Sebutkan dokumen yang disiapkan petugas reception saat tamu tiba

Prosedur Mengorganisasi Keberangkaan Tamu

Sebutkan dokumen yang disiapkan petugas reception saat tamu tiba

Pelaksanaan keberangkatan tamu melibatkan beberapa bagian/seksi (department/section/outlet), seperti room service pada mini bar, uniformed service untuk pengankatan barang bawaan tamu, dan accounting pada seksi kasir kantor depan dalam penyelesaian pembayaran tamu. Ketika telah terjadi kegiatan menyediakan kamar, berarti ada transaksi pembayaran. Untuk masalah pembayaran tamu, ditangani oleh kasir kantor depan (front office cashier) atau biasa disingkat dengan FOC.
Kesan terakhir dari tamu selama menginap di hotel ada pada FOC ini. Oleh karena itu, untuk menjaga citra yang sudah terpelihara selama tamu menginap dibutuhkan profesionalisme kerja yang prima, meliputi teknik, mental, ketelitian, dan kterampilan.
1.      Persiapan Keberangkatan Tamu
Hal-hal yang dilakukan dalam memersiapkan keberangkatan tamu adalah sebagai berikut.
a.       Resepsionis yang bertugas malam (night receptionist) melakukan pengecekan pada room rack atau computer jika menggunakan sistem komputerisasi. Selanjutnya, membuat daftar tamu yang diperkirakan akan berangkat atau checkout pada formulir expected departure list, kemudian didistribusikan ke department terkait.
b.      Berdasarkan daftar tersebut, petugas FOC menindaklanjuti dengan:
-          Mengumpulkan seluruh dokumen pembayaran seperti laundry voucher, restaurant bill, dan sebagainya, kemudian mengurutkan sesuai daftar transaksi pada guest bill, lalu memasukannya ke dalam amplop.
-          Memisahkan kartu pendaftaran (registration card) dengan kartu pembayaran (guest bill card), karena ketika proses pembayaran selesai, kartu pendaftaran tersebut akan dikirim kembali ke reception untuk diarsip.
-          Memosisikan kembali pada guest bill rack sesuai dengan nomor kamarnya.
EXPECTED DEPARTURE LIST
DATE :
No.Room No.Name of GuestPersons Flight No.TimeRemark




cc. (V) GM (V) FOM (V) Sales Manager (V) Housekeeper (V) Bell Captain (V) FOC (V) File
Contoh expected departure list.
2.      Prosedur Menangani Keberangkatan Tamu Perorangan dan Rombongan
Hubungan komunikasi untuk teknis pelaksanaan keberangkatan tamu sangat tergantung dari tamu. Ada yang menghubungi bell captain pada uniformed service section, atau ke bagian informasi, atau ke reception. Namun, ada yang langsung menghubungi atau datang kebagian front office cashier.
Prosedur yang berlaku, diharapkan tamu menghubungi resepsionis untuk dipastikan nomor kamar yang akan checkout, perlu tidaknya jasa pengangkut barang, waktu pengambilan barang, dan waktu keberangkatannya. Kemudian resepsionis menginformasikan kepada bell captain untuk mengorganisasi pengambilan barang tamu tersebut dan menyampaikan ke bagian FOC untuk menyiapkan guest bill-nya.
Pada hotel yang masih beroperasi secara manual/belum komputerisasi, prosedur checkout umumnya menggunakan mesin untuk membuat zero balance terhadap rekening tamu (guest bill).
Ketika tamu tiba di counter pada area keberangkatan, FOC yang bertugas melakukan hal-hal berikut.
a.       Mengucapkan salam/greeting, sesuai waktu.
b.      Menanyakan nomor kamar dan meminta kunci kamar tamu, jika hotel menggunakan kunci model konvensional.
c.       Mengambil guest bill dan registration card dan guest bill rack sesuai nomor kamarnya dan memberikan amplop ang berisi seluruh dokumen pembayaran yang telah dikumpulkan dan dirapikan kepada kami.
d.      Meneliti guest bill untuk dilakukan zero balance dengan memperhatikan kemungkinan berikut.
-          Terjadi keterlambatan keberangkatan (late checkout).
-          Adanya keterlambatan pembebanan (late charge).
e.       Meminta tamu untuk memeriksa dan meneliti rekening-rekening penunjang yang masuk dari bill outlet. Misalnya laundry dan mini bar.
f.        apabila sudah menyetujui jumlah pembayaran kemdian melakukan proses check-out dengan membuat zero balance pada mesin.
g.      Menerima pembayaran. Hal yang harus diperhatikan ketika menerima pembayaran adalah sebagai berikut.
-          Uang tunai (cash)
Lakukan penghitungan di hadapan tamu, lalu masukkan ke dalam petty cash box, dan buat zero balance.
-          Kartu kredit (credit card)
Ketika tamu check-in, kartu kreditnya sudah dicetak pada slip kartu kredit dengan kartu kredit imprinter, dan mendapat approval dari pihak bank yang mengeluarkan jenis kartu kredit tersebut. Kegiatan selanjutnya, memasukkan jumlah angka pembayarannya pada kartu slip tersebut dan meminta tanda tangan tamu pada slip kartu kreditnya, kemudian menyerahkan customer slip-nya pada tamu.
-          Kupon pembayaran (voucher)
Sejumlah biaya yang ditanggung sesuai dengan voucher dibuatkan master bill-nya. Bukti inilah yang akan ditagihkan kepada agen yang mengeluarkan voucher ini, sedangkan pemakaian diluar angka yang disebutkan pada voucher merupakan tanggung jawab pribadi dari tamu untuk membayar dengan tunai, atau dengan kartu kredit. Lakukan prosedur penerimaan dari salah satu jenis cara diatas.
-          Surat Jaminan (guarantee letter)
Bila tamu telah memeriksa dan menyetujui jumlah pembayaran, maka tamu tinggal menandatangani hasil cetak guest bill-nya, jika surat jaminan hanya menanggung biaya kamar dan makan, maka transaksi lainnya menjadi tanggung jawab pribadi tamu. Lakukan prosedur penerimaan jenis pembayaran yang menjadi tanggungan pribadinya.
-          Cek perjalanan (traveller’s cheque)
Tamu diminta untuk menandatangani tiap lembar travelle’s cheque tersebut.
h.      Memerikan guest bill dan bukti transaksi lain yang asli kepada tamu dengan menggunakan amplop.
i.        Memastikan tidak ada barang tertinggal pada safety deposit box.
j.        Memeastikan tidak ada surat untuk tamu pada reception.
k.      Menyediakan atau menawarkan jasa transportasi.
l.        Mengucapkan terima kasih dan berharap untuk kembali menginap.
m.    Mengembalikan kunci kamar (jika hotel masih menggunakan kunci konvensional).
n.      Memberikan kunci dan kartu pendaftaran ke bagian reception atau resepsionis yang bertugas.
o.      Memperbarui catatan kantor depan.

Penghargaan Intrinsik dan Ekstrinsik Penghargaan Intrinsik diartikan sebagai penghargaan yang didapatkan bisa melalui pribadi itu sendiri oleh seseorang. Hal ini bisa membuat perasaan puasa tau bisa juga sebagai terima kasih dan perasaan yang begitu bangga dengan pekerjaan yang telah dilakukan dengan tepat oleh karyawan. Kemudian penghargaan Ekstrinsik ialah  penghargaan yang ditimbulkan dari luar orang tersebut, contohnya salah seorang karyawan yang mendapat pujian dari atasannya. penghargaan Intrinsik maupun ekstrinsik sama-sama mempunyai nilai tersendiri. Penghargaan Ekstrinsik Penghargaan Finansial : Gaji dan Upah Uang merupakan penghargaan ekstrinsik yang utama. Ini merupakan tantangan yang sulit bagi manajer. Lain halnya apabila seroang karyawan dapat melihat hubungan antara kinerja dan kenaikan yang diberikan, uang tidak akan menjadi motivator yang kuat. Beberapa perusahaan menggunakan berbagai strategi cara dalam merencakan insentif agar bisa memotivasi karyawannya. Seroang ah

Setiap perusahaan akan terlibat dalam masalah transportasi (pengangkutan) bahan atau penanganan bahan (materials handling).   Di dala perusahaan, bahan-bahan harus dipindah dari mobil-mobil pengangkut yang datang dan kemudian diangkut ke gudang penyimpanan bahan mentah. Dari sana, bahan-bahan dipindahkan ke operasi pertama kemudian ke operasi-operasi selanjutnya, dan dari sana ke tempat-tempat penyimpanan sementara di antara berbagai operasi, dan ke gudang penyimpanan barang jadi, ke ruang pengiriman, dan akhirnya ke atas truk atau mobil pengangkut ke langganan atau distributor. Kegiatan pemindahan material ini bukan semata-mata kegiatan pemindahan material saja, melainkan juga mencakup kegiatan pemindahan barang setengah jadi dan barang jadi di dalam perusahaan yang bersangkutan tersebut. Material handling timbul terutama pada layout fungsional karena dalam layout fungsional terdapat aliran bahan-bahan dalam proses produksi yang tidak teratur atau tidak memiliki pola yang tetap,

Mengelola Organisasi Pemasaran Holistik  untuk Jangka Panjang   Tren Praktik Pemasaran Pemasar juga menghadapi dilema etika dan pertukaran yang membingungkan. Konsumen mungkin menghargai kenyamanan, tetapi bagaimana membenarkan produk sekali pakai atau pengemasan yang rumit di dunia yang mencoba meminimalkan limbah? Meningkatkan aspirasi material dapat mengabaikan kebutuhan akan keberlanjutan. Dengan meningkatnya sensitivitas konsumen dan peraturan pemerintah, perusahaan pintar secara kreatif merancang dengan mempertimbangkan efisiensi energi, jejak karbon, toksisitas, dan sekali pakai. Beberapa memilih pemasok lokal dari jarak jauh. Pemasaran Internal Pemasaran internal mensyaratkan bahwa setiap orang dalam organisasi menerima konsep dan tujuan pemasaran dan terlibat dalam memilih, menyediakan, dan mengkomunikasikan nilai pelanggan. Hanya bila semua karyawan menyadari bahwa tugas mereka adalah menciptakan, melayani, dan memuaskan pelanggan apakah perusahaan menjadi pemasa

Langkah Langkah reception menyambut kedatangan tamu?

CARA MENYAMBUT TAMU YANG CHECK-IN.
Greeting atau salam. ... .
Memperkenalkan diri kepada tamu. ... .
Membawa barang bawaan tamu. ... .
Mengantar tamu ke Lobby. ... .
Melanjutkan Registrasi ke Bagian Front Oficce..

Sebutkan persiapan apa saja yang perlu dilakukan resepsionis sebelum bekerja?

Persiapan awal kegiatan reception.
Membaca buku komunikasi (log book / diary communication).
Akurasi rak status kamar (room rack).
Menghitung Kamar..
Memblok Kamar (Blocking Rooms).
Format Room blocking slip..
Laporan Status Kamar (Room Status Report).
Expected arrivals list..
Format Expected arrival list..

Setiap petugas reception bila menerima tamu walk in Langkah pertama yang ditanyakan kepada tamu adalah?

Tanyakan kepada tamu apakah telah membuat reservasi sebelumnya. Tanyakan kepada tamu keinginan dan kebutuhan yang diperlukan selama menginap di hotel. Mengecek kamar yang diperlukan tamu pada room rack. Tawarkan kamar sesuai dengan yang diinginkan tamu, jelaskan pula fasilitas dan harga kamar secara lengkap.

Persiapan yang perlu dilakukan oleh Front Office dalam proses keberangkatan tamu Salah satu langkah yang perlu dilakukan adalah?

Prosedur menangani keberangkatan tamu perorangan.
Mengucapkan salam, sesuai waktu..
Menanyakan no kamar dan meminta kunci kamar tamu..
Mengambil guest bill dan kartu registrasi..
Meneliti guest bill untuk dilakukan zero balance..
Meminta tamu untuk memeriksa rekening penunjangyang masuk..