Oleh Anugerah Dino 00.12
Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak, volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:
- Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
- Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
- Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.
- Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
- Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif.
- Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
Selanjutnya silahkan baca Keuntungan dan Kelemahan Asas-asas Kearsipan
You're Reading a Free Preview
Page 4 is not shown in this preview.
Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya dimasa-masa yang akan datang. Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman , terjaga dan terpelihara. Untuk kepentingan agar arsip aman, terjaga dan terpelihara, maka penyimpanan fisik arsip sebaiknya menggunakan asas penyimpanan. Penyimpanan arsip secara konvensional memiliki tiga asas yang dapat diterapkan yaitu:
- Asas Sentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat (sentral) pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas sentralisasi, penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang. Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan sentralisasi:
- Asas Desentralisasi adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.Dalam praktek penyimpanan arsip yang menggunakan penyimpanan asas desentralisasi, pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola. Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing. Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan ditindaklanjuti. Kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efisien.
Struktur organisasi yang menggunakan asas penyimpanan gabungan: