Sistem voucher untuk mencatat pembayaran kas memberikan perusahaan suatu pengendalian internal yang lebih besar dengan cara membuat proses persetujuan dan pencatatan faktur-faktur pembayaran menjadi lebih formal. Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
(1) kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan,
(2) prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan, dan pencatatan, harus ditetapkan,
(3) cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar,
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 21
(4) kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari perusahaan yang sama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya.
Sistem voucher menggunakan: (1) voucher, (2) register voucher, (3) daftar voucher yang belum dibayar, (4) register cek dan (5) daftar voucher yang sudah dibayar.
Voucher adalah sebuah dokumen yang mensahkan suatu pengeluaran kas, biasanya dibuat oleh bagian akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem voucher hampir serupa dengan dokumen sebagaimana tabel 1. perbedaannya adalah pada sistem voucher tidak menggunakan paket pengeluaran melainkan paket voucher yang disiapkan oleh departemen akuntansi dan dikirimkan kepada petugas yang menandatangani cek. Paket voucher akan terdiri dari permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan, faktur dan voucher. Jumlah dari seluruh dokumen ini harus sama. Contoh voucher adalah seperti ditunjukkan di bawah ini:
Tabel 2: Contoh voucher (bagian dalam dan luar)
No. Voucher 326 Perusahaan Roti Buana
Yang Dibayar Alamat Tgl Jatuh Tempo Syarat : PT Jaya : Jl Cikditiro II/10 Menteng-Jakarta :7 Maret :2/10,n/30
Tanggal No Faktur Keterangan Jumlah 1 Maret 6380 144 dz cetakan
Disetujui oleh: Julia S.
Kontroler Disetujui oleh: Bambang A Treasurer
Distribusi Akun
Akun yang di Debit Nomor Akun Jumlah Pembelian Perlengkapan b. gaji b. iklan b. fasilitas b. kirim 105 145 538 542 548 544 Rp1.800.000 Voucher no. 326 Yang Dibayar Nilai Faktur Potongan Nilai Bersih Tgl Jatuh Tempo Tgl Pembayaran No. Cek : PT Jaya : Rp1.800.000 : 36.000 : Rp1.764.000 : 7 Maret : 6 Maret : 694 total Rp1.800.000
Setelah disetujui oleh pegawai yang telah ditunjuk untuk memberikan persetujuan, voucher tersebut diberikan kepada bagian akuntansi yang akan
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 22
mencatatnya dalam register voucher. Dalam suatu sistem voucher, semua pengeluaran akan dicatat pertama kali di dalam register voucher. Misalnya pada tanggal 31 Maret Perusahaan Roti Buana mempunyai utang sebesar Rp2.202.000,00 untuk voucher 330 (Rp369.000,00 utang pada Harian Buana), 348 (Rp1.638.000,00 utang pada Rental Mobil Global) dan 350 (Rp195.000,00 utang pada Perusahaan Gas Biru). Jika semua itu adalah voucher yang belum dibayar pada tanggal 31 Maret, maka neraca akan melaporkan Hutang Voucher sebesar Rp2.202.000,00 pada sisi kewajiban lancar, namun umumnya dilaporkan sebagai utang saja (tidak dipisahkan dengan utang dagang). Register voucher Perusahaan Roti Buana akan nampak sebagai berikut:
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 23
3: Contoh Register voucher pembayaran kredit debit
Akun lain-lain tgl Nomer
voucher Penerima uang Tgl No.
cek Utang voucher Pembelian Perlengkapan Gaji Iklan Nama No jumlah 1 326 PT ABC 3/6 694 1800000 1800000 1 327 Perush. Harmoni 3/2 693 1500000 b.sewa 547 1500000 4 328 Rotan Baru 3/10 696 128000 b. fasilitas 548 128000 5 329 Nusantara 3/11 697 85000 85000 8 330 Harian Buana 369000 369000 9 331 TIKI 3/9 695 37000 b.kirim 544 37000 26 348 Rental Global 1638000 1638000
28 349 Kas kecil 3/31 717 82000 23000 b.penj.
lain 563 59000
29 350 Gas Biru 195000 b.
fasilitas 548 195000 30 351 Bank BNI 3/31 718 360000 b.bunga 546 360000 31 352 Rino S. 3/31 719 864000 864000
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 24
Setelah mencatat suatu voucher ke dalam register voucher, paket voucher ini dimasukkan ke dalam daftar voucher yang belum dibayar, dan tetap dalam tempat tersebut hingga voucher itu dibayrakan. Daftar voucher yang belum dibayar ini berfungsi sebagai buku pembantu utang. Daftara voucher yang belum dibayar mempunyai 31 slots, satu untuk setiap hari dalam sebulan. Setiap voucher disimpan menurut tanggal jatuh temponya, misalnya voucher no 326 akan jatuh tempo tanggal 7 Maret maka akan disimpan dalam slot bernomor 7.
Seluruh cek yang sudah dikeluarkan akan dicatat dalam register cek. Register cek ini menggantikan jurnal pengeluaran kas, semua ayat jurnal dalam register cek mendebit utang voucher dan mengkredit kas (dan potongan pembelian jika dibutuhkan). Contoh register cek adalah sebagai berikut:
Tabel 4: Contoh Register Cek
REGISTER CEK
Debit Kredit Tgl No.
cek Penerima uang Nomor voucher
Utang voucher Sediaan Kas di Bank Maret 1 692 Perush. Teratai 322 600000 18000 582000 2 693 Perush. Harmoni 327 1500000 1500000 6 694 PT ABC 326 1800000 36000 1764000 9 695 TIKI 331 37000 37000 10 696 Rotan Baru 328 128000 128000 11 697 Nusantara 329 85000 85000 31 717 Kas Kecil 349 82000 82000 31 718 Ban BNI 351 360000 360000 31 719 Rino S 352 864000 864000 31 720 PT Kirana 336 92000 92000 31 11406000 317000 11089000
Pada atau sebelum tanggal jatuh tempo, paket voucher akan dikeluarkan oleh akuntan dari daftar voucher yang belum dibayar dan mengirimkannya kepada para pegawai yang ditunjuk untuk menandatangani. Setelah cek-cek ditandatangani, nomor cek dan tanggal pemabayaran dimasukkan ke bagian belakang voucher, ke dalam register cek dan ke dalam register voucher.
Setelah pemabayaran, paket voucher ini akan dibatalkan untuk menghindari pembayaran kedua kalinya. Biasanya, sebuah lubang akan dibuat
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 25
pada paket voucher tersebut. Kemudian akan disusun dalam sebuah daftar nama-nama penerima uang kas menurut abjad.
C. Rangkuman 1
Sistem pengendalian internal secara umum ditujukan untuk mengamankan aktiva, menjamin ketepatan catatan akuntansi, mengembangkan efisiensi operasional, dan menjaga ditaatinya kebijakan-kebijakan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang efektif memiliki prinsip (1) penetapan tanggung jawab secara jelas, (2) penyelenggaraaan pencatatan yang memadai, (3) pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan, (4) pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva, (5) pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan, (6) pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan), dan (7) pelaksanaan pemeriksaan secara independen.
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui register kas pada saat transaksi penjualan terjadi dan kas register harus ditempatkan pada loket kasir sedemikain rupa, sehingga dapat terbaca oleh si pembeli. Sedangkan untuk penerimaan kas melalui pos, baik cek yang diterima melalui pos maupun berupa pos wesel, maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas. Pengawasan pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya dapat dilakukan melalui kas kecil. Pengawasan pengeluaran kas dengan sistem voucher memberikan perusahaan suatu pengendalian internal yang lebih besar dengan cara membuat proses persetujuan dan pencatatan faktur-faktur pembayaran menjadi lebih formal.
D. Tugas 1
1. Pelajari dengan cermat prosedur pengendalian internal yang telah diuraikan di atas
2. Lakukan survei ke salah satu perusahaan untuk mengidentifikasi bagaimana prosedur pengendalian internal kas yang diterapkan oleh perusahaan.
SMK Bidang Bisnis Manajemen_PK Akuntansi 26
3. Buatlah daftar yang menunjukkan perbedaan dan persamaan antara pengendalian yang diterapkan perusahaan dengan yang dijelaskan di muka.
4. Diskusikan dengan teman anda penyebab terjadinya perbedaan tersebut. 5. Tanyakan kepada fasilitator mengenai hasil diskusi yang kurang anda
pahami.
Jika mendengar kata voucher, yang terlintas dipikiran sebagian orang mungkin adalah voucher diskon belanja, voucher pulsa, voucher makanan dan lain sebagainya. Namun, apakah Anda pernah mendengar istilah voucher dalam akuntansi?
Apa Itu Voucher dalam Akuntansi?
Voucher dalam akuntansi dimaksudkan untuk suatu sistem yang mengatur pengeluaran kas dimana pencatatan pengeluaran kas terlebih dahulu dicatat dengan register voucher dan pengeluaran kas dicatat dalam register cek.
4 Sistem Voucher dalam Akuntansi
Voucher
Dalam dunia akuntansi, voucher berarti suatu dokumen yang digunakan sebagai bukti pengesahan untuk pembayaran kas. Setelah disetujui oleh pihak yang berwenang, setiap voucher dicatat dalam buku harian yang disebut register voucher.
Lembaran asli voucher dilampiri dengan faktur penjualan, laporan penerimaan dan order pembelian.
Dengan pencatatan sistem voucher, maka kita dapat memantau atau mengawasi siklus perolehan dan pembayaran, data internal dan data akuntasi perusahaan.
File Voucher yang Belum Dibayar
Setelah melakukan pencatatan pada register voucher, untuk voucher yang belum dibayar diarsipkan dalam file voucher yang belum dibayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sampai tibanya waktu pembayaran voucher tersebut.
Check Register
Register cek adalah pencatatan mengenai semua cek dalam bentuk jurnal pengeluaran kas. Pencatatan ini dilakukan untuk voucher yang telah dilakukan pembayarannya.
File Voucher yang Telah dibayar
Setelah dilakukan pembayaran, voucher diberi tanda LUNAS dan diarsip ke dalam file voucher yang telah dibayar. File ini dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan informasi mengenai pembayaran masa lalu.
Memiliki pencatatan dan pelaporan keuangan yang baik akan memudahkan Anda dalam mengevaluasi serta menentukan strategi dan rencana keuangan jangka panjang setelahnya.
Kesimpulan
Ada empat sistem voucher yang dikenal dalam dunia akuntansi yaitu voucher, file voucher yang belum dibayar, check register dan file voucher yang telah dibayar.
Anda dapat menggunakan software akuntansi modern seperti MASERP yang dapat membantu dalam proses pencatatan uang masuk dan keluar di perusahaan atau bisnis Anda.
Pencatatan laporan keuangan secara manual tentu saja memakan banyak waktu dan rentan terjadi human error.
MASERP adalah software dengan sistem ERP dan bisa dicustom sesuai dengan bisnis flow Anda. Tunggu apalagi? Segera konsultasikan kebutuhan Anda dengan konsultan ahli kami di sini. Gratis!
Demikian penjelasan mengenai istilah voucher pada akuntansi dan juga sistem yang biasa digunakan. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk Anda.
Baca Juga: Akuntansi Biaya: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Serta Siklusnya