Bola.com, Jakarta - Surat dinas adalah jenis surat yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas juga sering diartikan sebagai surat resmi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) daring, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah (bebas dari biaya).
Surat dinas dibuat oleh instansi kepada instansi atau untuk individu untuk kepentingan kedinasan. Surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, dan sebagainya
Itulah mengapa, surat dinas tidak dibuat atas nama individu atau seseorang. Surat dinas tersebut dikeluarkan oleh instansi, lembaga atau organisasi.
Sebagai satu di antara surat resmi, surat dinas sering digunakan untuk keperluan formal. Dalam penyusunannya, surat resmi harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, terutama dalam penggunaan bahasa baku.
Berikut ini rangkuman tentang ciri-ciri surat dinas, fungsi, dan unsur-unsurnya, seperti dilansir dari emodul.kemdikbud.go.id, Selasa (2/11/2021).
Berita Video, Lebih Dekat dengan Evos Luna, Gamers Wanita Anyar dari Evos Esports
Ciri-Ciri Surat Dinas
Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Adanya kop surat atau kepala surat yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga.
2. Adanya nomor surat dan lampiran.
3. Adanya salam pembuka dan salam penutup.
4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi.
5. Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi, sebagai berikut:
1. Sebagai pedoman pekerjaan, seperti surat intruksi, surat tugas, surat pemberian izin atau surat pengambilan keputusan.
2. Sebagai alat pengingat karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi.
3. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti, terutama surat perjanjian.
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas:
- Nama instansi
- Alamat lengkap
- Nomor telepon
- Nomor kotak pos
- Logo identitas lembaga
2. Tanggal Surat
Dalam surat dinas, tanggal surat terletak di bagian sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.
Nama bulan dan tahun, ditulis secara lengkap dengan tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran. Contoh: 1 November 2021
3. Hal/Perihal Surat
Hal/Perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.
4. Nomor Surat
Surat dinas merupakan surat resmi. Surat resmi harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat. Contoh: No : 25/5/UM/2021
5. Lampiran
Lampiran ditulis disingkat menjadi 'lamp' atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan penulisan perinciannya ditulis dengan huruf semua, bukan angka.
Contoh:
Lampiran : lima lembar
6. Alamat Surat
Dalam menulis alamat surat, ada beberapa hal yang perlu dipatuhi, yakni:
- Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut.
- Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan dan instansinya atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan 'Yth'. Jadi gunakan salah satu. Pilih salah satu kata 'Kepada' atau 'Yth'.
- Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan. Kemudian dalam menulis kata sapaan, harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.
- Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat.
- Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.
Contoh :
- Yth. Kepala SMA 2 Kenangan
- Jalan Nusantara 542 Jakarta
7. Pembuka surat
Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain:
a. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan
- Dengan ini kami beritahukan ...
- Bersama ini kami sampaikan ...
b. Jika sebagai surat balasan
- Membalas surat Saudara tertanggal...
- Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor... dengan ini diberitahukan bahwa...
c. Surat untuk menunjuk pada dasar surat
- Berdasarkan surat edaran...
- Sehubungan dengan surat...
d. Surat yang menyatakan sebuah tujuan
- Dalam rangka memperingati...
- Dalam upaya meningkatkan...
8. Isi surat
Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.
9. Penutup
Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan yang harus diketahui, aturan itu antara lain:
- Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).
- Terdapat variasi ungkapan.
- Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.
10. Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat sebagai berikut:
- Nama terang ditulis dengan tanpa kurung.
- Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan.
- Ditulis dengan tanpa menggunakan nama kantor.
Sumber: Kemdikbud
Bola.com, Jakarta - Surat dinas adalah surat resmi yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau juga lembaga yang resmi lainnya.
Secara umum, surat merupakan sarana berkomunikasi yang dilakukan melalui tulisan serta media untuk menyampaikan informasi secara tertulis. Satu di antara jenis surat yang masih sering digunakan ialah surat dinas.
Surat dinas juga kerap diartikan sebagai surat resmi yang dikeluarkan sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Sebagai satu di antara surat resmi, surat dinas sering digunakan untuk keperluan formal.
Maka dari itu, surat resmi harus dibuat dengan kaidah dan aturan yang sudah ditentukan, mulai penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.
Itulah sedikit penjelasan singkat mengenai surat dinas. Untuk mengetahui lebih dalam tentang surat dinas, bisa membaca ciri-ciri, fungsi, hingga unsur-unsurnya.
Berikut ini rangkuman mengenai ciri-ciri, fungsi, dan unsur-unsur surat dinas, seperti dilansir dari laman Dosenpendidikan dan Pengajar, Kamis (10/12/2020).
Tujuan Surat Dinas
Tujuan surat dinas adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staf di instansi/lembaga terkait.
Surat dinas termasuk kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus di mana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
Ciri-ciri Surat Dinas
- Ciri-ciri surat dinas yang pertama adalah menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
- Selain itu, surat dinas dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
- Surat dinas dibuat dengan bahasa yang singkat, padat, dan efektif, serta mudah dipahami konteksnya.
- Surat dinas tidak menggunakan bahasa implisit, melainkan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
- Di dalam surat dinas selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
- Dibubuhkan stempel atau cap khusus untuk kondisi tertentu.
- Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.
Fungsi Surat Dinas
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
- Sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen di mana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
- Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
- Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
- Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan. Hal inilah yang juga membuat fungsi surat dinas diarsipkan.
Syarat-Syarat Surat Dinas
Dalam penulisannya, surat dinas dibuat dalam format tertentu. Berikut ini syarat-syarat penulisan surat dinas:
- Format surat dinas harus dibuat sesuai standar surat resmi dengan format yang teratur.
- Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat, dan jelas.
- Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan, dan mudah dimengerti.
- Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.
- Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas.
Struktur yang akan membentuk surat dinas pada dasarnya sama saja dengan surat resmi yag lainnya. Struktur surat dinas, yakni:
Berikut ini beberapa bagian penting dalam penulisan surat resmi:
a. Kepala surat (kop surat)
- Logo agensi atau institusi
- Nama agensi atau institusi
- Alamat, nomor, telepon/faks dan agensi/lembaga
b. Nomor surat
Setiap lembaga atau instansi yang mengajukan surat, harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat dalam setahun.
c. Tanggal surat
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal. Hal tersebut berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat.
d. Lampiran atau hal
Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung.
e. Alamat tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi, berisi alamat lengkap tujuan untuk memudahkan pengirim surat tersebut.
f. Salam pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus formal serta menggunakan bahasa yang sopan.
g. Isi surat
Isi surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.
h. Salam penutup
Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup untuk menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.
i. Tanda tangan pengirim surat
Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.
j. Tembusan
Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.
Sumber: Dosenpendidikan,Pengajar
Berita video CERITA BOLA kali ini membahas pengalaman jurnalis Bola.com, Ario Yosia, tentang tak mudahnya mendapatkan tanda tangan legenda Timnas Argentina, Diego Maradona.