Sebagai administrator, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan Google Drive untuk pengguna di organisasi.
Pengguna yang mengaktifkan Drive dapat:
- Menyimpan dan berbagi file dari akun mereka.
- Mengupload file ke ruang di pengalaman Gmail terintegrasi. Pelajari Gmail terintegrasilebih lanjut.
Pengguna yang menonaktifkan Drive tidak dapat:
- Mengakses atau membuat Dokumen atau file Drive dengan akun mereka. Pengguna lain yang memiliki akses ke dokumen pengguna tersebut tetap dapat mengakses dokumen. Jika Anda mengaktifkan kembali layanan Drive pengguna, mereka dapat membuat dan mengakses dokumen lagi, termasuk dokumen lama.
- Mengirimkan Google Formulir yang mengharuskan mereka berbagi dokumen di luar organisasi Anda.
- Mengupload file ke ruang di pengalaman Gmail terintegrasi.
Catatan:
- Jika Drive dinonaktifkan, Anda tidak dapat mengubah izin berbagi file.
- Jika aturan kepercayaan diaktifkan, aturan tetap berlaku bagi file pengguna jika Anda menonaktifkan Drive untuk mereka. Untuk mengetahui detail terkait aturan kepercayaan, lihat Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.
Mengontrol pengguna yang menggunakan Drive di organisasi Anda
Sebelum Anda mulai: Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan layanan bagi pengguna tertentu: Tempatkan akun mereka di unit organisasi (untuk mengontrol akses berdasarkan departemen) atau tempatkan di grup akses (untuk mengontrol akses bagi pengguna di seluruh departemen).
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
Di konsol Admin, buka Menu
AplikasiGoogle WorkspaceDrive dan Dokumen.Klik Status layanan.
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan layanan bagi semua orang di organisasi, klik Aktif untuk semua orang atau Nonaktif untuk semua orang, lalu klik Simpan.
(Opsional) Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan layanan bagi unit organisasi:
- Di sebelah kiri, pilih unit organisasi.
- Untuk mengubah status Layanan, pilih Aktif atau Nonaktif.
- Pilih salah satu:
- Jika status Layanan ditetapkan ke Diwariskan dan Anda ingin mempertahankan setelan yang telah diperbarui meskipun setelan induknya berubah, klik Ganti.
- Jika status Layanan ditetapkan ke Diganti, klik Warisi untuk kembali ke setelan yang sama dengan induknya, atau klik Simpan untuk menyimpan setelan baru meskipun setelan induknya berubah.
Catatan: Pelajari struktur organisasi lebih lanjut.
Untuk mengaktifkan layanan bagi sekumpulan pengguna di seluruh atau di dalam unit organisasi, pilih grup akses. Untuk mengetahui detailnya, buka mengaktifkan layanan untuk grup.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
USB dan hardisk eksternal adalah dua aksesoris dari laptop yang memiliki fungsi sangat penting dalam menyimpan data.
Tapi kedua aksesoris ini bisa saja tertinggal kapan saja, padahal mungkin kamu sedang membutuhkannya.
Hal inilah yang paling banyak dirasakan dan menjadi salah satu masalah yang kini telah ada solusinya.
Google Drive adalah solusi yang baik dalam menyelamatkan serta mengamankan file-file penting.
Tidak sedikit karyawan, pekerja freelance hingga pelajar yang memanfaatkan Google Drive dalam menyimpan data.
Apa sebenarnya Google Drive itu dan apa saja manfaat serta fungsinya?
Daftar Isi buka
1 Apa Itu Google Drive?
2 Macam-Macam Fungsi Google Drive Adalah Sebagai Berikut
2.1 1. Mengedit File
2.2 2. Membagikan file
2.3 3. Melakukan backup data otomatis
2.4 4. Media penyimpanan link serta history
3 Beragam Manfaat Google Drive
3.1 1. Dilengkapi dengan fitur penerjemah
3.2 2. Memiliki fitur chatting
3.3 3. Memberikan catatan pada file
3.4 4. Dilihat revisi history
4 Kelebihan dan Kekurangan Google Drive
4.1 1. Ruang penyimpanan yang cukup besar
4.2 2. Bisa digunakan untuk menyimpan berbagai jenis data
4.3 3. Membagikan file dengan mudah
4.4 4. Apakah data benar-benar aman?
Apa Itu Google Drive?
Image: Google Drive
Membicarakan soal penyimpanan data, Google Drive adalah media yang digunakan untuk menyimpan data secara online atau daring.
Basisnya adalah cloud atau internet. Salah satu layanan dari Google ini diperkenalkan pada 24 April 2012.
Layanan ini memiliki saingan lain seperti OneDrive dan Dropbox.
Disebut juga sebagai GDrive yang tersedia sebagai aplikasi di laptop serta smartphone. Biasanya menjadi aplikasi bawaan ketika kamu menginstal Google.
Apa saja yang bisa disimpan di GDrive? Beragam jenis file dapat disimpan mulai dari dokumen, gambar hingga video. Google menyediakan kapasitas gratis bagi pengguna sebanyak 15 GB.
Selebihnya jika ingin menggunakan ruang penyimpanan lebih dari 15 GB harus upgrade account dan berlangganan.
Karena basisnya adalah internet, maka jika ingin mengakses GDrive baik itu mengunduh, mengupload atau mengedit file maka harus terhubung juga dengan internet.
Jadi kini kamu tidak perlu takut lagi ketinggalan flashdisk atau hardisk, karena semua data bisa disimpan ke dalam GDrive.
Asalkan tempat di mana kamu akan mengakses data memiliki jaringan internet.
Macam-Macam Fungsi Google Drive Adalah Sebagai Berikut
Apabila dilihat dari pengertianya, Google Drive adalah media yang fungsi utamanya adalah untuk penyimpanan.
Fungsi ini memang yang paling menonjol dan sengaja diciptakan begitu oleh pencipta Google.
Sebagai ruang penyimpanan, GDrive memudahkan siapa saja untuk bisa mengakses file di mana saja dan kapan saja.
Selama ada internet, data dapat diakses di luar ruangan, kantor atau di rumah.
Bagi orang yang bekerja mengandalkan internet tentu saja ini terobosan yang sangat baik.
Apalagi ruang penyimpanan gratis cukup besar yaitu 15 GB. Sebuah kesempatan yang tentunya tidak akan disia-siakan oleh mahasiswa.
Selain fungsinya sebagai ruang menyimpan, ternyata ada banyak fungsi yang dimiliki oleh Google Drive.
Apa saja itu dan bagaimana cara kamu bisa menggunakannya? Berikut dibawah ini adalah fungsinya:
1. Mengedit File
Google Drive adalah layanan yang terintegrasi dengan program miliki Google lainnya. Contohnya saja file dalam bentuk Google doc, Google spreadsheet, Google formulir dan masih banyak yang lainnya. Jika kamu ingin menyimpan file Ms Word atau Excel bisa dibuka juga menggunakan layanan Google tersebut.
Nah ketika online dan kamu membuka file tersebut melalui Google Drive, kemampuan untuk mengedit bisa didapatkan.
Jika kamu perlu mengubah nama dalam data atau grafik di dalamnya maka bisa langsung diedit saat itu juga.
Kemampuan mengedit langsung di Google Drive tentu memudahkan pekerjaan.
Kamu tidak perlu mengunduh file, mengedit dan menguploadnya kembali ke GDrive. Semua bisa dilakukan dengan lebih praktis.
2. Membagikan file
Benar-benar sebuah fungsi Google Drive yang sangat menguntungkan.
Ketika seseorang memiliki akun Google maka otomatis semua layanan Google bisa dimiliki. Termasuk Google Drive dan Gmail.
Ketika kamu memiliki file yang ukurannya termasuk besar dan ingin memberikannya kepada teman tetapi tidak ada flashdisk maka bisa melalui GDrive.
Cukup dengan membagikan file melalui alamat email mereka, maka file akan dibagikan atau bisa juga dengan membuat link Google Drive supaya lebih mudah dibagikan.
Tidak hanya itu saja, file yang dibagikan bisa dibatasi penggunaanya.
Misalnya orang yang dibagikan file hanya dapat melihat data atau berperan sebagai editor.
Jadi tergantung dengan jenis file apa dan siapa yang dibagikan.
Baca Juga: Cara Menghilangkan Iklan di Google Crome
3. Melakukan backup data otomatis
Sama seperti layanan cloud lainnya, GDrive memiliki fitur untuk melakukan backup data dari komputer.
Jadi jika sewaktu-waktu komputer kamu terkena virus, data telah di backup ke dalam GDrive jadi tetap aman.
Backup otomatis ini sama halnya dengan data di smartphone yang otomatis tersimpan jadi tidak akan hilang dan untuk mengembalikan data lebih mudah.
GDrive juga digunakan untuk membackup data chat Whatsapp yang kamu miliki.
4. Media penyimpanan link serta history
Bukan hanya chat Whatsapp saja yang bisa disimpan melalui Google Drive.
Namun jika kamu menemukan link yang menarik dan ingin disimpan bisa memanfaatkan GDrive.
Masih banyak yang belum tau mengenai fitur ini dan kamu tidak perlu memilih Bookmark.
Caranya adalah dengan membuat Google Drive sebagai ekstensi di Google Chrome. Kemudian pada saat kamu membuka halaman web yang ingin disimpan, bisa klik ikon GDrive yang ada di pojok dari kolom search website.
Maka otomatis link web yang tadi kamu kunjungi akan otomatis tersimpan ke dalam GDrive milikmu.
Beragam Manfaat Google Drive
Setelah mempelajari apa saja fungsi Google Drive bisa dikatakan bahwa layanan ini bisa digunakan sebagai ruang kerja bersama. File yang dibagikan bisa diedit bersama sehingga memudahkan pekerjaan walaupun orang yang mengerjakan berada di jarak yang jauh.
Jika fungsinya sangat banyak, bagaimana dengan manfaat Google Drive?
Masih banyak hal yang akan didapatkan jika menggunakan Google Drive. Berikut ini beragam manfaatnya.
1. Dilengkapi dengan fitur penerjemah
Apabila kamu kebingungan mengakses data atau file dalam bahasa Inggris, Google Drive memiliki solusinya. Dengan adanya layanan Google Translate dokumen dalam bahasa apapun akan langsung diterjemahkan.
Cukup dengan membuka file yang sudah ada di Google Drive kemudian klik tools dan pilih translate dokumen. Secara otomatis dokumen yang tadinya berbahasa asing akan diterjemahkan. Supaya jelas, kamu bisa translate bagian-bagian yang penting saja.
2. Memiliki fitur chatting
Bukan hanya memiliki fitur untuk berbagi file data saja, tetapi Google Drive memiliki fitur untuk bisa digunakan sebagai lembar kerja bersama. Pada halaman muka Google Drive kamu bisa tahu teman kerja mana saja yang sedang online.
Supaya pekerjaan menjadi mudah, Google Drive menambahkan fitur chat sehingga kamu bisa berkomunikasi dengan teman. Dengan begitu diskusi dengan teman secara real time bisa dilakukan.
3. Memberikan catatan pada file
Selain chat melalui halaman muka, pada setiap file yang dibagikan kamu juga bisa menandai bagian-bagian mana yang mungkin harus direvisi. Biasanya file yang dibagikan dan bisa diedit dan ditambahkan catatan khusus.
Catatan bisa diberikan pada bagian data secara spesifik misalnya pada teks di Google doc mana saja yang harus direvisi. Pada file yang dibagikan kamu juga akan melihat teman mana saja yang sedang aktif dan bisa menggunakan fitur chat.
4. Dilihat revisi history
Ada banyak file, banyak pula perubahan yang telah dilakukan. Perubahan ini masuk ke dalam history dari setiap file. Inilah manfaat yang dimiliki GDrive dari setiap file yang dimiliki untuk mengecek bagian mana saja yang pernah direvisi.
Karena banyak sekali yang pasti sudah lupa dengan revisi apa saja yang pernah dilakukan. Adanya revisi history ini mempermudah siapa saja untuk melihat revisi apa yang pernah dilakukan.
Kelebihan dan Kekurangan Google Drive
Dilihat dari fungsi dan manfaatnya maka bisa dilihat beberapa kelebihan dan kekurangan dari Google Drive.
Berikut ini kelebihan dan kekurangan dari salah satu layanan Google yang banyak digunakan oleh karyawan berikut ini.
1. Ruang penyimpanan yang cukup besar
Kelebihan yang banyak dimanfaatkan adalah tempat penyimpanan dari GDrive cukup besar yaitu 15GB tanpa harus membayar biaya bulanan.
Ada begitu banyak data yang bisa disimpan dalam 15GB ini dan bisa di upgrade jika jumlahnya ternyata kurang, jadi pastikan cek kapasitas Google Drive kamu dari waktu ke waktu.
2. Bisa digunakan untuk menyimpan berbagai jenis data
Sama seperti hardisk, Google Drive adalah tempat untuk menyimpan jenis data apapun. Baik itu dokumen hingga film.
Kebanyakan memanfaatkan GDrive bahkan untuk membagikan dan menyimpan film-film favorit.
3. Membagikan file dengan mudah
Apapun jenis file yang yang telah disimpan bisa dibagikan dengan mudah ke teman-teman.
File bisa langsung dibagi melalui email, sosial media seperti Facebook hingga Whatsapp.
4. Apakah data benar-benar aman?
Google menyebutkan bahwa GDrive adalah layanan yang aman untuk menyimpan data-data yang penting sekalipun. Tapi kita tidak pernah tahu apakah data benar-benar aman.
Hingga saat ini Google Drive adalah jenis layanan yang paling diandalkan.
Layanan ini memberikan fitur gratis dan berbayar sesuai dengan kapasitas penyimpanan.
Share
Aldy Amrillah
Halo, Perkenalkan nama saya Aldy, Saya merupakan penulis artikel yang berasal dari Kota Hujan. Hobi bermain game online, membaca artikel dan menonton berita & semoga saja artikel yang saya tulis untuk Sahabat Tedas.id dapat bermanfaat yah, selamat membaca.