Berikut yang termasuk persyaratan sebuah dokumen agar dapat dikirim melalui faksimile adalah

Mesin Fax merupakan salah satu mesin pengirim surat yang sudah ada sejak lama. Walaupun sudah ketinggalan zaman, namun mesin ini masih banyak digunakan di kantor untuk berkirim surat ataupun file berbentuk kertas. Cara menggunakan Fax ini sangatlah mudah dan lebih cepat, mengirim dan menerima Fax sama cepatnya dengan menerima telepon. Jika dulu mesin Fax hanya bisa digunakan untuk mengirim Fax, maka sekarang sudah ada telepon yang sekaligus bisa digunakan untuk mengirim dan menerima telepon.

Mesin Fax modern saat ini sangat praktis dalam penggunaannya. Hal ini dikarenakan mesin Fax bisa sekaligus digunakan untuk menerima ataupun melakukan panggilan telepon. Sehingga kantor tidak perlu membeli dua mesin untuk berkirim Fax dan untuk bertelepon. Dengan satu mesin saja sudah bisa melakukan panggilan sekaligus berkirim Fax. Dengan demikian pengeluaran untuk biaya komunikasi juga semakin hemat.

Langkah Mudah Cara Mengirim Fax

Ada dua tahapan yang harus dilakukan pada saat akan menggunakan mesin Fax, yaitu mengirim dan menerima Fax. Berikut ini langkah-langkah cara menggunakan Fax untuk mengirimkan surat:

1. Langkah pertama dalam mengirim Fax adalah menyiapkan dokumen atau surat yang akan dikirim. Jika dokumen yang akan dikirim dalam jumlah banyak, maka pastikan jika staples yang menempel pada dokumen sudah dilepaskan terlebih dahulu.

2. Setelah dokumen siap, maka letakkan dokumen pada kepala mesin Fax atau pada bagian feeder mesin. Pastikan jika dokumen dalam keadaan rapi dan tidak tertekuk apalagi miring. Dokumen yang akan dikirim menghadap ke dalam atau face down.

3. Selanjutnya cara menggunakan faksimile untuk mengirim adalah menekan nomor Fax yang dituju. Pastikan jika nomor Fax yang Anda masukkan sudah benar, kesalahan memasukkan nomor sangat sulit untuk dideteksi sehingga Anda harus berhati-hati dalam memasukkannya.

4. Kemudian setelah terkirim maka mesin Fax akan mengcopi semua data lalu dikirimkan ke nomor tujuan. Jika proses copy sudah selesai, maka dokumen Anda akan keluar dari bagian bawah mesin. Untuk memastikan apakah dokumen diterima atau tidak, maka Anda bisa menelepon penerima.

Langkah Mudah Cara Menerima Fax

Untuk Anda yang akan menerima Fax, maka berikut ini langkah-langkah cara menggunakan Fax untuk menerima surat:

1. Langkah pertama adalah mengangkat telepon pada mesin Fax. Pada saat Anda akan menerima Fax, maka telepon Anda akan berdering. Angkatlah telepon tersebut, jika yang terdengar adalah suara panjang mesin maka tekan tombol start.

2. Selanjutnya masukkan kertas ke atas feeder mesin Fax lalu tunggu beberapa saat. Hasil kiriman Fax akan segera muncul.

3. Setelah selesai Anda langsung tekan tombol finis dan Anda bisa menghubungi rekan atau relasi uang mengirimkan Fax.

Cara menggunakan mesin faksimili ini bisa diterapkan untuk semua jenis mesin Fax. Semua jenis mesin Fax dengan merek apapun cara kerjanya sama. Dengan adanya mesin Fax ini tentunya akan sangat membantu Anda dalam berkirim dokumen jarak jauh. Syarat utama cara menggunakan Fax ini adalah kedua belah pihak sudah menggunakan telepon yang mendukung untuk berkirim faksimile.

Tak peduli apakah Anda anak muda yang tak pernah mengenal faks atau orang tua yang lupa cara mengirim faks, pada akhirnya Anda mungkin harus mengetahui cara mengirim faks. Ingatlah bahwa ada berbagai variasi mesin faks, jadi bacalah panduan atau buku manual mesin faks Anda jika Anda memilikinya. Untuk menggunakan kebanyakan mesin faks, Anda harus memasukkan surat keterangan, memanggil nomor faks, dan mengirimkannya.

1. 1

   Buatlah surat keterangan. Mesin faks seringkali digunakan bersama oleh kantor atau beberapa orang di kantor. Karena semua orang bisa melihat faks yang dikirim ke mesin faks, sebaiknya Anda menyertakan surat keterangan agar faks Anda sampai ke tangan yang tepat.

   • Surat keterangan ini berisi informasi seperti nama penerima, isi faks, dan jumlah halaman faks. Surat ini juga harus berisi informasi pengirim, seperti nama dan nomor faks, agar penerima bisa mengetahui siapa pengirim faks dan bisa membalasnya jika perlu.

2. 2

   Panggil nomor faks. Selanjutnya, Anda perlu memanggil nomor faks, layaknya memanggil nomor telepon. Pada kebanyakan mesin faks baru, Anda tidak perlu memasukkan kode area jika Anda memanggil nomor lokal, namun jika Anda memanggil nomor SLJJ, Anda tetap perlu memasukkan kode area. Beberapa jenis mesin faks tetap meminta kode area, terlepas pada lokasi nomor. Periksa, atau tanyakan informasi mengenai mesin faks Anda.

   • Kode negara (1 untuk nomor telepon dan faks Amerika Serikat) juga kadang perlu dimasukkan sebelum nomor lokal, namun hanya jika kode area diperlukan. Kode negara hampir selalu diperlukan untuk membuat panggilan jarak jauh.
   • Sering kali Anda juga perlu menekan 9 sebelum memanggil nomor jarak jauh. Periksalah spesifikasi mesin faks Anda, atau tanyakan informasi mengenai mesin tersebut.
   • Pastikan nomor yang Anda tuju adalah nomor faks, bukan nomor telepon orang yang akan Anda kirimi faks. Terkadang, nomor telepon dan faks ditulis bersebelahan dalam kartu nama, dan Anda bisa dengan mudah membaca nomor yang salah.

3. 3

   Tentukan metode masukan kertas. Saat memasukkan materi yang Anda kirim ke mesin faks, Anda harus menyisipkannya pada arah yang tepat. Kertas Anda akan dipindai, sehingga jika kertas menghadap ke arah yang salah, hanya bagian belakang kertas yang akan terpindai dan faks Anda akan kosong. Pastikan kertas Anda menghadap ke arah yang tepat sebelum mengirim faks.

   • Beda mesin faks, berbeda juga cara memasukkan kertasnya. Untungnya, setiap mesin faks memiliki label dengan arah yang tepat untuk menyisipkan kertas. Di dekat tempat Anda menyimpan kertas, carilah simbol kertas dengan ujung terlipat. Pada simbol ini, Anda akan melihat bahwa salah satu sisi memiliki garis, dan sisi lainnya kosong.
     • Jika pojok yang dilipat bergaris, artinya kertas harus dimasukkan ke mesin faks dengan bagian kosong menghadap Anda.
     • Jika pojok yang dilipat tidak bergaris, artinya kertas harus dimasukkan ke mesin faks dengan bagian isi menghadap Anda.

4. 4

   Kirim faks dengan kertas yang tepat. Mesin faks bekerja paling baik dengan kertas ukuran standar. Mengirim kertas dengan ukuran yang tidak standar mungkin tidak bekerja atau bisa "menjebak" mesin faks Anda. Jika Anda perlu mengirim sesuatu dengan ukuran yang tidak standar, buatlah salinan fotokopi dari berkas dan kirimkan hasil fotokopinya.

   • Ukuran kertas paling umum untuk faks dan mesin pencetak adalah A4 atau kertas surat Amerika.

1. 1

   Gunakan mesin faks Anda untuk mengirim faks. Setelah Anda melakukan seluruh langkah di atas, Anda siap untuk mengirim faks. Masukkan kertas dengan benar, masukkan nomor, dan Anda telah siap untuk menekan tombol kirim. Tombol ini adalah tombol besar dengan label yang jelas. Selamat, Anda telah mengirim faks Anda!

   • Anda akan menyadari bahwa setelah menekan tombol kirim, mesin faks akan membuat bunyi bip dan bunyi lainnya. Bunyi ini normal, dan merupakan penanda bahwa mesin faks sedang berkomunikasi dengan mesin lain. Setelah faks terkirim, Anda biasanya akan mendengar bunyi bip panjang dan jelas setelah beberapa menit. Jika faks mengalami masalah dan tidak terkirim, bunyi bipnya akan terdengar menakutkan. Jika Anda mendengar bunyi menakutkan tersebut, periksalah mesin faks untuk melihat masalahnya.

2. 2

   Gunakan internet untuk mengirim faks. Anda juga bisa menggunakan internet untuk mengirim materi ke mesin faks. Ada banyak cara yang bisa Anda gunakan, namun kebanyakan memerlukan biaya. Namun, biaya tersebut bisa menjadi investasi yang bijak,jika Anda tidak terlalu sering mengirim faks dan tidak ingin membeli mesin faks atau berurusan dengan layanan sejenis FedEx.

   • PamFax adalah layanan faksimili untuk Skype yang sempurna. Namun demikian, program ini mengenakan biaya kecil.
   • HelloFax adalah layanan yang terintegrasi dengan Google Drive, yang memungkinkan Anda mengirim dokumen Google melalui faks. Anda bisa mengirim beberapa faks secara gratis sebelum dikenai biaya.

3. 3

   Gunakan surel (email) untuk mengirim faks. Tergantung nomor yang akan Anda kirimi faks, Anda mungkin bisa mengirim surel kepada mesin faks tanpa biaya tambahan. Namun demikian, ingatlah bahwa cara ini hanya bisa digunakan pada nomor faks tertentu dan hanya bisa mengirim informasi yang terbatas.

   • Anda bisa memeriksa apakah nomor faks tujuan Anda tercakup secara daring.[1] X Teliti sumber Kunjungi sumber
   • Gunakan formula ini untuk membuat alamat tujuan faks: “”
   • Hapus tanda kutip, gantikan angka dengan nomor faks (termasuk kode area dan kode negara), "'First" dan "Last" dengan nama depan dan nama belakang orang yang akan Anda kirimi faks.
   • Ingatlah bahwa hanya teks pada kotak teks yang akan muncul pada faks. Anda tidak bisa melampirkan PDF atau materi lain dengan metode ini.

• Selalu masukkan nomor penuh, termasuk kode area dan angka 1 untuk faks jarak jauh.
• Kebanyakan mesin faks memiliki panduan. Bacalah panduan tersebut.

• Jika Anda akan mengirim informasi sensitif, ingatlah bahwa semua orang bisa membaca faks tercetak. Periksa ulang nomor faks sebelum mengirim, dan pastikan penerima faks memang menunggu faks Anda.

• Surat keterangan
• Kertas untuk dikirim
• Nomor faks penerima
• Mesin faks atau komputer
• Sambungan Internet.

1. ↑ //www.tpcint.org/tpc/tpc-coverage.html

wikiHow adalah suatu "wiki", yang berarti ada banyak artikel kami yang disusun oleh lebih dari satu orang. Untuk membuat artikel ini, 18 penyusun, beberapa di antaranya anonim, menyunting dan memperbaiki dari waktu ke waktu. Artikel ini telah dilihat 28.940 kali.

Daftar kategori: Dunia Kerja

Halaman ini telah diakses sebanyak 28.940 kali.