Mungkin Anda pernah bertanya-tanya bagaimana suatu seminar besar yang diadakan di hotel bintang lima dengan banyak penonton bisa sukses. Atau mungkin Anda pernah berjalan melewati suatu konstruksi bangunan besar dan kemudian berpikir, “Bagaimana proyek konstruksi bangunan sebesar ini yang membutuhkan dana besar dan melibatkan orang banyak bisa berjalan begitu lancar?”. Jawabannya adalah manajemen proyek.
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen secara umum adalah suatu upaya untuk mencapai suatu tujuan dengan sumber daya seminimal mungkin (efisien). Sementara itu, proyek adalah rencana pekerjaan dengan suatu target pencapaian tertentu yang diselesaikan dalam rentang waktu tertentu.
Secara kolektif, manajemen proyek adalah suatu pendekatan/metode untuk mengelola suatu proyek dengan efektif dan efisien. Sistem ini hadir sebagai perangkat untuk membantu mengelola kegiatan-kegiatan berbentuk proyek, misalnya proyek konstruksi. Tanpanya, suatu proyek akan sulit dieksekusi baik dari segi biaya, waktu, atau bahkan kualitasnya.
Baca juga : Mengenal Manajemen Rantai Pasokan Untuk Kemudahan Pemantauan Stok Pada Bisnis
Tujuan Manajemen Proyek
Manajemen proyek memiliki sejumlah tujuan, di antaranya:
Menyelesaikan tepat waktu
Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai. Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.
Menjaga anggaran
Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif dan efisien).
Menjaga kualitas
Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, kriteria proyek yang ditentukan di awal harus tercapai. Artinya, manajemen proyek juga membuat standar kualitas dari suatu proyek sehingga ia tidak dikerjakan secara seenaknya saja.
Melancarkan proyek
Pada akhirnya, proyek yang ideal adalah proyek yang selesai sesuai dengan perencanaan awal, baik dari segi waktu, anggaran, maupun kualitas. Manajemen ini membantu pengerjaan proyek supaya selesai dengan lancar sesuai dengan rencana awal.
Baca juga : Pengertian Manajemen Operasional, Tujuan, Ciri Dan Fungsinya pada Bisnis
Sasaran Manajemen Proyek
Sasaran manajemen proyek adalah sebagai berikut:
- Menyelesaikan dan mengembangkan proyek sesuai dengan anggaran biaya dan tenggat waktu yang telah ditentukan sekaligus dalam kualitas/spesifikasi sesuai dengan yang telah disepakati di awal.
- Meningkatkan nama baik pelaksana proyek berdasarkan kualitas hasil proyek.
- Menciptakan suasana kerja kondusif untuk mendukung kelancaran aktivitas proyek. Hal ini meliputi ketersediaan keadaan, sarana-prasarana, dan keselamatan kerja.
- Menjaga keharmonisan antar pihak dalam proyek sehingga seluruh pihak terlibat akan memberikan yang terbaik untuk proyek yang sedang dijalankan.
Baca juga : Pengertian Sistem Inventory, Manfaat, serta Tips Pengelolaannya
Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Hal-hal yang termasuk ke dalam domain ruang lingkup manajemen proyek adalah sebagai berikut:
- Waktu proyek dimulai
- Perencanaan lingkup proyek
- Pendefinisian ruang lingkup proyek
- Verifikasi proyek dan kontrol ketika proyek sedang dijalankan
Contoh Manajemen Proyek
Sebenarnya ada banyak sekali contohnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Proyek Konstruksi
Proyek konstruksi adalah proyek yang berhubungan dengan pembangunan sarana publik, seperti pembangunan bendungan, gedung, kawasan pembangkit listrik, jembatan, pabrik, jalan raya, jalan tol, dan sebagainya.
2. Proyek Penelitian
Proyek penelitian pada dasarnya adalah suatu proyek yang dilakukan untuk kepentingan penelitian dan pengembangan. Hasil dari penelitian tersebut nanti digunakan untuk meningkatkan kualitas dari suatu barang atau jasa, atau hanya untuk pengembangan ilmu pengetahuan saja.
3. Proyek Padat Modal
Proyek padat modal adalah proyek produksi besar dengan bantuan mekanik (robot). Proyek ini disebut “padat” karena pada eksekusinya membutuhkan modal yang banyak. Banyaknya modal yang diperlukan membuatnya hanya bisa dilakukan oleh perusahaan besar.
4. Proyek Manufaktur
Proyek manufaktur adalah proyek yang melakukan rancangan untuk memproduksi suatu produk secara menyeluruh.
Baca juga : Mengenal Strategi Positioning Untuk Pemasaran Produk Yang Lebih Efektif
Kesimpulan
Supaya suatu proyek bisa berjalan lancar menuju tujuan proyek dengan spesifikasi yang telah ditentukan di awal, diperlukan manajemen proyek yang baik. Pada proses ini, banyak hal seperti anggaran, tenggat waktu, dan lingkup proyek harus direncanakan.
Pada setiap proyek terdapat risiko. Terlebih lagi pada proyek-proyek besar, banyaknya keputusan yang harus diambil membuat banyaknya kemungkinan hambatan dan risiko yang akan muncul. Untuk menghindari risiko-risiko tersebut, Anda bisa mencari jalan keluar dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang dapat terjadi.
Baca juga : 8 Cara Untuk Meningkatkan Produktivitas Pada Usaha Bengkel Anda
Keberhasilan sebuah proyek juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.
Untuk meminimalisir kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan anggaran Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran yang bisa memudahkan proses penghitungan anggaran proyek secara menyeluruh.
Accurate Online adalah software akuntansi tepat untuk pengelolaan proyek yang sedang Anda tangani. Accurate Online memiliki fitur anggaran, multi proyek, multi departemen, dan masih banyak lagi fitur Accurate Online yang bisa membantu memudahkan pengelolaan manajemen proyek Anda.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud terbaik yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan sudah digunakan oleh lebih 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Jika Anda tertarik menggunakan Accurate Online, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui banner di bawah ini.
Written By Sinau Thewe Tuesday, March 10, 2020 Edit
Soal Ujian Sekolah 2021 - Pada Tahun Pelajaran 2020/2021, faktor penentu kelulusan Peserta Didik ditentukan bukan dari hasil Ujian Nasional, melainkan dari Rapor tiap semester, nilai sikap yang baik dan mengikuti Ujian Sekolah yang dilaksanakan oleh Satuan Pendidikan.
Pada kesempatan kali ini, Sinau-Thewe.com akan membagikan Kisi-Kisi, Soal, Jawaban, Kartu Soal dan Norma Penilaian Ujian Sekolah Mata Pelajaran Administrasi Umum SMK Tahun 2021.
Soal Ujian Sekolah ini berisi 45 soal yang terbagi menjadi dua komponen yaitu soal pilihan ganda sejumlah 40 soal dan 5 soal untuk uraian. Berikut ini rinciannya :
1. Rudi adalah seorang karyawan di perusahaan Sentosa Budi. Di perusahaan ia memiliki wewenang untuk mengatur dan mengurus tenaga kerja yang akan dilibatkan dalam proyek perusahaan. Pekerjaan yang Rudi lakukan termasuk unsur administrasi dalam bidang...
2. Dalam menjalankan pekerjaan kantor sehari-hari, seorang karyawan perlu mengetahui fungsi administrasi guna melancarkan tugas yang dikerjakan. Salah satu fungsi administrasi yang harus diterapkan adalah fungsi pengorganisasian dimana fungsi ini berperan dalam...
A. penyusunan dan pembagian kerja bagi para staf administrasi
B. perencanaan penyusunan anggaran belanja organisasi
C. pengawasan kinerja secara rutin
D. mengarahkan jobdesk yang dikerjakan oleh karyawan
3. Perhatikan gambar dibawah:
Gambar disamping merupakan contoh dari kegiatan administrasi yang dilakukan pada suatu kantor. Kegiatan tersebut termasuk ke dalam jenis administrasi...
4. Bapak Teddy merupakan pimpinan di perusahaannya. Berdasarkan jenis-jenis jabatan yang ada, pekerjaan yang dilakukan oleh beliau adalah...
A. memimpin dalampelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen
B. memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
C. menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor, pelayanan teknis dan administrasi
D. membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
E. menentukkan tenaga kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh perusahaan
5. Perhatikan tugas-tugas administrasi berikut:
1) Membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi
2) Menerima dan mengantar tamu
3) Mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan
5) Menjamin kelancaran manajemen perusahaan
Berdasarkan daftar di atas, tugas administrasi yang dilakukan oleh seorang sekretaris junior yaitu...
6. Seorang bawahan hanya boleh menerima perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan saja. Hal ini sesuai dengan prinsip organisasi yaitu...
A. pendelegasian wewenang
7. Sebentar lagi pelaksanaan kegiatan kemah Pramuka akan dilakukan di SMK Sinau-Thewe.com. Ari sebagai Ketua Ambalan Pramuka membentuk panitia agar persiapan pelaksanaan dapat berjalan lancer. Pembentukan panitia dilakukan agar tugas per masing-masing anak jelas dan dapat diawasi. Hal ini sesuai dengan prinsip organisasi....
A. pendelegasian wewenang
8. Karyawan kantor dalam melakukan pekerjaannya harus memiliki potensi atau kemampuan yang mampu mendukung hasil kinerjanya. Berikut persyaratan potensi fisik yang harus dimiliki oleh karyawan administrasi adalah...
A. memiliki kualitas indra yang baik
B. memiliki kemampuan berfikir terarah
C. dapat memotivasi diri sendiri
E. mampu berkomunikasi dengan baik
9. Perhatikan persyaratan personel administarsi di bawah ini:
1) Mempunyai kepekaan social
2) Mempunyai rasa empati dengan rekan kerja
3) Mampu berkomunikasi baik dengan orang lain
4) Mudah bergaul dengan lingkungan kerja yang baru
Berdaftarkan daftar di atas, yang termasuk ciri-ciri personel administrasi yang memiliki kecerdasan sosial adalah...
10. Seorang personel kantor tentu dituntut untuk dapat melaksanakan semua tugas dan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, tepat dan efisien. Salah satu persyaratan keterampilan yang harus dimiliki oleh personel kantor dalam mengadministrasi adalah kegiatan mengolah. Ilustrasi yang tepat untuk menggambarkan kegiatan mengolah adalah...
A. seorang notulis menulis jalannya rapat sebagai bahan informasi yang akan diberikan ke pimpinan
B. seorang sekretaris mengetik konsep surat yang telah dibuat oleh pimpinan untuk selanjutnya dikirim
C. surat yang telah selesai dibuat oleh sekretaris dan ditandatangani oleh pimpinan selanjutnya dikirimkan ke klien oleh kurir kantor pos
D. sebelum dikirim, surat di copy terlebih dahulu oleh sekretaris untuk diarsipkan
E. copy-an surat kemudian diarsipkan oleh sekretaris menggunakan sistem abjad pada folder dan laci khusus arsip
11. Ridwan adalah seorang pegawai TU di suatu sekolah. Dia mengumpulkan semua data murid-murid yang bersekolah di sekolahan tersebut. Jenis pekerjaan apa yang Ridwan lakukan...
12. Perhatikan gambar berikut :
Berdasarkan bentuk struktur organisasi di atas, pimpinan memiliki wewenang dan tanggung jawab penuh terhadap bidang kerja unitnya. Kekurangan dari bentuk organisasi pada gambar tersebut adalah....
A. ketidaksetiakawanan antar pegawai sulit dibina karena luasnya organisasi sehingga karyawan tidak saling mengenal
B. pimpinan cenderung otoriter
C. sulit melakukan tour of duty karena pegawai telah terspesialisasi
D. tidak ada kesatuan perintah
E. koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi
13. Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut.
1) Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
2) Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
3) Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal
4) Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
5) Mudah menerapkan konsep the right man on the right place.
Pimpinan berwenang memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada kaitannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Berdasarkan hal tersebut, kelebihan dari bentuk organisasi fungsional ditunjukkan oleh nomor...
14. Menurut pendapat Anda, manakah yang harus lebih diunggulkan antara keterampilan dan kepribadian sebagai syarat menjadi personil administrasi yang baik? Jelaskan alasannya!
Potensi keterampilan dan kepribadian merupakan dua hal yang harus dimiliki oleh personil administrasi. Keduanya sangat penting untuk menunjang kinerja personil administrasi. Potensi keterampilan dibutuhkan sehingga personil administrasi mempu melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enak kegiatan diantaranya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimoan dengan baik. Sedangkan potensi kepribadian justru juga mampu menunjang potensi keterampilannya sehingga personil administarsi mempunyai loyalitas, ketekunan dan kerajinan, kesabaran, teliti, ulet dan tidak cepat putus asa juga kerapian.
15. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, bentuk organisasi dibagi menjadi 3 macam. Menurut pendapat Anda, dari ketiga macam bentuk organisasi tersebut, manakah bentuk organisasi yang paling sesuai diterpakan pada perusahaan yang aspek kerjanya lebih luas? Jelaskan alasannya!
Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi merupakan salah satu fungsi dasar bagi sebuah manajemen untuk mencapai target, strategi, dan sasaran yang ditetapkan oleh sebuah perusahaan. Maka sari itu, untuk perusahaan besar lebih tepat jika menggunakan struktur organisasi fungsional. Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja. Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah dapat menekan biaya operasional perusahaan, dan memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada kinerja karyawan.
16. Jelaskan 3 macam buku agenda!
- Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
- Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
- Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
17. Menurut Anda, apa saja yang perlu diperhatikan saat memilih peralatan kantor?
Jawab :
- Perhatikan harga. Pastikan Anda membeli barang yang sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan Anda. Selain itu, pertimbangkan pula apakah barang yang dibeli bisa bermanfaat bagi para pekerja sehingga dapat meningkatkan produktivitas mereka.
- Kebutuhan kantor. Anda tidak akan mau membeli meja dan kursi yang tidak nyaman karena hal tersebut akan mengganggu konsentrasi dan kualitas kerja karyawan Anda.
- Efektivitas peralatan. Maka prioritaskan peralatan apa yang harus Anda beli terlebih dahulu berdasarkan tingkat efektivitas dan juga frekuensi penggunaan.
- Multifungsi dan fleksibel. peralatan yang baik harus fleksibel dalam artian mudah untuk dipindahkan dan juga disimpan. Karena, perkembangan bisnis Anda dapat dengan cepat berubah, sehingga suasana kantor juga dapat berubah dengan cepat.
- Ukuran sesuai
- Mengedepankan identitas perusahaan dan kecantikan
- Kebersihan peralatan
Untuk soal, kisi-kisi, jawaban serta kartu soal secara lengkap dapat dilihat dan di unduh pada tautan berikut ini:
Sinau-Thewe.com juga menyediakan contoh soal lainnya, klik tautan berikut :
Demikiab informasi tentang Soal & Jawaban Ujian Sekolah Administrasi Umum Tahun 2021 Paket A yang bisa Sinau-Thewe.com bagikan, semoga ada manfaat didalamnya dan terima kasih.