menyebabkan kerusakan dan mesin tidak berfungsi

3.         Alat-alatnya sulit ditemukan dan mahal

4.         Tidak semua orang bisa mengoperasikan

5.      Teleks

Teleks adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat  yang saling berhubungan. Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung  dan di rekam terlebih dahulu. Pengiriman berita secara langsung dengan cara mengetik berita pada saat pengiriman. Pengiriman secara tidak langsung dengan cara berita yang kan di kirim, di rekam terlebih dahulu pada pita teleks. Biaya pengiriman teleks di hitung menurut jangka waktu pengiriman dan jarak perhubungan atau wilayah atau zone.

Kelebihan :

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos.

Kekurangan :

Kualitas mesin faks telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.

Masalah yang sering terjadi :

1.         Apabila listrik padam tidak bisa digunakan

2.         Terkadang hasil cetakan kurang jelas

3.         Tidak dapat menerima dan mengirim dokumen karena sambungan telepon terganggu

7.      Email (Electronic Mail)

Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” (ejaan Indonesila: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut.

1.    Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.

2.    Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui jasa kurir atau pos.

3.    Nyaman : karena tidak perlu pergi ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer anda yg sudah terhubung dengan Internet.

4.     Cepat : pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yg digunakan tidak bermasalah.

5.    Hemat sumber daya :  tidak perlu beli kertas, pulpen, perangko.

6.     Aman :  karena ada passwordnya.

7.    Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik.

8.    Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy.

Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail, antara lain sebagai berikut.

1.    Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet.

2.    Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti tentang internet.

3.    Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban.

4.    Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus.

5.    Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi.

6.    Rawan penyadapan

Masalah-masalah yang sering terjadi :

1.    Jaringan internet lemot sehingga pengiriman membutuhkan waktu yang lama

2.    Biasanya kebanjiran spam yang dapat merusak file dalam email

3.    Terkadang lupa username dan password

4.    Salah kirim dan reson terlambat

REFERENSI

Reza, Krisna. 2012. Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi. (//chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html, diakses 21 Maret 2015)

Marsiya, Nita. 2010. Materi Menggunakan Peralatan Kantor. (//nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html, diakses 21 Maret 2015)

Bagis, Laila Al-izza. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan. (//lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html, diakses 22 Maret 2015)

Hartika, Wiwi. 2011. Kelebihan dan Kekurangan Videoconference. (//up-wiwi-9b.blogspot.com/2011/02/kelebihan-dan-kekurangan-video.html, diakses 22 Maret)

Page 2