Mengapa sebuah data perlu diolah dan dianalisis

Tahukah Anda bahwa data dan informasi memiliki peran krusial untuk memajukan usaha atau bisnis yang Anda miliki? Pergerakan dan arah kemajuan sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik untuk keperluan pemasaran, pengambilan kebijakan, dan lainnya. Sayangnya, masih cukup banyak orang yang belum memahami apa itu data dan informasi serta pentingnya kedua hal tersebut untuk mengembangkan suatu usaha.

Tak hanya itu, sering kali data dan informasi dianggap sebagai hal yang tidak penting sehingga luput dari pantauan dan observasi para pemilik usaha yang kemudian berakibat pada buruknya pengambilan kebijakan. Pada akhirnya, kesalahan tersebut bahkan bisa membuat suatu bisnis merugi atau gulung tikar. Sebaliknya, jika dikelola dengan baik dan didukung software development yang baik pula, data bisa membantu kita memperoleh informasi untuk memprediksi serta mengalkulasi jalannya bisnis baik dalam jangka pendek maupun panjang.

Nah, apabila Anda memiliki usaha, ada baiknya untuk mulai mempelajari apa itu data dan informasi serta bagaimana cara pengolahannya yang bisa membawa benefit besar bagi perusahaan Anda.

Pengertian Data dan Informasi

Untuk memahami apa itu data dan informasi dengan jelas, mari kita simak penjelasan berikut.

Pengertian Data

Secara singkat, kita bisa mengartikan data sebagai fakta. Lebih jelasnya lagi, data merupakan informasi mentah atau fakta yang belum diolah — bisa berupa angka, simbol, gambar, suara, video, tulisan, benda, atau faktor lain dari sebuah peristiwa yang terjadi. Data mentah tersebut masih belum bisa diterima secara informatif oleh kita serta tidak memiliki makna apa pun sehingga memerlukan pengolahan lebih lanjut untuk menjadi sebuah informasi yang diterima oleh penerimanya.

Untuk memperjelas, berikut adalah beberapa contoh data:

• Wanita. 25 tahun. Rambut keriting
• Tas merek “A”. Stok 10. Warna kuning.
• Laki-laki paruh baya. Mobil keluaran tahun ‘90-an
• Kecelakaan. Korban tewas. 2 mobil
• Perempuan. Sepatu bot.

Nah, jika kita baca sekilas data tersebut, besar kemungkinan tidak ada informasi lanjutan yang didapat. Dalam contoh data “Perempuan dan sepatu bot”, membuat kita mengernyitkan dahi dan bertanya-tanya, “Memangnya kenapa jika ada perempuan dan sepatu bot? Apa salahnya? Lalu saya harus ngapain?”. Nah, itulah gambaran sederhana mengenai data yang berupa fakta tanpa ada informasi tambahan di dalamnya.

Data mentah, meski terlihat useless, memiliki fungsi yang vital dalam kaitannya dengan pengolahan informasi di dalam sebuah perusahaan, yaitu:

1. Sebagai landasan dari sebuah perencanaan

Data memiliki peran krusial dalam penentuan arah kebijakan perusahaan karena mengandung fakta-fakta di lapangan yang terkait dengan segmen usaha Anda. Data yang valid, utamanya, menjadi kunci bagi informasi yang akurat pula.

2. Sebagai dasar pengumpulan informasi

Dengan adanya data yang berhasil dikumpulkan, perusahaan bisa mulai menyusun analisis untuk memunculkan informasi yang berguna. Data tersebut juga menentukan kualitas informasi yang dihasilkan apakah relevan atau tidak.

3. Sebagai komponen penting dalam sistem informasi

Dalam sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan, data berfungsi untuk mengantisipasi terjadinya inkonsistensi data, kerangkapan data, dan menyusun database rapi yang bisa diakses oleh multi pengguna.

Hal yang paling sering dijumpai saat membahas soal data dan informasi suatu perusahaan adalah nama pelanggan, alamat, alamat surel, nomor kontak, dan sebagainya. Contoh gampangnya adalah ketika perusahaan meminta pelanggan untuk mengisi identitas diri ketika mengajukan membership di toko Anda. Dengan cara itu, perusahaan sudah memiliki data pelanggan yang potensial untuk kemudian disimpan di dalam database. Nah, selain cara tersebut, perusahaan bisa berinovasi dengan cara lain yang bisa dilakukan untuk memperoleh data pelanggan.

Jenis-Jenis Data Bagi Perusahaan

Berbagai jenis data lazim digunakan untuk keperluan memajukan perusahaan. Anda bisa mengumpulkan data dan memisahkannya berdasarkan kategori masing-masing sesuai kebutuhan perusahaan yang sedang beroperasi dan disesuaikan dengan tujuan pengambilan data itu sendiri.

1. Data Internal

Salah satu data yang paling mudah diperoleh oleh perusahaan adalah data internal atau data yang bersumber dari dalam perusahaan itu sendiri. Data jenis ini menunjukkan kondisi operasional perusahaan, dan biasanya berupa data karyawan, keuntungan usaha, jumlah barang yang dijual, jumlah barang yang diproduksi, dan sebagainya.

2. Data eksternal

Berkebalikan dari data internal, data eksternal adalah patokan data dan informasi yang bersumber dari luar perusahaan. Sering kali para pemilik usaha menggunakan data ini untuk mengumpulkan informasi seputar kondisi pasar, seperti data pembeli, jenis kelamin, data pesaing, dan yang lainnya.

3. Data berkala

Data jenis ini juga sering disebut dengan time series data yang metode pengumpulannya dilakukan secara berkala, dan dalam waktu tertentu secara kontinu. Bagi sebuah perusahaan, data jenis ini diperlukan untuk memantau perkembangan sebuah kejadian, seperti pergerakan saham di pasar. Data time series biasanya menunjukkan pola atau tren perubahan objek yang diamati dari masa ke masa untuk kemudian digunakan sebagai landasan kebijakan perusahaan.

4. Data primer

Data primer atau data utama adalah salah satu jenis data yang diperoleh secara langsung oleh perusahaan dengan cara observasi langsung atau terjun ke lapangan. Data primer memiliki sifat yang lebih akurat karena diperoleh langsung dari sumbernya. Contoh data primer adalah hasil wawancara konsumen.

5. Data sekunder

Selain data primer, ada juga data sekunder yang merupakan kumpulan data dari penelitian-penelitian yang sudah ada sebelumnya. Data ini dikumpulkan secara kolektif oleh perusahaan dari waktu ke waktu dan tidak melalui proses observasi langsung atau berasal dari dokumentasi yang telah ada. Contoh data sekunder adalah laporan audit perusahaan dari tahun ke tahun.

6. Data kualitatif

Salah satu jenis data yang istilahnya dikenal oleh masyarakat awam adalah data kualitatif. Data kualitatif sering dijumpai pada penelitian-penelitian, tapi tak jarang juga ditemukan pada sumber data perusahaan. Bentuk penyajian dan penulisan data kualitatif merupakan susunan kalimat dalam pelaporan. Salah satu contoh paling umum dari data kualitatif adalah jawaban kuesioner yang diberikan oleh pelanggan ketika perusahaan melakukan riset atau survei atas hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan dalam ruang lingkup waktu tertentu. Data kualitatif sangat erat kaitannya dengan kategorisasi dan sifat variabel objek yang sedang diteliti.

7. Data kuantitatif

Jenis data selanjutnya yang sering dijumpai sebagai landasan analisis kemajuan perusahaan adalah data kuantitatif. Data kuantitatif disajikan dalam bentuk angka, statistik, grafik, serta dapat dihitung dengan baik. Nah, contoh data kuantitatif adalah jumlah karyawan perusahaan, usia seseorang, besaran gaji karyawan, dan lainnya.

Dalam penyusunan data, perusahaan sebaiknya mengambil hal-hal atau data yang penting dan diperlukan saja. Jangan sampai proses pengambilan data dilakukan secara tidak terstruktur dan terukur, yang kemudian bisa mengakibatkan ketidakakuratan pada hasil akhirnya. Pengambilan data juga harus didasari oleh objektivitas dan tidak boleh bias.

Hal lain yang tak kalah penting dalam penyusunan data adalah membedakan antara informasi dan opini pribadi koresponden, terutama jika data tersebut diambil dari proses wawancara/kuesioner. Kesalahan dalam membedakan dua hal tersebut bisa berakibat pada bias informasi.

Nah, setelah Anda mengetahui apa itu data dan jenis-jenisnya, pertanyaan yang timbul selanjutnya adalah harus diapakan data tersebut?

Data akan menjadi sebuah informasi krusial bagi kemajuan perusahaan jika diolah dengan benar. Sebelum mempelajari tentang cara pengolahannya, marilah kita membahas tentang informasi terlebih dahulu.

Pengertian Informasi

Setelah Anda memahami apa itu data, jenis-jenis, dan proses pengolahannya, kini saatnya untuk masuk ke pembahasan informasi. Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah dan dianalisis, serta berguna untuk pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan.

Berbeda dengan data yang mentah dan tidak bermakna, informasi memiliki konten dan konteks, sudah disesuaikan dan diproses sedemikian rupa. Melalui informasi yang dikumpulkan, Anda bisa menganalisis, melihat tren, kaitan, serta hal baru tentang performa operasional bisnis Anda.

Untuk memperjelas, berikut adalah beberapa contoh informasi:

• Terjadi tawuran para pemuda dari kampung A dan B akibat rusuhnya pertandingan tarkam pada hari Minggu, 2 November 2020 yang diadakan oleh Pemerintah Kabupaten Magelang.
• 50% wanita dengan rentang usia antara 25 dan 35 tahun di kota Jakarta masih memiliki keraguan untuk menikah.
• Pelanggan A, usia 56 tahun, rutin membelanjakan uangnya untuk koleksi kartu pos dari berbagai penjuru dunia.

Nah, dari contoh tersebut, Anda bisa memperoleh informasi terkait suatu kejadian, dan bukan hanya data mentah. Informasi tersebut diperoleh dari hasil analisis dan pengolahan secara formal menggunakan teknologi sistem informasi dan memberikan pengetahuan bagi yang memerlukan.

Ciri-Ciri dan Kualitas Informasi

Selain bersifat informatif dan mengedukasi, sebuah informasi juga memiliki ciri-ciri serta kualitas yang berguna bagi perusahaan yaitu:

• Memiliki makna dan berguna bagi penerima informasi
• Menggambarkan sebuah kejadian dengan utuh dan terstruktur
• Digunakan untuk tujuan tertentu, seperti pengambilan keputusan.
• Memiliki sifat yang akurat. Artinya, sebuah informasi tidak boleh menyesatkan atau false, bias, dan harus jelas dalam menggambarkan maksudnya.
• Up-to-date. Sebuah informasi harus memiliki sifat tepat waktu, up-to-date, dan terkini. Sebuah informasi yang sudah usang atau diberikan terlambat tidak memiliki nilai bagi penerimanya.
• Relevan. Selain up-to-date, sebuah informasi juga harus relevan dan memiliki manfaat bagi penerimanya.
• Lengkap. Maksud dari lengkap di sini adalah sebuah informasi itu harus disajikan secara lengkap dan utuh. Informasi yang sepotong-potong hanya akan memberikan ketidakjelasan bagi penerimanya.

Jenis-Jenis Informasi

Sama seperti data, informasi juga memiliki berbagai jenis sesuai dengan kegunaan, sumber, maupun jenis penyajiannya.

1. Informasi ilmiah

Informasi ini memiliki tujuan untuk kepentingan akademis. Contoh paling umum dari informasi ilmiah adalah berupa jurnal, hasil penelitian, atau laporan sebuah eksperimen.

2. Informasi non ilmiah

Informasi jenis ini memiliki sifat umum dan ditujukan bagi masyarakat awam. Anda bisa menjumpai jenis informasi non ilmiah dari berita-berita di televisi, surat kabar, video YouTube, dan sebagainya.

3. Informasi faktual

Salah satu jenis informasi adalah informasi faktual yang isinya bisa berupa fakta umum atau fakta khusus. Informasi faktual juga bisa berupa opini atau sudut pandang seseorang yang menyaksikan sebuah peristiwa.

4. Informasi konseptual

Informasi konseptual tidak menggambarkan secara detail sebuah kejadian, melainkan menyajikan konsep, gagasan, serta ide. Informasi ini sering kali disajikan dengan cara mengabstrakkan peristiwa tertentu dan berfokus pada ide atau gagasan yang informatif saja.

Perbedaan Antara Data dan Informasi yang Perlu Diketahui

Dari penjelasan data dan informasi di atas, kita bisa melihat beberapa perbedaan di antara keduanya. Perbedaan antara dana dan informasi yang paling mencolok adalah sebagai berikut:

• Data merupakan sebuah penjelasan singkat tanpa makna. Sedangkan informasi tersusun dari data yang telah diolah dan dianalisis dan berisi penjelasan penuh atas sebuah peristiwa.
• Data tidak bisa digunakan untuk pengambilan keputusan, sedangkan informasi bisa digunakan untuk mengambil sebuah keputusan berdasarkan fakta dari susunan data yang sudah diolah tersebut.
• Sering kali data tidak bisa dimengerti oleh orang awam. Sebaliknya, informasi sudah memiliki makna dan bisa dicerna oleh penerimanya.

Cara Mengumpulkan Data dan Informasi yang Akurat

Bagi sebuah perusahaan, memiliki data dan informasi yang akurat adalah hal yang sangat penting, utamanya adalah untuk melakukan inovasi-inovasi yang saling berkaitan. Memperoleh data dan informasi yang akurat bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Wawancara

Cara ini sangat berguna untuk memperoleh masukan secara langsung, baik dari pelanggan maupun karyawan tentang data yang dibutuhkan perusahaan. Anda bisa melakukan wawancara pelanggan melalui telepon, email, atau fitur chatting. Untuk melakukannya, perusahaan perlu membuat daftar pertanyaan yang berhubungan dengan target data yang ingin diperoleh.

2. Observasi

Metode yang satu ini termasuk ke dalam metode yang kompleks karena melibatkan respons dari responden dan perekaman berbagai peristiwa yang terjadi. Misalnya, Anda bisa melihat perilaku konsumen yang datang ke toko dan mengkategorikan perilaku belanja mereka berdasarkan jenis kelamin.

3. Kuesioner atau angket

Jika perusahaan telah memiliki target atau variabel khusus untuk mengumpulkan data, metode kuesioner bisa dibilang lebih efisien dan akurat. Misalnya saja, Anda bisa menggunakan kuesioner untuk mengukur tingkat kepuasan pekerja di perusahaan.

4. Studi dokumen

Pengambilan data dan informasi melalui metode studi dokumen tidak melibatkan subjek atau target secara langsung. Seringnya, cara ini digunakan oleh perusahaan untuk menganalisis laba penjualan dari tahun ke tahun dengan cara mempelajari laporan keuangan yang dikumpulkan dari tahun-tahun sebelumnya.

Cara Pengolahan Data Untuk Menghasilkan Informasi Dalam Perusahaan

Nah, setelah perusahaan memperoleh data melalui metode apa pun yang paling cocok untuk diterapkan, data tersebut kemudian harus diolah dan dianalisis untuk menghasilkan informasi yang akurat. Ada beragam cara untuk mengolah dan menganalisis data untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi yang memiliki makna serta substansi. Di sinilah perusahaan sangat bergantung pada hasil akhir dari data dan informasi yang diolah oleh software development yang baik untuk bisa bertahan dan berkembang. Informasi yang diperoleh dari pengolahan data merupakan hasil pengolahan baik dengan sistem manual maupun komputerisasi.

Ada beberapa perusahaan yang masih melakukan pencatatan, pemrosesan, dan memasukkan data menggunakan buku besar, tetapi ada juga yang sudah menggunakan otomatisasi teknologi sistem informasi. Hasil akhir itulah yang menjadi aset penting sebagai landasan untuk memajukan perusahaan.

Namun, sebelum kita masuk pada pembahasan tentang pentingnya data dan informasi bagi perusahaan, ada baiknya untuk membahas cara pengolahan data sebelum menjadi sebuah informasi.

Berikut adalah tahapan pengolahan data yang perlu Anda ketahui:

1. Input data

Tahapan pertama pemrosesan data adalah memasukkannya ke dalam sistem menggunakan bahasa pemrograman di dalam komputer menggunakan keyboard.

2. Perekaman data

Fase kedua yaitu rekam data atau recording/capturing, yang melibatkan pencatatan data dalam beberapa bentuk sebelum diolah.

3. Manipulasi data

Selanjutnya, perusahaan bisa melakukan manipulasi data melalui sistem yang digunakan. Proses ini dibagi menjadi beberapa tahapan, yaitu melakukan pengelompokan (klasifikasi), penghitungan (kalkulasi), pengurutan (sorting), penggabungan data (merging), meringkas data (summarizing), menyimpan data (storing), dan penggunaan kembali (retrieving).

4. Hasil pengolahan data

Setelah melalui proses-proses di atas, output atau hasil pengolahan data akan ditampilkan di layar monitor atau mesin pencetak sebagai sebuah informasi.

5. Pendistribusian

Di tahap terakhir, hasil analisis data berupa informasi kemudian akan didistribusikan kepada para pihak yang memerlukannya sebagai bahan pengambilan kebijakan di dalam suatu perusahaan.

Pentingnya Hasil Pengolahan Data dan Informasi Bagi Perusahaan

Setelah melalui proses yang panjang, mulai dari pengumpulan, pemrosesan, sampai ke hasil akhirnya, bisa dibilang bahwa data dan informasi adalah emas bagi perusahaan. Setiap perusahaan yang ingin maju dan berkembang wajib menggunakan informasi yang diperoleh, baik dari internal maupun eksternal untuk mendukung pengambilan kebijakan yang menguntungkan perusahaan.

Berikut adalah alasan pentingnya keberadaan data dan informasi di perusahaan Anda:

1. Menerapkan arah kebijakan

Fungsi data dan informasi dalam lini ini berlaku bagi manajer tingkat atas, dan termasuk di dalamnya adalah membuat rencana dan tujuan jangka panjang perusahaan, merumuskan strategi, serta menyusun standar operasional prosedur. Informasi yang berguna adalah rangkuman dari transaksi yang terjadi pada periode tertentu. Anda kemudian bisa menentukan apakah perusahaan perlu membuka cabang baru, menerapkan strategi pemasaran yang lebih jitu, atau memangkas biaya yang dianggap perlu, bahkan menentukan strategi jualan yang paling mumpuni.

2. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan

Dari data dan informasi yang diperoleh, perusahaan bisa menentukan sistem operasional yang paling efektif untuk diterapkan, seperti jam kerja karyawan, pengumpulan laporan jarak jauh, dan sebagainya. Pengumpulan informasi juga memberikan pengetahuan tentang kendala-kendala yang dialami internal perusahaan sehingga bisa dilakukan penanganan yang efisien.

3. Memunculkan inovasi perusahaan dalam berbisnis

Tidak bisa dimungkiri, riset tentang persaingan pasar sekaligus perilaku konsumen sangat mempengaruhi performa perusahaan. Dengan data dan informasi yang diperoleh langsung dari konsumen, Anda bisa mencari celah untuk mengembangkan inovasi-inovasi yang mampu bersaing dengan kompetitor dan memenuhi permintaan pelanggan Anda. Dengan hal ini, tentu perusahaan bisa semakin maju, meningkatkan jumlah penjualan dan memperoleh laba.

4. Melakukan evaluasi

Proses evaluasi sama pentingnya dengan meningkatkan laba. Jika perusahaan berjalan on the track dan tanpa masalah, Anda bisa menggunakan data dan informasi untuk mengembangkan kebijakan yang semakin menguntungkan. Sebaliknya, jika terjadi misconduct atau masalah-masalah dalam perusahaan baik dari segi operasional maupun kebijakan, informasi yang diperoleh bisa digunakan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut.

5. Persiapan transformasi digital

Apabila Anda belum melakukan transformasi digital, Anda akan menemukan hasil yang kurang maksimal dari pengolahan data terhadap bisnis Anda. Pasalnya, transformasi digital saat ini merupakan hal yang sangat penting dilakukan oleh pelaku bisnis, apalagi di tengah pandemi Covid-19 seperti sekarang ini. Semua jenis bisnis berlomba-lomba untuk melakukan digitalisasi usaha mereka.

Mengapa transformasi digital itu menjadi penting? Pada saat sebuah bisnis belum melakukan transformasi digital, konsumen atau klien yang Anda dapatkan akan menjadi sangat terbatas. Namun, apabila bisnis Anda sudah melalui tahap transformasi digital, Anda akan banyak menemukan konsumen-konsumen baru, transformasi digital membuat Anda dapat menjangkau konsumen yang belum bisa Anda jangkau sebelumnya.

Lalu pertanyaan lainnya adalah , bagaimana untuk mendapatkan “trust” dari konsumen baru? Melakukan branding perusahaan mutlak diperlukan untuk meningkatkan tingkat kepercayaan konsumen, khususnya konsumen baru.

Salah satu caranya adalah dengan mengembangkan atau membangun website resmi ataupun aplikasi resmi perusahaan. Para pebisnis retail pun dapat melakukan transformasi digital bisnis mereka dengan membangun sebuah website e-Commerce. Pengembangan aplikasi atau situs web resmi tersebut akan menambah kedekatan bisnis Anda dengan para konsumen serta secara tidak langsung akan menaikan brand perusahaan Anda serta tingkat kepercayaan konsumen Anda.