Cara membuat aplikasi gaji karyawan dengan excel

Aplikasi microsoft excel memang sangat membantu untuk pengolahan data. Berbagai macam perhitungan bisa dilakukan dengan bantuan aplikasi ini. Salah satunya adalah untuk mengolah penggajian karyawan (payroll).

Meskipun saat ini sudah banyak aplikasi payroll yang lebih canggih, namun diperlukan biaya untuk memilikinya. Bagi perusahaan kecil yang hanya memiliki segelintir karyawan rasanya akan rugi jika menggunakan aplikasi berbayar. Maka dari itu, menggunakan aplikasi microsoft excel menjadi pilihan yang tepat.

Selain gratis, untuk perusahaan kecil microsoft excel terbilang efektif dan mudah digunakan untuk membuat payroll. Berikut ini, ulasan lengkap mengenai pembuatan payroll sederhana dengan aplikasi microsoft excel

Menentukan Indikator Payroll

Penggajian yang dilakukan oleh setiap perusahaan beragam bentuknya. Selain ada gaji pokok, biasa perusahaan memberikan intensif lain berupa tunjangan, uang makan, uang transport, uang lembur, prestasi, dan lain sebagainya. Selain itu, periode penggajian juga bisa berbeda satu sama lain seperti harian, mingguan, atau bulanan. Namun, untuk membuat payroll yang sederhana, bisa dilakukan dengan menyusun beberapa indikator berikut ini:

• Nama karyawan penerima upah (gaji).
• Besar gaji harian
• Banyak hari aktif kerja
• Uang lembur per jam
• Banyak waktu lembur perjam

Membuat Tabel atau Format Payroll

Biasanya, payroll selalu disajikan dalam bentuk tabel agar mudah dibaca dan merangkum semua informasi. Indikator disusun berurutan dari kiri ke kanan. Untuk membuat tabel payroll bisa dibuat dengan format seperti pada tabel berikut ini pada aplikasi microsoft excel.

Untuk membuat tabel dengan garis-garis seperti di atas, bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Blok range yang ingin dibuat tabel.
• Tekan CTRL+1
• Setelah muncul jendela format cell, pilih menu border.

• Pastikan keempat text dibatasi oleh garis seperti pada gambar di atas.
• Klik Ok.

Mengisi Data

Pada tahap ini, beberapa data harus diisi secara manual seperti nama karyawan, gaji per hari, banyak hari aktif bekerja, upah lembur per jam, dan banyak jam lembur. Misalnya seperti gambar berikut ini.

Jika uang tidak menunjukkan satuan Rp, maka bisa dilakukan dengan format cells yaitu:

• Blok sel yang diinginkan
• Tekan CTRL+1 hingga muncul jendela format cell
• Pada menu number pilih number, beri checklist pada Use 1000 Separator (,) kemudian isi 2 pada Decimal Place.

• Masih pada menu Number pilih currency kemudian cari simbol Rp Indonesia pada kotak dialog yang tersedia.

• Klik ok.

Membuat Formula Payroll

Setelah selesai mengisi data, selanjutnya hanya tinggal membuat formula untuk menghitung besaran gaji per karyawan. Besar upah yang diterima adalah hasil kali dari gaji per hari dan banyaknya hari aktif bekerja di tambah dengan hasil kali upah lembur dan banyaknya waktu lembur.

Untuk membuat formula, bisa dilakukan dengan cara berikut ini:

• Letakkan kursor pada sel F4, yaitu sel untuk menampilkan nilai yang diformulasikan.

• Ketikkan formula =B4*C4+D4*E4. Jika cukup repot mengetik, dilakukan dengan klik kanan sekali mouse pada sel yang diminta.

• Tekan enter untuk menampilkan hasilnya.

• Salin formula yang telah dibuat dengan mengarahkan kembali kursor pada sel F4, kemudian tarik fill handle hingga sel F10 kemudian lepaskan.

Jika setelah menekan enter atau mengcopy formula muncul simbol ######### pada sel, itu artinya sel tidak cukup lebar untuk menampilkan karakter. Solusinya adalah dengan menarik sel ke kanan atau ke kiri supaya menjadi lebih lebar.

Kamu juga bisa menambahkan jumlah gaji seluruh karyawan dengan membuat formula =SUM(F4:F10)

Mengelola administrasi penggajian di perusahaan memang cukup memusingkan bagi HR dan finance karena prosesnya dianggap rumit dan kompleks. Penggajian bukan hanya sekadar menghitung kehadiran karyawan dan membayar upah kerja saja, tapi harus memperhitungkan regulasi pemerintah, seperti pajak penghasilan, lembur, hingga jaminan kesehatan. Dalam keadaan seperti ini, payroll bisa jadi memiliki format yang berbeda.

Misalnya, ada pengurangan PPH pasal 21 untuk karyawan yang bersangkutan. Dengan demikian, harus ditambah lagi indikator PPH 21. Karena indikator bertambah, maka sudah pasti formula akan berubah juga. Belum lagi kalau ada BPJS dan uang jabatan, maka formula yang dibuat semakin rumit.

Kekurangan Payroll dari Microsoft Excel

Meskipun gratis dan efektif untuk usaha kecil, namun payroll dengan aplikasi microsoft excel memiliki banyak kekurangan. Berikut ini, kekurangan payroll dari aplikasi Microsoft Excel.

1. Rentan Kecurangan

Microsoft Excel memang didesain dengan formula yang akan memudahkan pekerjaan, tapi kurangnya kontrol terhadap semua formula membuat aplikasi ini rentan dimanipulasi. Pengguna lain bisa dengan mudah mengganti angka yang tertera di suatu cells dengan hanya mengetiknya saja. Dengan mengganti satu sel, bisa jadi sel-sel yang direferensikan ikut berubah.

2. Rentan Mengalami Human Error

Ketika menggunakan aplikasi microsoft excel, mungkin kamu pernah mengalami ketika menambahkan suatu baris dan formula yang sudah diatur tidak tersalin. Keadaan ini adalah salah satu kesalahan yang pastinya akan membuat fungsi SUM pada baris tidak dapat menjumlahkan angka dengan benar. Microsoft Excel memang dianggap sebagai tool yang mudah, tapi di lain sisi juga mudah mengalami human error.

3. Limitasi Ukuran File

Sebagaimana disinggung sebelumnya, microsoft excel hanya efektif untuk usaha kecil dengan segelintir karyawan. Tapi, tidak untuk perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Data gaji karyawan yang harus dibuat tentunya tidak sedikit. Bayangkan, jika data yang kamu proses sudah melebihi 3000 baris. File microsoft Excel akan semakin besar.

Perlu kamu tahu juga bahwa, Aplikasi microsoft excel yang memiliki ukuran melebihi 2MB akan cenderung memproses lebih lama, apalagi kalau di dalam file tersebut banyak formula (rumus) yang digunakan.

4. Mudah Terkena Virus

Satu hal yang pasti harus kamu pertimbangkan yaitu aplikasi microsoft excel rentan terkena virus. Contohnya virus Ransomware Wannacry yang menyerang file pekerjaan seperti spreadsheet dan membuat data penting tidak lagi bisa dibuka dan digunakan.

5. Data Karyawan Tidak Lengkap

Aplikasi Microsoft excel memang bisa menyimpan data karyawan, mulai dari alamat, pendidikan, nomor telepon, dan lain sebagainya. Tapi, aplikasi ini tidak bisa menyimpan dokumen-dokumen penting seperti KTP, SIM, atau paspor. Artinya, menggunakan aplikasi excel tidak menjamin untuk menyimpan semua dokumen dalam satu file.

6. Penghitungan Tarif PPH dan BPJS Dilakukan Manual

Setiap gaji karyawan harus dihitung dengan benar demi memenuhi kewajiban dan peraturan yang telah ditetapkan. Selain itu, ada kewajiban yang harus ditunaikan karyawan melalui aspirasi dari perusahaan seperti PPH dan BPJS. Aplikasi microsoft excel belum mendukung untuk membuat formula (rumus) tarif PPH dan BPJS, sehingga harus dilakukan secara manual. Tentunya, bagi perusahaan dengan ribuan karyawan akan sangat membebankan petugas administrasi penggajian karyawan.

Itulah cara membuat payroll sederhana dengan aplikasi microsoft excel. Terlepas dari kemudahannya, sebaiknya kamu mempertimbangkan penggunaannya untuk payroll perusahaan. Mempelajari microsoft excel sangat berguna, khususnya untuk membuat payroll. Tapi, untuk kualitas payroll sebaiknya menggunakan aplikasi khusus penggajian karyawan.