Membuka lembar kerja yang pernah dibuat digunakan perintah

Setelah kalian membuat lembar kerja dan mengisinya dengan data pada Microsoft Excel, tentu kalian ingin menyimpan, membuka kembali atau ingin mencetak lembar kerja tersebut. Tutorial kali ini akan membahas bagaimana menyimpan Workbook (buku kerja), membuka kembali buku kerja yang telah disimpan sebelumnya dan mencetak lembar kerja.

Menyimpan Buku Kerja

Untuk menyimpan Buku Kerja Excel yang telah kalian buat, silahkan ikuti petunjuk penyimpanan berikut ini:

Pertama (1) Klik Tab File di sudut kiri atas seperti gambar berikut ini:

Kedua (2) Klik Save atau Save As dan klik Browse untuk menentukan lokasi (folder) penyimpanan kalian.

Catatan : Perbedaan Save dan Save As adalah Save digunakan saat menyimpan Buku Kerja yang pertama kali, dan untuk menyimpan perubahan, misalkan kalian sudah menyimpan sebelumnya dengan nama “Latihan 1” dan kalian mengedit isi dari data yang ada kalian cukup klik Save untuk menyimpan perubahannya. Sedangkan Save As digunakan saat kalian ingin menyimpan ulang Buku Kerja dengan nama file yang berbeda atau ingin menyimpan di lokasi yang berbeda, misalkan pada buku kerja “Latihan 1” kalian akan menyimpan dengan nama “Latihan 1 Baru” maka kalian dapat menggunakan Save As.

Ketiga (2) tentukan lokasi / folder tempat penyimpanan dan berikan nama file yang kalian inginkan lalu klik tombol Save untuk menyimpan, lihat contoh pada gambar di bawah ini:

Setelah kalian berhasil menyimpan maka pada tampilan Excel akan muncul nama file kalian di bagian Title Bar Excel kalian seperti contoh pada gambar berikut ini.

Membuka Kembali Lembar Kerja di Excel

Lembar Kerja Excel yang telah kalian simpan sebelumnya dapat dibuka kembali untuk dicetak, atau untuk di edit atau hanya sekedar ingin melihat data dalam buku kerja kalian. Adapun cara membuka kembali buku kerja di excel, kalian dapat mengikuti tutorial berikut ini:

Pertama (1) Jalankan Excel di komputer kalian, klik tab File seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Kedua (2) Klik Open dan pilih Browse untuk mencari lokasi penyimpanan buku kerja yang telah disimpan sebelumnya

Ketiga (3) Cari lokasi file dan klik file buku kerja yang telah ditemukan, kemudian klik tombol Open

Mencetak Lembar Kerja Excel

Setelah dokumen buku kerja selesai dibuat atau dibuka kembali, kalian dapat mencetak buku kerja berdasarkan lembar kerja, misalkan kita akan mencetak tabel data siswa yang telah kalian buat sebelumnya, kalian dapat mengikuti tutorial berikut ini:

Pertama (1) Klik pada tab File kemudian klik Print
Kedua (2) Kalian dapat memilih printer yang akan kalian gunakan untuk mencetak, kalian juga dapat mengatur kertas, margin, dll.
Ketiga (3) Klik tombol Print untuk memulai mencetak dan tunggu sampai dokumen anda keluar dari mesin pencetak (printer).

Oke selamat mencoba dan semoga kalian dapat menggunakan excel secara maksimal dan membantu pekerjaan kalian.

Kalian juga dapat belajar dari video tutorial berikut ini:

Selamat Belajar…

2.1 Mengenali Menu-Menu yang Disediakan Beserta Tombol Penyingkat (Shortcut)-nya.

   1. File : sub-sub perintah yang berkaitan dengan dokumen

   a. Save : untuk menyimpan dokumen yang telah dibuat. 

   b. Save as : untuk menyimpan dokumen dengan nama yang bebeda <dengan catatan ada dokumen yang                                     sudah pernah disimpan sebelumnya>

   c. Open : untuk membuka dokumen yang pernah disimpan.

   d. Close : untuk menutup lembar kerja < bukan keluar dari lembar kerja atau menutup aplkasi>

e. Info : untuk memberi tahu tentang informasi dokumen mulai dari jumlah dokumen, size dokumen, dan                     sebagainya.

f. Recent : untuk menampilkan dokumen yang sebelumnya dibuka dalam waktu dekat.

g. New  : untuk membuat dokumen baru. Di dalamnya terdapat dokumen template untuk membuat dokumen               sesuai template yang disediakan.

h. Print : untuk mencetak dokumen menjadi HandOut.

i. Save & Send : untuk menyimpan dokumen dalam bentuk web atau mengirim dokumen secara langsung                                melalui e-mail atau juga menyimpan dokumen dalam bentuk PDF/XPS.

j. Help : untuk memberi informasi tentang produk microsoft.

k. Option : untuk men-setting tampilan/fitur pada ms. Word

2. Home : sub-sub menu yang berhubungan dengan pengeditan

a. Grup clipboard :

   - Cut : untuk memindahkan suatu karakter ke posisi yang lain
   - Copy : untuk menduplikat suatu karakter ke posisi yang lain

   - Format painter : meng-copy format-an dalam suatu karakter ke dalam posisi yang lain

   - Paste : manampilkan hasil dari cut dan copy

b. Grup Font : berhubungan dengan format text <dari kiri atas sampai kanan bawah>

     - Font style : untuk menentukan jenis huruf.

    -Font size : untuk menentukan ukuran huruf.

     - Grow Font : untuk membuat tulisan diperbesar.

     - Shrink font : untuk membuat tulisan diperkecil.

       - Change Case : untuk mengubah teks secara kapital atau huruf kecil.

       - Clear Formating : untuk menghapus semua format pada sebuah tulisan.  

     - Bold : untuk mempertebal text.

     - Italic : untuk mempermiring tulisan.  

     - Underline : untuk membuat text bergaris bawah.

    - Strikethrough : membuat tanda coret atau garis ditengah text.

     - Subscript : untuk membuat karakter lebih kecil dan bertempat diatas seperti pemangkatan.  

     - Superscript : untuk membuat karakter lebih kecil dan bertempat diatas seperti pemangkatan. 

     - Text Effect : untuk memberi efek atristik pada teks yang dipilih.

      - Text Highlight Color : memberikan latar warna pada text yang dipilih seperti stabilo

    - Font Color : mengubah warna dari text.

c. Grup Paragraph :

    - Bullets : memberi tanda bullet pada paragraf yang dipilih.

    - Numbering : memberi penomoran pada paragraf yang dipilih.

    - Multilevel list : membuat list tingkatan pada setiap number.

    - Decrease indent (ctrl+shift+m) : mengurangi tata letak dengan menggeser text ke kiri

    - Increase indent (ctrl+m) : menambah tata letak degan menggeser text ke kanan.

   - Sort : untuk mengurutkan data.

   - Show paragraph marks (ctrl+*): untuk menampilkan atau menyembunyikan tanda paragraf.

   - Align text left (ctrl+L) : untuk membuat paragraf rata liri.

     -  Align text centre (ctrl+e) : untuk membuat paragraf rata tengah. 

   - Align text right (ctrl+R) : untuk membuat paragraf rata kanan.

   - Justify (ctrl+J) : untuk membuat text rata kanan-kiri

   - Line and Paragraph spacing (space 1 :ctrl+1 ; space 1,5 : ctrl+5 ; space 2 : ctrl+2) : untuk mengatur           jarak dari antar baris text.

    - Shading : mengatur warna background text yang terpilih. 

   - Border : untuk membuat garis tepi pada text yang dipilih d. Grup Styles (Ctrl+Shift+Alt+S) :

    - Heading styles (Heading1 : ctrl+alt+1 ; Heading2 :ctrl+alt+2 ; Heading3 : : ctrl+alt+3) :
      memberikan tipe-tipe text yang dapat dipilih.  

    - Change styles : pengatur tema paragraf. e. Grup Editing :

     - Find (ctrl+f) : untuk mencari text yang ingin dicari dalam dokumen sesuai input yang dibuat.

     - Replace (ctrl+h) : untuk mencari dan mengganti text tertentu sesuai input yang sudah dibuat.

     - Select : untuk memilih objek atau text yang dipilih.

3. Insert : berhubungan dengan penyisipan

    - Cover pages : untuk membuat jenis halaman sampul 
    - Blank page : membuat page kosong yang baru.

   - Page break : memisahkan suatu halaman file dokumen.

b. Grup Tables

    - Insert table : untuk menyisipkan table.

    - Draw table : menyisipkan table dengan cara melukisnya di dokumen

   - Convert text to table : menjadikan text tertentu berada di alam table.

    - Excel spread sheet :  menyisipkan table dalam bentuk lembar kerja excel.

   - Quick table : untuk menyisipkan table instan yang sudah disediakan oleh microsoft wordnya.

c. Grup Illustration :

    - Picture : menyisipkan gambar ke dokumen yang ada dikomputer.

    - Clip art : menyispikan gambar yang sudah disediakan oleh program.        

     - Shapes : untuk menyispikan gambar dalam bentuk bagunan < balok>

    - Smartart : menyisipkan gambar dalama bentuk organisasi
    - Chart : untuk menyisipkan diagram.

   - Screenshoot : untuk mengambil gambar dari layar.

d. Grup Links :

    - Hyperlink : untuk meng-link-kan sebuah text ke tempat lain

   - Bookmark : untuk memberi tanda pada halaman.

    - Cross-reference : untuk membuat refrensi antar file. e. Grup Header & Footer :

    - Header : untuk mengatur bagian atas dalam dokumen.

   - Footer : untuk mengatur bagian bawah dalam dokumen.

    - Page number : untuk mengatur halaman pada dokumen. f. Grup Text :

   - Text box : untuk menyisipkan box dengan diisi text

   - Quick parts : digunakan untuk mengatur text secara otomatis.

    - Wordart : untuk menyisipkan text bergaya artistik.

  - Dropcap : untuk membuat huruf dari awalan paragraf lebih besar.

   - Signature Line : untuk menyisipkan tanda tangan secara digital.

   - Date & time : menyisipkan tangal dan waktu terkini.

  - Object : digunakan untuk menyisipkan objek dengan extensi Object Linking Embeded (*.OLE)

g. Grup Symbols :

    - Equation : untuk menyisipkan simbol-simbol dalam bidang matematika dan sains.

   - Symbol : untuk menyisipkan karakter khusus.

4. Page Layout : Memiliki perintah-perintah untuk mengatur elemen halaman seperti margin, orientasi,  menyisipkan kolom latar belakang halaman dan tema.

a. Grup Themes :

    - Themes :  untuk membuat tampilan tema pada Microsoft lebih menarik.

    - Colors : untuk membuat warna themes menjadi sesuai warna yang kia pilih.

    - Fonts : untuk memilih font yang kita inginkan dalam theme.

    - Effects : untuk memberi efek pada gambar yang akan muncul di themes tersebut.

b. Grup Page Setup :

    - Margins : untuk menentukan ukuran dari masing- masing margin <dari left, right, top, buttom>.

    - Orientation : untuk mengubah orientasi lembar kerja.

   - Size: digunakan untuk mengatur ukuran dari kertas.

   - Colomns : untuk membuat page yang dipilih berkolom.

    - Breaks : untuk mengatur tampilan halaman pada dokumen.

   - Line numbers : untuk mengatur penomoran dalam dokumen <dalam artian kuantitasnya>.

    - Hyphenation : untuk memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara otomatis atau secara manual.

c. Page Background :
    - Watermark : menambah watermark ke latar belakang dokumen.

   - Page color : untuk mengubah warna latarbelakang dokumen.

   - Page borders : untuk menambah perbatasan pada dokumen.

d. Grup Paragraph :

    - Left : untuk menentukan batas indent kiri pada paragraf.

   - Right : untuk menentukan batas indent kanan pada paragraf.

   - Before : untuk membuat jarak antar baris sebelum baris yang dipilih.

   - After : untuk membuat jarak antar baris sesudah baris yang dipilih.

e. Grup Arrange :

    - Position : untuk menentukan posisi gambar.

    - Wrap text : untuk memberi posisi gambar sesuai keinginan kita.

   - Bring forward : membuat gambar ke depan.

   - Send backward : membuat gambar ke belakang.

   - Selection Pane : membuat seleksi pada gambar.

    - Align : membuat gambar rata kiri/kanan/tengah.

   - Group : untuk menyusun beberapa gambar menjadi sebuah grup gambar.

    - Rotate : untuk memutar gambar.

5. References : Memiliki perintah-perintah untuk digunakan saat membuat Daftar Isi dan halaman kutipan untuk kertas. Ini menyediakan Kita dengan banyak solusi sederhana untuk menghasilkan dokumen.

a. Grup Table Of Contents :

    - Table of contents : digunakan untuk membuat daftar isi.

   - Add text : mengelolah paragraf yang digunakan untuk dapat dikaitkan dengan daftar isi yang dibuat.

   - Update table : untuk memperbarui daftar isi.

b. Grup Footnotes :

    - Insert footnote : untuk menyisipkan catatan kaki (rujukan)

    - Next footnote : untuk menuju ke footnote selanjutnya atau endnote.

   - Insert Endnote : untuk menyisipkan suatu informasi yang terdapat pada dokumen.

   - Show notes : menampilkan lokasi catatan footnote ataupun endnote.

c. Grup Citations & Bibliography :
    - Insert citation : untuk menyisipkan kutipan langsung pada text.

   - Manage sources : untuk mengelolah segala sumber kutipan yang mungkin disisipkan pada semua lembar.

    - Sytle : untuk memilih bibliography yang diinginkan.

   - Bibliography : untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen.

d. Grup Captions :

    - Insert caption : untuk membuat keterangan pada gambar atau ilustrasi yang disisipkan.

   - Insert table of figures : daftar isi dari gambar yang disisipkan.

   - Update table : untuk memperbarui daftar isi table gambar yang sudah ada.

   - Cross-reference : menyisipkan refrensi dengan tanda silang.

e. Grup Index :

   - Mark entry : menandai adanya masukan baru dalam dokumen.

   - Insert index : untuk menyisipkan data index dalam dokumen.

   - Update index : untuk memperbarui daftar index yang telah ada.

f. Grup Table Of Authorities :

  - Mark citation : untuk menandai kutipan pada text.

   - Insert table of Authorities : untuk membuat daftar dari nama-nama pengarang.

   - Update table : untuk memperbarui table of authorities. 

6. Mailings : Memungkinkan Kita untuk membuat dokumen untuk membantu ketika mengirimkan surat seperti mencetak amplop ,label dan gabungan pengolahan surat.

a. Grup Create :

   - Envelopers : untuk membuat amplop.

   - Labels : untuk membuat alamat atau tulisan pada amplop tersebut.

b. Grup Start Mail Marge :

   - Start mail marge : Untuk membuat mail dengan lebih dari satu

   - Select Recipents : untuk memilih peserta mail.

    - Edit recepients list : mengedit daftar peserta mail.

c. Write & Insert Fields :

   - Highlight merge fields : untuk membuat efek stabilo pada text.

   - Addres block : untuk membuat balok pada bagian alamat.

    - Greeting line : untuk menyisipkan kalimat pembuka dalam surat.

    - Insert merge field : untuk membuat tempat baru bagi bagian mail yang baru.

   - Rulers : penggaris untuk memberi tahukan jarak.

   - Match fields : untuk menyamakan daftar dalam mail.

    - Update labels : untuk membarui isi dari label.

d. Preview Result :

    - Preview Result : untuk melihat amplop sebelum dicetak.

   - Find recipient : mencari letak dari salah satu peserta.

   - Auto check for error : mencek setiap kalimat yang ada dengan tata penulisan sebuah bahasa.

e. Grup Finish :

    - Finish & Marge : untuk mencetak atau mengirim semua mail.

7. Review : Memungkinkan Kita untuk membuat perubahan ke dokumen kita karena masalah ejaan dan tata bahasa. Hal ini juga memegang fitur melacak perubahan yang menyediakan orang-orang dengan kemampuan untuk membuat catatan dan perubahan dokumen orang lain.

a. Grup Proofing :

    - Spelling & Grammar : mengecek segala penulisan tata bahasa pada dokumen.

    - Research : mencari sebuah kalimat dalam sebuah buku.

    - Thesaurus : untuk melihat rincian kata pada dokumen.

    - Word count : menghitung semua kata yang terdapat dalam dokumen.

b. Grup Language :

    - Translate : untuk mengubah sebuah kata atau kalimat ke bahasa lain.

   - Language : mengatur dalam grammar dokumen.

c. Grup Comments :

    - New Comment : membuat komentar baru pada sebuah kata.

    - Delete : menghapus komentar yang terdapat pada sebuah kata.

   - Previous : melihat komentar sebelumnya.

    - Next : melihat komentar sesudahnya.

d. Grup Tracking :

    - Track Changes : membuat kita dapat mengetahui dokumen yang pernah diubah (suting).

    - Show Markup : melihat secara keseluruhan pada dokumen yang diedit.

    - Reviewing Pane : melihat semua perubahan yang pernah ada.

e. Grup Changes :

    - Accept : menerima perubahan yang pernah disuting oleh orang lain.

   - Reject : menolak perubahan oleh orang lain.

f. Grup Compare :

  - Compare : untuk membandingkan dua versi dokumen, sesudah di-suting maupun yang belum.

g. Grup Protect :

    - Block Authors : menghapus nama pengarang.

   - Restrict Editing : untuk membuat orang lain merasa terbatas mengedit dokumen.

h. Grup OneNote :

    - Linked Notes : menghubungkan dokumen dengan tampilan Microsoft Office OneNote.

8. View : Memungkinkan Kita untuk mengubah tampilan dokumen kita ke dokumen dua halaman yang berbeda atau memperbesar/memperkecil.

a. Grup Document View :

    - Print Layout : memberi tampilan dokumen yang akan dicetak.

   - Full Screen Reading : Membuat dokumen full layar dalam membaca.

    - Web Layout : memberi tampilan dokumen dengan bentuk web.

   - Outline : untuk memberi tampilan outline.

   - Draft : untuk memberi tampilan seperti draft.

b. Grup Show :

   - Ruler : menampilkan atau menyembunyikan alat bantu penggaris.

    - Gridlines : untuk menampilkan atau menyembunyikan alat bantu berupa kotak-kotak.

    - Navigation Pane : untuk menampilkan atau menyembunyikan alat bantu berupa arahan dalam                                                 mengerjakan dokumen.

c. Grup Zoom :

    - Zoom : menampilkan dokumen sesuai ukuran yang dipilih.

   - One page : menampilkan dokumen satu-persatu.

    - Tow pages : manampilkan dokumen dengan dua-dua.

   - Page width : menampilkan lebar dari dokumen yang kita buat.

d. Grup Window :

   - New Window : menambah tampilan window baru.

   - Arrange All : menyusun beberapa windows yang ada menjadi teratur.

    - Split : memisahkan windows yang ada.

   - View side by side : menampilkan windows secara bersebelahan.

   - Synchronous Scrolling : mempermudah dalam meng-switch windows.

    - Reset window positions : mengatur ulang ukuran atau letak dari window.

   - Switch windows : mengganti tampilan pada window.

e. Macros : menambah sebuah fitur yang berskala besar.

SHORTCUT 1 TOMBOL

SHORTCUT 2 TOMBOL 

SHORTCUT 3 TOMBOL

SHORTCUT 4 TOMBOL

       Simpan Dengan Nama Lain (save as).

      A. Klik Menu FILE

      B. Setelah itu akan tampil seperti berikut 

      C. Klik menu NEW untuk membuat file baru lalu kemudian pilih template yang disediakan 

     D. Jika sudah memilih template maka akan masuk ke halaman kerja dan siap untuk membuat dokumen                 sesuai kebutuhan Anda

2.3 Menggunakan Berbagai Format Penyimpanan File/Dokumen yang Dikenal, Seperti: rtf, html, text.

       Dibawah ini cara menyimpan file/dokumen dalam format rtf

Rich text format yang populer disebut dengan RTF. Beberapa orang menganggap ini merupakan format dokumen yang aman

untuk digunakan untuk terhindar dari virus. Biasanya dokumen yang dirubah dalam format ini akan menjadi lebih besar ukuran

filenya daripada aslinya.

File sebelah kanan (rtf) lebih besar daripada yang sebelah kiri (docx)

Bagaimana cara menyimpan file ke dalam versi ini?

1. Saat anda pertama kali menyimpan file dikumen

2. Setelah memberi nama dalam simpan dan dalam format apa. Pilih RTF.

1. Cara lainnya dengan mengetik langsung kode eksistensi itu.

2. Dengan cara, Anda ingin menamakan file dengan nama : "Rich Text Format yang Populer untuk keamanan" , setelah itu di           ujung keamanan tambahkan langsung rtf, sehingga menjadi : "Rich Text Format yang Populer untuk keamanan.rtf"  ,                    Lalu save atau enter.

3. Jika file anda dalam format doc atau docx. Anda bisa dengan melakukan save as dengan klik berkas lalu simpan sebagai.

5. Anda bisa melakukan hal yang sama seperti langkah sebelumnya.

Dibawah ini cara menyimpan file/dokumen dalam format html

    Hyper Text Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah Penjelajah web Internet dan formating hypertext sederhana yang ditulis kedalam berkas.

    1. Gunakan Notepad++, untuk yang lain bisa mengikuti, pada dasarnya, tehnik menyimpan itu sama.
    2. Jika kita telah selesai menuliskan code html kita harus menyimpan file nya terlebih dahulu, agar bisa kita buka melalui web         browser. pertama klik menu file ---> save

    6. Jika sudah semua, lalu klik save.

    7. Sekarang kita menuju ke tempat di mana kita menyimpan file HTML tadi, jika sudah ketemu, lalu buka, maka secara                    otomatis akan di buka dengan browser.

    8. Atau untuk pengguna Notepad++ kita bisa menjalankannya langsung dari aplikasinya dengan cara, klik menu "Run"                    lalu pilih browser yang anda gunakan dan yang telah terinstall di PC/Laptop anda.

Dibawah ini cara menyimpan file/dokumen dalam format Text

Teks Biasa (.txt) Mengekspor konten dokumen ke file teks dan menyimpan teks tanpa pemformatan. Pilih format ini hanya jika program tujuan tidak bisa membaca semua format file lainnya yang tersedia. Menggunakan kumpulan karakter Mac Extended ASCII. Berkas ASCII ini dapat dibuat dengan menggunakan program Notepad atau editor teks lainnya. Jenis ekstensi yang digunakannya adalah .txt (default), .bat, .cmd, .ini, .inf, dan masih banyak lainnya. Disini saya akan memberikan cara  meng-convert PDF ke dalam TXT.

1. Buka PDF file di Foxit Reader / PhantomPDF.

2. Didalam File menu, piih Save as…., lalu klik on Browse untuk menemukan folder.

3. Drop down Save as Type, pilih TXT Files (*.txt)  di dalam Save As dialog box.

4. Kemudian klik Settings button untuk menentukan rentang halaman jika diperlukan.

5. Lalu Enter filename dan location, dan click Save.