Di dalam sebuah perusahaan, organisasi, maupun badan usaha, salah satu hal yang harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas dari perusahaan tersebut adalah dengan menerapkan manajemen mutu. Lalu, apa itu manajemen mutu? Bagaimana prosesnya? Apa manfaat serta fungsinya?
Pengertian Manajemen Mutu
Manajemen mutu yang dikenal total management quality atau TQM dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang membantu sebuah organisasi, perusahaan, atau badan usaha untuk mengawasi setiap kegiatan serta tugas dan tanggung jawab yang diperlukan dalam mempertahankan kualitas atau mutu dari perusahaan tersebut.
Total management quality sendiri merupakan sebuah sistem yang menentukan kebijakan, merencanakan, mengontrol, dan mengembangkan kualitas mutu yang diberikan perusahaan. Sistem ini juga dikenal sebagai sebuah filosofi dasar yang menyatakan bahwa kepuasan pelanggan akan menentukan keberhasilan jangka panjang dari sebuah badan usaha.
Di dalamnya, semua stakeholders atau pemangku kepentingan bekerjasama dalam peningkatan kualitas produk dan layanan serta budaya kerja di lingkungan perusahaan.
Selain itu, ada definisi lain yang menjelaskan bahwa sistem manajemen dalam menjaga mutu adalah sebuah sistem manajemen yang lebih mengedepankan kualitas sebagai strategi bisnis yang berorientasi pada kepuasan pelanggan yang melibatkan seluruh SDM di perusahaan.
Manfaat Manajemen Mutu
Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari proses jika diterapkan di dalam sebuah perusahaan. Antara lain :
- Memberikan kepuasan kepada para pelanggan sehingga menjaga kepercayaan terhadap perusahaan.
- Menumbuhkan rasa motivasi di dalam diri karyawan
- Meningkatkan standar kerja di dalam perusahaan
- Meningkatkan dan menjaga nama baik perusahaan
Baca Juga: Pengertian Manajemen Bisnis, Fungsi, dan fungsi nya dalam Perusahaan
Tujuan Manajemen Mutu
Manajemen mutu sendiri memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat tercapai di dalam prosesnya. Yaitu :
- Menetapkan Visi dan Standar kerja bagi para anggota suatu organisasi atau badan usaha
- Membangun motivasi dan budaya kerja di dalam organisasi maupun badan usaha
- Membantu meningkatkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan perusahaan baik dari anggota maupun pelanggan atau klien.
- Memberikan inovasi atau pengembangan lebih lanjut dari perusahaan atau organisasi itu sendiri.
Fungsi Manajemen Mutu
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, manajemen mutu memiliki fungsi sebagai sebuah acuan atau tolak ukur dalam mengelola kualitas yang diberikan oleh suatu perusahaan, organisasi maupun badan usaha. Hal ini akan sangat mempengaruhi kualitas dan kinerja seluruh anggota perusahaan dalam menjalankan tugasnya masing-masing guna mencapai tujuan dan visi dari perusahaan tersebut.
Proses Manajemen Mutu
Di dalam manajemen mutu, ada beberapa tahapan maupun proses yang perlu dilakukan yaitu:
Perencanaan dan Strategi Mutu
Untuk mencapai suatu tujuan, diperlukan proses perencanaan dan strategi yang matang agar keputusan-keputusan yang diambil dapat lebih terarah dan sesuai. Hal ini juga berlaku di dalam dunia bisnis. Untuk melaksanakan, harus diawali dengan perencanaan yang baik. rencana dan strategi yang dibuat pun juga harus memiliki struktur tahapan atau proses yang tepat. Hal ini dilakukan agar kualitas mutu yang diinginkan dapat tercapai dan memenuhi standar yang berlaku.
Selain itu, di dalam tahap perencanaan strategi ini juga perlu dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan dari konsumen atau pelanggan agar membantu meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk maupun jasa yang dihasilkan.
Implementasi Perencanaan Mutu
Setelah melakukan perencanaan strategi yang matang, implementasi mutu diperlukan untuk mengaplikasikan hasil rancangan yang sudah dibuat. Di dalam proses implementasi mutu, ada hal yang perlu diperhatikan, seperti standar pengerjaan atau pembuatan produk, dan pengecekan kualitas mutu.
Jika sudah sesuai dengan standar mutu yang digunakan oleh perusahaan, barulah produk maupun hasil akan diberikan dan disebarluaskan kepada para konsumen di luar.
Baca Juga: Evaluasi Kinerja Praktis Berkat Software HRD LinovHR
Evaluasi Mutu
Setelah mengimplementasikan produk dan menyebarluaskan produk kepada para konsumen, maka tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah proses evaluasi mutu. Proses evaluasi mutu berguna untuk meninjau kembali hasil dari produk yang dikeluarkan.
Di dalam proses evaluasi ini, perusahaan perlu untuk memeriksa kembali tingkat kepuasan serta respon yang didapatkan dari produk yang sudah dihasilkan. Nantinya, hasil review atau evaluasi ini akan berguna dalam perbaikan atau pengembangan produk lebih lanjut.
Perbaikan atau Pengembangan
Setelah mengevaluasi hasil dan kualitas dari produk yang sudah dikeluarkan sebelumnya, sebuah perusahaan perlu melakukan langkah terakhir dan yang paling krusia, yaitu pengembangan atau perbaikan.
Proses ini merupakan proses lanjutan yang memanfaatkan hasil pemantauan dan pengendalian mutu hingga sebuah perusahaan dapat berinovasi lebih lanjut terhadap produk atau jasa yang sudah dikeluarkan sebelumnya.
Pada dasarnya, hasil dari proses maupun tahapan awal harus ditinjau kembali untuk menyempurnakan dan mengembangkan kualitas mutu dari perusahaan. Ini merupakan salah satu tujuan awal yang diinginkan dalam mengimplementasikan manajemen untuk menjaga mutu.
Di dalam tahapan perbaikan atau pengembangan ini, ada 3 aspek yang harus ditargetkan, yaitu kinerja atau implementasi mutu terhadap produk, manajemen atau pengelolaan mutu, dan manajemen atau pengelolaan badan usaha atau perusahaan itu sendiri secara keseluruhan. Itulah beberapa penjelasan mengenai apa itu manajemen mutu. Semoga menambah wawasan Anda!
Apakah kamu juga melakukan evaluasi usaha?
Dalam memulai sebuah bisnis, tentunya ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan.
Mulai dari penetapan ide, penentuan modal, target pasar, strategi pemasaran, hingga tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari bisnis yang akan kamu jalankan.
Setelah mempersiapkan berbagai aspek tersebut, tentunya kamu sudah siap untuk mulai menjalankan bisnismu sendiri.
Ketika menjalankan bisnis atau usaha, kamu juga perlu membuat tolak ukur sebagai acuan untuk menilai tingkat keberhasilan bisnis yang sedang kamu jalankan.
Tercapai atau tidaknya target usaha tentunya bisa menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan di kemudian hari.
Lantas apa itu evaluasi usaha dan seperti apa contohnya?
Baca Juga: 7 Tahapan Sales untuk Tingkatkan Bisnismu, Sudah Tahu?
Pengertian Evaluasi Usaha
Apabila saat ini kamu sedang menjalankan usaha, pastinya kamu sudah menghitung berapa besar modal yang dikeluarkan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan agar modalmu kembali.
Pastinya kamu ingin usaha atau bisnis yang kamu jalani bisa mendatangkan keuntungan besar dan menghindari kerugian.
Namun, tidak semua bisnis atau usaha selalu mendatangkan keuntungan besar secara instan.
Pasalnya, seringkali ketika baru merintis usaha kamu akan menjumpai berbagai kendala yang dapat menghambat penjualan.
Kendala-kendala tersebut bisa kamu jadikan sebagai bahan evaluasi untuk menentukan strategi yang lebih baik di kemudian hari.
Tindakan tersebut merupakan contoh dari evaluasi usaha.
Lalu apa itu evaluasi usaha? Istilah ini adalah sebuah aktivitas yang dilakukan untuk menilai atau menganalisis kinerja suatu usaha.
Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan rencana awal yang dibuat sebelum memulai bisnis dengan hasil yang telah dicapai dalam kurun waktu tertentu.
Biasanya, suatu usaha dikatakan sukses jika mampu memenuhi kewajibannya atas hutang, modal, dan mendapat keuntungan dari penjualan.
Baca Juga: Apa Itu Direct Selling? Ketahui 6 Keuntungannya
Fungsi dan Kegunaan Evaluasi Usaha
Evaluasi usaha dalam pelaksanaannya bisa dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Misalnya, kamu bisa melakukan evaluasi setiap bulan, setiap 6 bulan, maupun setiap tahun.
Jangka waktu evaluasi usaha tentunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan ataupun jenis usaha yang kamu miliki.
Dalam pelaksanaannya, dilakukannya evaluasi memiliki beberapa fungsi yang bisa membantu memudahkanmu dalam mengatur usaha atau bisnis yang kamu jalani.
Berikut beberapa fungsi evaluasi yang perlu kamu ketahui.
- Fungsi selektif, artinya evaluasi usaha memiliki peran untuk menentukan kelayakan suatu aspek. Misalnya untuk menentukan apakah sumber daya manusia yang dimiliki perlu ditambah atau dikurangi.
- Fungsi diagnosa, evaluasi usaha berperan dalam mengetahui kelebihan dan kekurangan dari suatu aspek usaha. Misalnya mengetahui kelebihan dan kekurangan dari strategi pemasaran yang telah dijalankan.
- Fungsi penempatan, evaluasi berperan dalam menentukan dimana posisi terbaik untuk menempatkan pegawai atau cakupan usaha.
- Fungsi pengukuran keberhasilan, artinya evaluasi usaha berperan dalam mengukur tingkat keberhasilan dari kegiatan yang sudah berjalan.
Berdasarkan berbagai fungsi evaluasi tersebut, dapat dikatakan bahwa kegunaan dari evaluasi adalah memperkecil resiko kerugian dan mengoptimalkan modal yang dimiliki.
Dengan demikian, dilakukannya evaluasi untuk usaha kamu dapat menjadi masukan dalam meningkatkan penjualan dan keuntungan.
Baca Juga: Brand Indonesia yang Mendunia, Apa Saja?
Tujuan Evaluasi Usaha
Setelah menganalisis berbagai aspek-aspek usaha dan mengetahui kelebihan dan kekurangan dari usaha yang sedang kamu jalani, tentunya kamu akan mengetahui sudah sejauh mana tingkat keberhasilan usaha atau bisnis yang kamu miliki.
Jadi, tujuan akhir dari evaluasi usaha adalah mengetahui tingkat keberhasilan serta mencari solusi terbaik dari kendala yang dihadapi dalam jangka waktu tertentu.
Hasil dari evaluasi ini bisa kamu jadikan sebagai bahan dalam menyusun strategi untuk menentukan arah bisnismu di kemudian hari.
Misalnya, saat ini kamu memiliki usaha kuliner yang kamu jual secara langsung di kios atau toko.
Setelah menghitung modal yang kamu keluarkan dan target keuntungan yang kamu harapkan, ternyata dalam jangka waktu tertentu usaha kulinermu belum sesuai harapan.
Maka, kamu bisa mengevaluasi berbagai aspek usaha, misalnya cara pemasaran yang telah kamu jalankan.
Kamu bisa mencoba cara baru dengan memasarkan produk kulinermu secara online agar bisa menjangkau lebih banyak konsumen.
Baca Juga: Contoh Analisis SWOT Usaha Makanan, Yuk Catat!
Tahapan Evaluasi Usaha
Sebelum memulai evaluasi usaha, ada beberapa tahapan yang perlu kamu ketahui agar kegiatan evaluasi usahamu berjalan dengan optimal.
Tahap-tahap evaluasi tersebut yaitu sebagai berikut:
Tahapan evaluasi usaha yang pertama adalah analisis pasar. Analisis pasar dilakukan untuk mengetahui situasi permintaan pasar dan target pasar dari produk yang kamu jual.
Dalam tahapan ini, kamu bisa mengukur seberapa tinggi peluang produk yang kamu jual akan diterima dan dibeli oleh konsumen.
Kamu perlu menganalisis pergerakan permintaan pasar dan trend pasar pada saat itu.
Misalnya, jika kamu menjual produk minuman kemasan, maka kamu perlu menganalisa jenis dan rasa minuman kemasan apa yang sedang diminati dan bagaimana cara memasarkannya.
Tahapan selanjutnya adalah analisis teknik yang berkaitan dengan teknologi yang paling sesuai dengan kebutuhan usaha atau bisnismu.
Teknologi yang dimaksud dalam tahapan analisis ini merupakan perangkat atau mesin yang dibutuhkan dalam proses produksi hingga pemasaran produk.
Dalam memilih jenis teknologi yang sesuai, perlu dipertimbangkan dengan modal yang dimiliki, kemampuan SDM, dan standar mutu yang diinginkan konsumen.
Tahapan akhir dari evaluasi adalah analisis finansial. Analisis finansial berkaitan dengan laporan keungan usaha, seperti laporan laba rugi dan neraca keuangan dalam periode waktu tertentu.
Analisis finansial dilakukan untuk mengetahui karakteristik dan posisi finansial usaha yang kamu miliki, apakah berada pada posisi keuangan yang defisit atau surplus (untung).
Baca Juga: Wajib Tahu, Ini Dia 5 Manajemen Rantai Pasokan bagi Bisnis
Kapan Waktu yang Tepat untuk Evaluasi Usaha?
Evaluasi usaha bisa dilakukan secara rutin maupun secara insidental. Secara rutin, evaluasi ini bisa dilakukan dengan menentukan periode waktu tertentu yang kamu inginkan.
Misalnya, kamu bisa melakukan evaluasi untuk usahamu setiap triwulan dan setiap tahun.
Kegiatan evaluasi usaha yang dilakukan secara rutin dan konsisten bisa membantu memudahkanmu dalam mengukur keberhasilan usaha.
Selain itu, evaluasi usaha juga bisa dilakukan secara insidental atau di luar waktu rutin yang telah kamu tetapkan.
Evaluasi secara insidental umumnya dilakukan jika terjadi masalah atau kendala yang signifikan dan berdampak besar terhadap kegiatan usaha yang sedang berjalan.
Misalnya, terjadi kenaikan harga secara signifikan bahan dasar yang kamu butuhkan untuk usaha, sehingga berdampak pada modal dan biaya operasional yang kamu keluarkan.
Maka, kamu bisa melakukan evaluasi untuk mengatur dan menyesuaikan perubahan tersebut.
Nah, itulah penjelasan mengenai evaluasi usaha mulai dari pengertian, fungsi, kegunaan, tujuan, dan tahapan.
Pentingnya peran evaluasi usaha dalam menyukseskan bisnis yang kamu jalani menjadikan kegiatan evaluasi usaha ini tidak boleh kamu abaikan.
Pastinya kamu ingin usaha yang kamu jalani mampu mencapai target jangka pendek maupun jangka panjang, serta meminimalisir resiko dan kegagalan dari usaha yang kamu jalani.
Oleh karenanya, kamu bisa mulai menyusun tahapan evaluasi usahamu sejak awal agar membantu memudahkanmu dalam menghadapi persaingan pasar.