Unsur-unsur temuan audit meliputi : Merupakan keadaan/kejadian sebenarnya yang ditemukan auditor selama proses audit dilaksanakan dan diselesaikan Dua elemen penting dalam konsep Kriteria (criteria) yaitu tujuan dan sasaran, bisa mencakup standart-standart operasi yang mencerminkan apa yang diinginkan manajemen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit dan kualitas pencapaian. risiko/ eksposur yang dihadapi organisasi karena kondisi tidak sama dengan kriteria (akibat perbedaan) Merupakan alasan perbedaan antara harapan dengan kondisi aktual (mengapa ada perbedaan) Harus ditunjang oleh fakta-fakta. Kesimpulan dapat dan seharusnya menyajikan tindakan potensial. Menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol.
meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan-kegiatan di dalam perusahaan dan mencegah kecurangan terjadi (Fraud Prevention).
Temuan yang dapat dilaporkan harus :
Factor-faktor yang perlu dipertimbangkan Internal Auditor :
Meninjau temuan audit secara kontinyu, sebab
Seharusnya setiap temuan audit yang dilaporkan telah melalui penelahan pengawasan (supervisory review) yang ketat. Tujuannya untuk mempertahankan kredibilitas aktivitas audit internal.Penyelia (supervisor) audit harus melakukan review secara rutin/periodik untuk menjaga mutu/kualitas audit.
Beberapa organisasi audit menyusun ringkasan eksekutif (executive summary) atas laporan audit internal.Ringkasan eksekutif biasanya dibuat dalam satu halaman, menjelaskan lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, menyajikan penilaian auditor atas obyek/operasi yang diaudit, dan menyebutkan temuan-temuan yang dapat dilaporkan.
Standar 2500.A.1 : Kepala bagian audit harus menetapkan proses tindak lanjut untuk memonitor dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah diimplementasikan secara efektif atau bahwa manajemen senior telah menerima risiko untuk tidak mengambil keputusan. Practice advisory 2500-A.1.1 :”Proses Tindak Lanjut”: Tanggungjawab untuk melakukan tindak lanjut harus didefinisikan dalam piagam tertulis aktivitas audit internal.
AUDIT MANAJEMEN 1. Pengertian Audit Manajemen Fungsi pengawasan dan pengendalian manajemen, menimbulkan aktivitas audit (pemeriksaan). Secara lebih luas audit juga dibutuhkan dalam menilai pertanggungjawaban manajemen kepada berbagai pihak yang berkepentingan di dalam perusahaan. Dari hasil audit dapat diketahui apakah laporan yang diberikan oleh manajemen sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi atau apakah operasi yang berjalan sesuai dengan ketentuan, peraturan, dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan. Menurut Dale L. Flesher and Steward Siewert yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal, “An operational audit is an organized search for ways of improving efficiency and effectiveness. It can be considered a form of constructive criticism”. Menurut Holmes dan Overmyer (1975) yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal, “ The management audit means the examination and evaluation of all information gathering functions and all phases of management functions and activities, in order to ascertain if operating are conducted in a effective and efficient manner”. Management audit menurut Alejandro R Gorospe/Lindberg/Cohn yang dialihbahasakan oleh Amin Widjaja Tunggal yaitu: “Management audit adalah suatu tekhnik yang secara teratur dan sistematis digunakan untuk menilai efektivitas unit/ pekerjaan dibandingkan dengan standar-standar perusahaan dan industry, dengan menggunakan petugas yang bukan ahli dalam lingkup objek yang dianalisis, untuk meyakinkan manajemen bahwa tujuan dilaksanakan, dan keadaan yang membutuhkan perbaikan.” (2002:2) R.A Supriyono (1990) memberikan definisi audit manajemen sebagai berikut: “Audit manajemen sebagai suatu proses pemeriksaan secara sistematik yang dilaksanakan oleh pemeriksa independen untuk mendapatkan danmengevaluasi bukti secara objektif atas prosedur dan kegiatan-kegiatan manajemen, serta mengkomunikasikan hasil pemeriksaannya kepada atasan manajer yang diperiksa dan disertai dengan bukti dan suati rekomendasi kemungkinan tindakan koreksi”. Siagian (2001) mendefinisikan audit manajemen sebagai suatu bentuk pemeriksaan yang bertujuan untukmeneliti dan menilai kinerja perusahaan yang disoroti dari sudut pandang peningkatan efisiensi, efektifitas dan ptroduktivitas kerja dalam berbagai komponennya. Menurut Institute of Internal Auditor (IIA) yang ditulis oleh Boyton Johnson Kell di dalam buku Modern Auditing (2002:491) “Internal Auditing adalah aktivitas pemberian keyakinan serta konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk menambah nilai dan memperbaiki kinerja organisasi“. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa audit manajemen merupakan bentuk pemeriksaan untuk menilai, menganalisis, meninjau ulang hasil perusahaan, apakah telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif serta mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dan kemudian melaksanakan pengujian dan penelaan atas ketidakhematan, ketidakefisiensian maupun ketidakefektifan untuk selanjutnya memberikan rekomendasi–rekomendasi perbaikan demi tercapainya tujuan perusahaan. 2. Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen Dalam pemeriksaan manajemen menurut AICPA yang dikutip oleh Amin Widjaja Tunggal dikatakan bahwa tujuan dari pelaksanaan management audit adalah sebagai berikut: “Tujuan pelaksanaan management audit adalah untuk memeriksa dan menilai operasi perusahaan serta prosedur pelaksanaannya, juga menyangkut pemberian informasi kepada manajemen tentang masalah-masalah operasi yang diperlukan untuk melakukan koreksi dalam peningkatan penghematan dan produktivitas.” (2000:275) Sedangkan menurut Sukrisno Agoes menyatakan bahwa tujuan management audit adalah sebagai berikut: “Tujuan dari management audit adalah:
(2004:175) Dari ketujuh definisi audit manajemen di atas, dapat diketahui tujuan dan manfaat audit manajemen, yaitu sebagai berikut :
Apabila audit manajemen dilakukan secara berkala maka audit manajemen bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian audit manajemen merupakan alat manajemen yang membantu manajemen dalam mencapai tujuan karena tindakan korektif dapat dilakukan untuk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas. 3. Ruang Lingkup Dan Sasaran Audit Manajemen Ruang lingkup audit manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. Periode audit juga bevariasi, bisa untuk jangka waktu satu minggu, beberapa bulan, satu tahun bahkan untuk beberapa tahun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Sedangkan yang menjadi sasaran dalam audit manajemen adalah kegiatan, aktivitas, program dan bidang-bidang dalam perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/peningkatan, baik dari segi ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Sasaran pemeriksaaan dapat dibagi menjadi tiga elemen penting, yaitu: Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu/ kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan.Penyebab dapat bersifat positif, atau sebaliknya negatif, program-program/aktivitas berjalan dengan tingkat efektivitas, efisiensi yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan. Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.Akibat negatif menunjukan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan.Sedangkan akibat positif menunjukan bahwa program/aktivitas telah berjalan secara baik dengantingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan. 4. Perbedaan Audit Manajemen dan Audit Keuangan Perbedaan utama Financial Audit dan Management Audit adalah tujuan pengujian. Financial Audit menekankan pada apakah informasi historis dicatat secara benar sedangkan management audit menekankan pada ekonomisasi, efektivitas dan efisiensi. Berikut ini adalah beberapa perbedaan pokok antara Management Audit dengan Financial Audit yang diungkapkan oleh Amin Widjaja Tunggal (2000:7), yaitu: Tabel Perbedaan Management Audit dengan Financial Audit
Sumber: Amin Widjaja Tunggal (2000: 8-9) 5. Tipe Audit Manajemen Audit manajemen dilakukan di semua bidang kegiatan badan usaha. Termasuk juga dalam bidang usaha yang bergerak di bidang jasa. Dalam management audit terdapat 3 (tiga) tipe management audit menurut Amin Widjaja Tunggal yaitu: “Tipe-tipe management audit adalah sebagai berikut:
(2000:35-37) Tipe-tipe management audit diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
Fungsi adalah alat untuk mengkategorikan aktivitas usaha, seperti fungsi penagihan/ fungsi produksi. Terdapat banyak cara yang berbeda untuk mengkategorisasi dan membagi fungsi-fungsi menjadi sub-sistem yang lebih kecil. Suatu audit fungsional berhubungan dengan satu atau lebih fungsi yang lebih banyak dalam suatu organisasi. Audit fungsional mempunyai keuntungan memungkinkan spesialisasi oleh auditor. Staf auditor tertentu dalam bagian management audit dapat mengembangkan keahlian dalam area, seperti perekayasa produksi. Mereka dapat lebih efisien menghabiskan semua waktu mereka dalam memeriksa area tersebut.
Suatu audit organisasional berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang/ anak perusahaan. Tekanan dalam suatu audit organisasi adalah begaimana efisien dan efektifnya fungsi-fungsi berinteraksi. Rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasi aktivitas khususnya adalah penting untuk tipe audit.
Penugasan management audit khusus timbul karena permintaan manajemen. Terdapat variasi yang luas untuk audit ini. Sebagai contoh, audit ini termasuk menentukan sebab-sebab suatu sistem EDP yang tidak efektif, penyelidikan kemungkinan adanya kecurangan dalam divisi, dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu produk. 6. Karakteristik Audit Manajemen Audit manajemen mempunyai beberapa karakteristik penting. Karakteristik tersebut meliputi : Tujuan pemeriksaan manajemen adalah membantu semua peringkat manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasi aspek-aspek sistem dan prosedur serta rekomendasi kepada manajemen untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan ekonomisasi. Agar manfaat pemeriksaan manajemen dapat dicapai, maka pemeriksaan tersebut harus bersifat independen. Dalam perencanaan dan pelaksanaan audit manajemen perlu digunakan pendekatan yang sistematis dan metode-metode yang konsisten. Dengan kriteria prestasi pelaksanaan dapat dibandingkan dan dievaluasi. Auditor harus dapat merencanakan dan melaksanakan prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung temuan–temuan dan kesimpulan-kesimpulan serta rekomendasi yang dibuatnya.
Karakteristik yang membedakan antara audit manajemen dengan jenis audit lainnya adalah terletak pada laporan audit. Dalam audit manajemen , laporan audit menekankan pada temuan-temuan selama pemeriksaan, pembuatan kesimpulan, dan rekomendasi untuk meningkatkan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. 7. Prinsip Dasar Audit Manajemen Ada tujuh prinsip dasar yang harus diperhatikan auditor agar audit manajemen dapat mencapai tujuan dengan baik. Menurut IBK.Bayangkara (2008:5) dalam bukunya yang berjudul ”Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi” yang menyebutkan tujuh prinsip dasar, yaitu :
Menurut Tunggal (2000) bahwa pihak-pihak yang bisa melakukan audit manajemen antara lain: Apabila perusahaan memiliki komite audit sendiri maka biaya yang dikeluarkan untuk aktivitas tersebut kecil dibanding dengan menggunakan jasa pihak lain. Internal auditor yang bekerja untuk perusahaan tertentu tentunya akan berusaha mengembangkan kemampuannya dalam rangka kemajuan perusahaan tersebut. Akuntan pemerintah dapat juga diminta untuk melakukan pemeriksaan manajemen.Mereka biasanya memberi perhatian kedua-duanya, baik audit keuangan dan audit manajemen. Perusahaan juga bisa menunjuk sebuah kantor akuntan publik untuk melakukan pemeriksaan manajemen. Biasanya penugasan ini terjadi hanya kalau perusahaan tidak mempunyai staf internal audit atau staf internal audit kurang keahliaannya dalam area tertentu. Sebagai contoh, suatu perusahaan meminta kantor akuntan menilai efisiensi dan efektifitas dari sistem komputernya. 8. Tahap – Tahap Audit Manajemen Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar dapat dikelompokan manjadi lima menurut IBK.Bayangkara dalam bukunya yang berjudul “Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi” (2008:9) yang menyebutkan lima tahapan audit manajemen, yaitu :
Penjelasan mengenai tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen adalah sebagai berikut: Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek audit yang dilakukan.Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengindentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Auditor mungkin menggunakan daftar pertanyaan, flow chart, tanya jawab, laporan manajemen, dan observasi dalam pelaksanaan audit pendahuluan. Daftar pertanyaan terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang mempengaruhi efektivitas, efisiensi dan performa operasi. Auditor kemudian akan menilai jawaban yang diperoleh, kemudian auditor mengumpulkan bukti-bukti untuk memperkuat jawaban yang diterima.
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian pengendalian manajemenini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup (sulit memperoleh) bukti-bukti yang mendukung tujuan audit tersebut. Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah dilakukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.Kertas kerja dapat diorganisir berdasarkan sub unit dari usaha yang diaudit (seperti berdasarkan cabang, bagian), urutan prosedur audit dilaksanakan (seperti audit pendahuluan, bukti) atau setiap sistem logis yang mempertinggi pemahaman auditor terhadap pekerjaan yang dilakukan. Tujuan mengumpulkan bukti-bukti adalah untuk mendapatkan dasar faktual dalam menilai kriteria performa yang sebelumnya diidentifikasi. Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi).Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa operasional dan mudah dimengerti sertamenarik untuk ditindaklanjuti.Walaupun laporan formal dapat dianggap sebagai langkah terakhir dalam manajemen audit.Laporan informal ini harus dibuat selama audit.Sebagai contoh, apabila auditor menemukan suatu ineffisiensi yang serius selama survei pendahuluan.Ia harus menyelidiki, menilai dan melaporkan segera daripada menunggu audit selesai. Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Suatu rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada pelaksanaan tindak lanjutnya. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi yang diberikan tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit. Sedangkan Menurut Sukrisno Agoes tahapan dalam pelaksanaan management audit, yaitu:
(2004:178) Penjelasan dari tahap-tahap dalam pelaksanaan management audit adalah sebagai berikut:
Tujuan dari Preliminary Survey adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang, dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai objek pemeriksaan.
Tujuan dari Review and Testing of Management Control System (Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Penegendalian Manajemen) adalah untuk mendapatkan bukti dari hasil pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen. Dan untuk memastikan bahwa bukti yang diperoleh adalah kompeten.
Dalam tahapan ini, auditor harus mengikhtisarkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material dan relevan untuk dapat menentukan tindakan yang dilakukan oleh manajemen dalam mengatasi penyimpangan-penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan.
Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan sebelum didiskusikan dengan auditee. Komentar dari auditee disajikan dalam laporan audit. Dari penjelasan diatas, dapat kita ketahui bahwa tahap-tahap dari management audit yaitu mulai dari survey pendahuluan, penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen, pengujian terinci, dan yang terakhir yaitu pengembangan laporan. Tahap-tahap tersebut harus dilakukan dengan berurutan. 9. Laporan Hasil Audit Hasil akhir dari audit manajemen adalah laporan hasil audit. Laporan audit manajemen perlu disusun secara cermat, jelas, ringkas dan objektif. Laporan hasil audit manajemen pada umumnya berisi penjelasan mengenai tujuan dan ruang lingkup penugasan, prosedur dan pendekatan yang digunakan oleh pemeriksa, temuan-temuan dan hasil pemeriksaan serta rekomendasi untuk perbaikan. Laporan hasil pemeriksaan hendaknya meliputi dan disusun secara berurutan sebagai berikut :
Saran-saran yang diajukan oleh pemeriksa pada umumnya berupa anjuran yang berisikan hal-hal apa saja yang seharusnya dilakukan untuk mendorong organisasi melakukan perbaikan atas kinerja yang akan datang. Rumusan saran harus singkat karena ditujukan untuk memberikan dasar perbaikan prestasi manajemen di masa yang akan datang, dirumuskan dengan mengingat prinsip biaya efektifitas serta sifat praktis. Wewenang untuk melakukan tindak lanjut dan upaya perbaikan tetaplah pada manajemen organisasi. Lingkup pemeriksaan menunjukkan berbagai aspek kegiatan pihak kedua dan periode waktu kegiatan yang ditinjau kembali oleh pemeriksa.Lingkup pemeriksaaan harus juga mengidentifikasi secara jelas seberapa mendalam peninjauan kembali yang dilakukan untuk masing-masing aspek kegiatan pihak kedua.Laporan tersebut hendaknya dapat memberikan motivasi kepada unit manajemen yang diperiksa untuk melaksanakan tindak lanjut atas rekomendasi-rekomendasi yang disajikan dalam laporan tersebut. Daftar Referensi Yang Digunakan Dalam Bahasan Ini : Agoes, Sukrisno.1996. Auditing: Pemeriksaaan Akuntan. Jilid II. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Agoes, Sukrisno.2004. Auditing II. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Boynton, William, Raymond N, Johnson,Walter G.Kell.2003. Modern Auditing. Ahli Bahasa: Ichsan Stiyo Budi dan Herman Wibowo. Jakarta: Erlangga, Edisi Ketujuh. Courtemanche,Gil.1997. Pandangan Baru Internal Auditing. Editor:Hiro Tugiman. Yogyakarta:Kanisius. Hamilton, Alexander.1986. Manajemen Audit : meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Surabaya:Usaha Nasional. IBK. Bayangkara.2008. Audit Manajemen:Prosedur dan Implementasi. Jakarta:Salemba Empat. Jung,ST.Dian.2001. Audit Manajemen:Efektifitas dan Efisiensi Perusahaan Anda. Jakarta :PT.Bumi Aksara Siagian, P.Sondang.2001. Audit Manajemen. Jakarta:Bumi Aksara. Tunggal, Amin Widjaya.2000. Management Audit:suatu pengantar. Cetakan kedua.Jakarta : Rineka Cipta. 2000.Audit Manajemen Kontemporer .Cetakan kedua. Jakarta:Harvarindo. Widjayanto,Nugroho.1985. Pemeriksaan Operasional Perusahaan. Jakarta:LPFE Universitas Indonesia |