MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan; alat. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti
komputer, meja, telepon, dan sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang
merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak seperti
gedung, ruang, dan tanah.
Suatu kantor tidak dapat
berfungsi dengan baik tanpa didukung dengan perlengkapan kantor sebagai sarana
kantor. Perlengkapan kantor merupakan segenap benda atau bahan yang digunakan
untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor. Dampak dari adanya sarana kantor
adalah tercapainya titik maksimum dari efisiensi dalam pekerjaan kantor,
sehingga tujuan dari kantor dapat tercapai dengan baik.
1)
Kegunaan Perlengkapan Kantor
a)
Sebagai penunjang kegiatan kantor.
b)
Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan
kantor.
c)
Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.
d)
Sebagai aset kantor.
2)
Jenis-jenis Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan,
baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung
pelaksanaan tugas kantor.
a)
Barang Bergerak
Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah
dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi
dua, yaitu:
(1)
Barang Habis Pakai
Barang
habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian
saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya kertas,
tinta, karbon, dan sebagainya.
(2)
Barang Tidak Habis Pakai
Barang
tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan
lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang dalam
satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan
sebagainya.
b)
Barang Tidak Bergerak
Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak
dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan
bangunan.
b.
Istilah-istilah Sarana
Kantor
Ada beberapa istilah yang
berkenaan dengan sarana kantor, yaitu:
1)
Mesin Kant Mesin kantor adalah segala
macam alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan kantor dengan sistem kerja
mekanik.
Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain:
a)
Menghemat tenaga dan waktu.
b)
Meningkatkan ketelitian.
c)
Memperbaiki mutu pekerjaan.
d)
Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis.
e)
Memudahkan pengawasan.
f)
Mengurangi kelelahan pegawai.
g)
Memuat informasi lebih cepat dan lebih banyak.
Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain:
a)
Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.
b)
Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya
biaya untuk melatih mereka.
c)
Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan
dan pemeliharaannya.
d)
Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu
bila terjadi kerusakan.
e)
Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
Yang termasuk mesin kantor
adalah sebagai berikut:
Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
- Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
- Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
- Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
- Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
- Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
No : ..
Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini
untuk kepentingan ……………………………………………..
Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara
berkala setiap 3 bulan sekali.
Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
- Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
- Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
- Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
- Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
- Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
No : ..
Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini
untuk kepentingan ……………………………………………..
Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.
|
|
Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
- Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
- Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
- Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
- Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
- Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
No : ..
Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini
untuk kepentingan ……………………………………………..
Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali. Penanganan Perlengkapan Kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
- Pengeluaran/Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Alur Penanganan Perlengkapan Kantor:
1. Pengadaan
2. Penyimpanan
3. Pendistribusian
4. Pemeliharaan
5. Penghapusan
Permintaan Peralatan/Perlengkapan Kantor
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor.
Adapun langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan yang dimaksud adalah :
- Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.
- Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).
- Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
- Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.
- Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
- Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.
- Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
- Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.
Contoh :
BON PERMINTAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN KANTOR
No : ..
Harap diberikan seperti tersebut di dalam daftar berikut ini
untuk kepentingan ……………………………………………..
Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.
Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:
- Menurut Tempat Barang
- Ada dalam gudang/persediaanDilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.
- Ada dalam pemakaian Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.
- Menurut Jenis Barang
- Barang bergerak (bisa dipindahkan)Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.
- Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan) Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.
- Menurut Kurun Waktu
- Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.
- Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.
|
|
|
|
Video yang berhubungan